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TL;DR

  • Exporte o CRM, remova as duplicatas em uma planilha e importe novamente: um dos planos de limpeza mais comuns.
  • Uma planilha não mescla registros; ela só decide quais linhas manter.
  • Ao importar o arquivo limpo, o CRM pode criar registros novos, atualizar os errados ou manter as duplicatas antigas.
  • Atividades, negócios, responsáveis e vínculos permanecem nos registros que você quis remover.
  • O Dedupely mescla duplicatas no CRM, e o histórico e os vínculos vão para o registro que você mantém.

Parece a limpeza mais simples que existe. Exporte todos os contatos para uma planilha, ordene por e-mail, apague as linhas repetidas e importe o arquivo limpo de volta. Não precisa de nova ferramenta, e planilhas são familiares.

Muitas equipes tentam uma vez. A maioria acaba com mais duplicatas do que tinha, ou com registros que perderam o histórico. Este texto explica por que o ciclo dá errado e o que fazer no lugar.

O que uma planilha consegue e não consegue fazer

Uma planilha pode encontrar linhas parecidas e excluir algumas delas. Ela não consegue alterar nada que não esteja na exportação:

  • Atividades: ligações, e-mails, notas e reuniões permanecem nos registros do CRM.
  • Links: negócios, tickets e empresas vinculados a um registro continuam vinculados a ele.
  • Histórico: envios de formulário, engajamento de e-mail e alterações ao longo do tempo não estão no arquivo.
  • IDs e regras de responsável: o arquivo tem os valores, não como o CRM os utiliza.

Excluir uma linha na planilha não exclui nem unifica nada no CRM. Isso apenas define o que será importado.

O que acontece na volta ao CRM

O que você importa O que pode acontecer
O arquivo limpo, como novos registros O CRM cria um registro novo para cada linha, ao lado dos antigos
O arquivo limpo, com correspondência por e-mail As linhas atualizam registros existentes, mas os duplicados que você removeu do arquivo continuam no CRM
O arquivo limpo, comparado pelo ID do registro Somente os registros mantidos são atualizados; os duplicados removidos permanecem intactos
Um arquivo com colunas mapeadas de forma diferente Valores caem nos campos errados ou sobrescrevem dados válidos com vazios

Em todos os casos, as duplicatas que você excluiu na planilha continuam no CRM, a menos que alguém as exclua lá também. E excluí-las no CRM apaga suas atividades e vínculos.

Por que pode piorar as coisas

Novos registros em vez de atualizações. Se a importação não corresponder a um campo reconhecido pelo CRM, cada linha vira um registro novo. O CRM passa a ter as duplicatas originais e um conjunto novo.

Campos vazios sobrescrevem dados bons. Se o arquivo limpo tiver uma célula vazia onde o CRM tinha um valor, algumas importações gravam o vazio por cima dele.

Sobrevive o registro errado. Ordenar e excluir linhas mantém a que veio primeiro, não a que tem mais histórico ou o responsável correto.

Não dura. O próximo envio de formulário ou sincronização cria novos duplicados, e todo o ciclo precisa se repetir.

Quando as planilhas são o lugar certo

Algumas listas não ficam em um CRM: uma lista de eventos, uma lista comprada, um arquivo de um parceiro. Limpe-as antes de importar, para que as duplicatas nunca cheguem ao CRM. Para dados que já estão no CRM, mescle-os onde estão.

Como o Dedupely lida com isso

O Dedupely mescla duplicatas dentro do CRM, então atividades e associações, como empresas vinculadas, negócios e contatos, são transferidas para o registro que você mantém. As Merge Rules decidem qual valor prevalece em cada campo; valores vazios nunca prevalecem, e a configuração Primary Record define qual registro sobrevive. Para listas que ainda não estão em um CRM, você pode enviar planilhas ao Dedupely e deduplicá-las antes da importação; planilhas não contam para o seu limite de registros.

Mescle duplicatas onde elas estão

Mesclar no lugar

Uma planilha decide quais linhas manter, mas não consegue mesclar registros. O ida e volta deixa os duplicados antigos no CRM, arrisca criar novos e deixa o histórico preso em registros que você exclui. Limpe as listas externas antes de importá-las e mescle todo o resto dentro do CRM.

Perguntas frequentes

Posso exportar meu CRM, remover duplicatas em uma planilha e importá-la de volta?

Você pode, mas isso não mescla nada. Os duplicados continuam no CRM, e excluí-los lá faz você perder atividades e vínculos.

Por que a reimportação criou mais duplicatas?

A importação provavelmente criou novos registros em vez de atualizar os existentes, porque não associou as linhas aos registros que o CRM reconhece.

Excluir linhas duplicadas em uma planilha também exclui os registros no CRM?

Não. A planilha é um arquivo separado. Os registros permanecem no CRM até que você os mescle ou exclua por lá.

O que eu perco se excluir as duplicatas em vez de uni-las?

As atividades, negócios, notas e links dos registros excluídos.

Quando devo limpar dados em uma planilha?

Antes de importar uma lista, como de evento ou de parceiros, para que as duplicatas nunca cheguem ao CRM.