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Résumé

  • « John A. Smith » et « John Smith » ne correspondent pas exactement, si bien que les recherches de nom exact les manquent.
  • Les seconds prénoms vont dans le champ prénom, nom de famille ou nom complet selon la source.
  • Comparer les mots que partagent deux noms retrouve la plupart de ces paires.
  • Une initiale de second prénom peut aussi être ce qui distingue un père de son fils, donc vérifiez un second champ.
  • Dans Dedupely, Similar Words compare les mots communs dans n'importe quel ordre, avec un nombre de mots à faire correspondre que vous définissez.

Un formulaire demande un nom complet et reçoit « John A. Smith ». Un commercial tape « John Smith ». Un import découpe « John Andrew Smith » en un prénom « John Andrew ». Pour une comparaison exacte, ce sont trois personnes différentes.

Les seconds prénoms et les initiales sont une petite différence qui masque beaucoup de doublons. Cet article explique où ils atterrissent dans votre CRM, comment rapprocher autour d'eux et quand une initiale de second prénom est la seule chose qui sépare deux vraies personnes.

Où finissent les seconds prénoms

Il existe rarement un champ second prénom, si bien que le second prénom va là où la source le place :

  • Dans le champ prénom. « John A. » ou « John Andrew » comme prénom, « Smith » comme nom de famille.
  • Dans le champ nom de famille. « A. Smith » ou « Andrew Smith » comme nom de famille.
  • Dans un champ nom complet. « John A. Smith » en une seule valeur, venant d'un outil qui ne découpe pas les noms.
  • Supprimé. La même personne saisie simplement comme « John Smith » ailleurs.

La même personne peut apparaître de ces quatre façons, selon le formulaire, l'import ou le commercial qui a créé chaque fiche.

Pourquoi la correspondance exacte les manque

La correspondance exacte compare la valeur entière. « John A. » n'est pas « John », donc une recherche sur le prénom et le nom de famille traite les fiches comme différentes. La correspondance floue et phonétique n'aide pas beaucoup non plus, car le mot en trop modifie la valeur davantage qu'une faute de frappe.

Ce qui fonctionne, c'est de comparer les mots que partagent deux noms au lieu de la valeur entière. « John A. Smith » et « John Smith » partagent « John » et « Smith ». Si une recherche n'exige que l'accord de ces deux mots, l'initiale ne gêne plus.

Comment rapprocher les seconds prénoms

Compare les mots communs dans n'importe quel ordre

Comparez le nom complet, ou le champ prénom, sur les mots que les deux valeurs ont en commun. Définissez combien de mots doivent concorder. Pour un champ prénom, un mot en commun (« John ») suffit en général, puisque le nom de famille est comparé séparément.

Ignorer l'initiale elle-même

Les initiales isolées et leur point ajoutent du bruit. Certaines équipes normalisent d'abord les noms, en déplaçant les seconds prénoms dans leur propre champ ou en retirant les initiales. Faut-il normaliser les données CRM avant de dédoublonner ? explique quand cela vaut la peine de le faire.

Ajoutez un second champ

Une comparaison de noms plus souple trouve davantage de vrais doublons, et aussi davantage de personnes qui partagent simplement un nom. Associez-la à l'e-mail, au téléphone ou à l'entreprise pour qu'un nom seul ne puisse pas créer une correspondance.

Enregistrements Rapprocher sur Pourquoi
« John A. » / « John », même nom de famille Mots communs dans le prénom + nom de famille exact + e-mail L'initiale départage, l'e-mail confirme la personne
« John A. Smith » nom complet / « John » + « Smith » Mots communs dans le nom complet + téléphone Fonctionne quel que soit le format des noms
« J. Smith » / « John Smith » Vérifiez à la main Une initiale seule peut être John, Jane ou Joseph

Quand l'initiale du second prénom compte

Parfois, l'initiale est la seule différence entre deux personnes. Un père et son fils qui portent le même nom, ou deux personnes dans une grande entreprise, ne peuvent être distinguées que par « John A. » et « John B. ».

Avant de fusionner des paires trouvées par une correspondance de nom plus souple, vérifiez si les initiales de second prénom diffèrent. « John A. Smith » et « John Smith » peuvent être une seule personne. « John A. Smith » et « John B. Smith » ne le sont en général pas. Lorsqu'il s'agit de deux personnes, rejetez la paire pour qu'elle ne revienne pas.

Gardez le nom le plus complet

Lorsque les fiches désignent la même personne, décidez quelle version du nom survit. La plupart des équipes gardent la version la plus complète, avec le second prénom ou l'initiale, car cela aide les commerciaux à distinguer les personnes plus tard. D'autres préfèrent la version que la personne utilise dans ses signatures d'e-mail. Dans tous les cas, décidez avant la fusion en masse, pour que le choix soit le même pour chaque fiche.

Comment rapprocher les noms avec initiale de second prénom dans Dedupely

Dans Dedupely, l'option de correspondance Similar Words compare les mots que deux valeurs ont en commun, dans n'importe quel ordre, et vous définissez le nombre de mots qui doivent correspondre. Vous pouvez ajouter jusqu'à 50 termes ignorés par champ, pour les valeurs que vous voulez exclure de la comparaison. Chaque champ a sa propre option de correspondance, ce qui permet de comparer les mots communs d'un nom tout en exigeant le même e-mail ou téléphone.

Les Merge Rules incluent des options de meilleur nom qui conservent le nom complet, correctement écrit, au lieu des initiales ou des valeurs substituts. Les paires qui s'avèrent être deux personnes peuvent être rejetées, et elles restent hors des recherches futures.

Trouver les doublons masqués par les seconds prénoms

Une petite différence aux grands effets

Une initiale de second prénom suffit à masquer un doublon d'une recherche de nom exacte. Comparer les mots que partagent les noms retrouve la plupart de ces paires, et un second champ comme l'e-mail ou le téléphone les confirme.

Surveillez les deux initiales différentes, qui signalent en général deux personnes. Puis gardez le nom le plus complet sur les fiches que vous fusionnez.

Questions fréquentes

« John A. Smith » et « John Smith » apparaîtront-ils comme doublons ?

Pas avec une recherche de nom exacte, car les valeurs diffèrent. Une recherche qui compare les mots que partagent deux noms les rapprochera.

Faut-il rapprocher sur le nom complet ou sur le prénom et le nom de famille ?

Utilisez les champs que vos fiches possèdent. Si certaines sources écrivent un nom complet et d'autres le découpent, comparez les mots communs dans chaque champ et confirmez avec l'e-mail ou le téléphone.

Une initiale de second prénom peut-elle désigner deux personnes différentes ?

Oui. Deux initiales différentes, comme « John A. » et « John B. », signalent souvent deux personnes, surtout dans les grandes entreprises ou les entreprises familiales. Vérifiez ces paires avant de fusionner.

Quel nom garder après une fusion ?

La plupart des équipes gardent la version la plus complète, avec le second prénom ou l'initiale, pour que les commerciaux puissent distinguer les personnes. Décidez avant la fusion en masse, pour que chaque fusion suive le même choix.

Faut-il nettoyer les noms avant de dédoublonner ?

Pas toujours. Comparer les mots communs gère la plupart des différences de second prénom. La normalisation aide si vos noms sont très incohérents, par exemple avec des initiales dans le champ nom de famille.