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TL;DR

  • «John A. Smith» y «John Smith» no coinciden exactamente, así que las búsquedas por nombre exacto no los encuentran.
  • Los segundos nombres van al campo de nombre, de apellidos o de nombre completo según el origen.
  • Comparar las palabras que comparten dos nombres encuentra la mayoría de estos pares.
  • Una inicial intermedia también puede ser lo que distingue a un padre de un hijo, así que comprueba un segundo campo.
  • En Dedupely, Similar Words compara las palabras compartidas en cualquier orden, con un número fijo de palabras que deben coincidir.

Un formulario pide el nombre completo y recibe «John A. Smith». Un comercial escribe «John Smith». Una importación separa «John Andrew Smith» en un nombre de pila «John Andrew». Para una comparación exacta, son tres personas distintas.

Los segundos nombres y las iniciales son una diferencia pequeña que oculta muchos duplicados. Este artículo explica dónde acaban en tu CRM, cómo emparejar alrededor de ellos y cuándo una inicial intermedia es lo único que separa a dos personas reales.

Dónde acaban los segundos nombres

Rara vez hay un campo de segundo nombre, así que el segundo nombre va donde lo ponga el origen:

  • En el campo de nombre de pila. «John A.» o «John Andrew» como nombre de pila, y «Smith» como apellido.
  • En el campo de apellido. «A. Smith» o «Andrew Smith» como apellido.
  • En un campo de nombre completo. «John A. Smith» como un solo valor, de una herramienta que no separa los nombres.
  • Eliminado. La misma persona, registrada como simple «John Smith» en otro lugar.

La misma persona puede aparecer de las cuatro formas, según el formulario, la importación o el comercial que creó cada registro.

Por qué la coincidencia exacta no los detecta

La coincidencia exacta compara el valor completo. «John A.» no es «John», así que una búsqueda por nombre de pila y apellido trata los registros como distintos. La coincidencia difusa y la fonética tampoco ayudan mucho, porque la palabra extra cambia el valor más que una errata.

Lo que funciona es comparar las palabras que dos nombres comparten en lugar de todo el valor. «John A. Smith» y «John Smith» comparten «John» y «Smith». Si una búsqueda solo necesita que coincidan esas dos palabras, la inicial intermedia deja de estorbar.

Cómo emparejar alrededor de los segundos nombres

Compara palabras compartidas en cualquier orden

Compara el nombre completo, o el campo de nombre de pila, por las palabras que ambos valores tienen en común. Fija cuántas palabras deben coincidir. En un campo de nombre de pila, una palabra compartida («John») suele bastar, ya que el apellido se compara por separado.

Ignora la inicial en sí

Las letras sueltas y sus puntos añaden ruido. Algunos equipos normalizan primero los nombres, pasando los segundos nombres a su propio campo o quitando las iniciales. ¿Hay que estandarizar los datos del CRM antes de deduplicar? explica cuándo merece la pena hacerlo.

Añade un segundo campo

Una comparación de nombres más laxa encuentra más duplicados reales, y también más personas que simplemente comparten nombre. Combínala con el correo, el teléfono o la empresa para que un nombre solo no pueda crear una coincidencia.

Registros Emparejar por Por qué
«John A.» / «John», mismo apellido Palabras compartidas en nombre de pila + apellido exacto + correo Capta la inicial, el correo confirma a la persona
«John A. Smith» nombre completo / «John» + «Smith» Palabras compartidas en nombre completo + teléfono Funciona con distintos formatos de nombre
«J. Smith» / «John Smith» Revisar a mano Una inicial sola puede ser John, Jane o Joseph

Cuando importa la inicial intermedia

A veces la inicial es la única diferencia entre dos personas. Un padre y un hijo con el mismo nombre, o dos personas en una empresa grande, pueden distinguirse solo por «John A.» y «John B.».

Antes de fusionar pares encontrados con una coincidencia de nombre más laxa, comprueba si las iniciales intermedias no coinciden. «John A. Smith» y «John Smith» pueden ser una sola persona. «John A. Smith» y «John B. Smith» normalmente no lo son. Cuando sean dos personas, rechaza el par para que no vuelva.

Conserva el nombre más completo

Cuando los registros son de la misma persona, decide qué versión del nombre sobrevive. La mayoría de los equipos conserva la versión más completa, con el segundo nombre o la inicial, porque ayuda a los comerciales a distinguir personas más adelante. Otros prefieren la versión que la persona usa en sus firmas de correo. En cualquier caso, decide antes de fusionar en masa, para que la elección sea la misma en cada registro.

Cómo emparejar nombres con iniciales intermedias en Dedupely

En Dedupely, la opción de coincidencia Similar Words compara las palabras que dos valores comparten, en cualquier orden, y tú fijas cuántas palabras deben coincidir. Puedes añadir hasta 50 términos ignorados por campo, para valores que quieras dejar fuera de la comparación. Cada campo tiene su propia opción de coincidencia, así que puedes comparar palabras de nombre compartidas y exigir el mismo correo o teléfono.

Las Merge Rules incluyen opciones de mejor nombre que conservan el nombre completo y con mayúsculas correctas, en lugar de iniciales o marcadores de posición. Los pares que resulten ser dos personas se pueden rechazar, y quedan fuera de las búsquedas futuras.

Encuentra duplicados ocultos por segundos nombres

Una diferencia pequeña con un gran efecto

Una inicial intermedia basta para que un duplicado se escape de una búsqueda por nombre exacto. Comparar las palabras de los nombres encuentra la mayoría de estos pares, y un segundo campo, como el correo o el teléfono, los confirma.

Fíjate en dos iniciales distintas, que suelen significar dos personas. Después conserva el nombre más completo en los registros que fusiones.

Preguntas frecuentes

¿Aparecerán como duplicados «John A. Smith» y «John Smith»?

No con una búsqueda exacta por nombre, porque los valores difieren. Una búsqueda que compara las palabras que comparten dos nombres sí los emparejará.

¿Debo emparejar por nombre completo o por nombre de pila y apellido?

Usa los campos que tengan tus registros. Si algunas fuentes escriben el nombre completo y otras lo separan, compara las palabras compartidas en cada campo y confirma con el correo o el teléfono.

¿Puede una inicial intermedia significar dos personas distintas?

Sí. Dos iniciales distintas, como «John A.» y «John B.», suelen significar dos personas, sobre todo en grandes empresas o empresas familiares. Revisa esos pares antes de fusionar.

¿Qué nombre debo conservar después de fusionar?

La mayoría de los equipos conserva la versión más completa, con el segundo nombre o la inicial, para que los comerciales distingan a las personas. Decide antes de fusionar en masa, para que cada fusión siga la misma elección.

¿Necesito limpiar los nombres antes de deduplicar?

No siempre. Comparar palabras compartidas resuelve la mayoría de las diferencias de segundo nombre. Estandarizar ayuda si tus nombres son muy inconsistentes, por ejemplo con iniciales en el campo de apellido.