Como casar John A. Smith e John Smith

Um formulário pede o nome completo e recebe "John A. Smith". Um representante digita "John Smith". Uma importação separa "John Andrew Smith" em um primeiro nome "John Andrew". Para uma comparação exata, são três pessoas diferentes.

Nomes do meio e iniciais são uma pequena diferença que esconde muitos duplicados. Este post explica onde eles acabam no seu CRM, como fazer a correspondência em torno deles e quando uma inicial do meio é a única coisa que separa duas pessoas reais.

Onde os nomes do meio acabam

Raramente há um campo de nome do meio, então o nome do meio vai para onde a origem o colocar:

• No campo de primeiro nome. "John A." ou "John Andrew" como primeiro nome, "Smith" como sobrenome.
• No campo de sobrenome. "A. Smith" ou "Andrew Smith" como sobrenome.
• Em um campo de nome completo. "John A. Smith" como um único valor, vindo de uma ferramenta que não separa nomes.
• Descartado. A mesma pessoa cadastrada como "John Smith" simples em outro lugar.

A mesma pessoa pode aparecer de quatro formas, dependendo de qual formulário, importação ou representante criou cada registro.

Por que a correspondência exata não os encontra

A correspondência exata compara o valor inteiro. "John A." não é "John", então uma pesquisa por primeiro e último nome trata os registros como diferentes. A correspondência fuzzy e a fonética também não ajudam muito, porque a palavra extra muda o valor mais do que um erro de digitação mudaria.

O que funciona é comparar as palavras que dois nomes têm em comum, em vez do valor inteiro. "John A. Smith" e "John Smith" compartilham "John" e "Smith". Se uma pesquisa só precisa que essas duas palavras confiram, a inicial do meio deixa de atrapalhar.

Como fazer correspondência com nomes do meio

Compare palavras em comum em qualquer ordem

Faça a correspondência pelo nome completo, ou pelo campo de primeiro nome, nas palavras que os dois valores têm em comum. Defina quantas palavras precisam coincidir. Para um campo de primeiro nome, uma palavra em comum ("John") costuma bastar, já que o sobrenome é comparado separadamente.

Ignore a própria inicial

Letras isoladas e seus pontos aumentam o ruído. Algumas equipes padronizam os nomes primeiro, movendo os nomes do meio para um campo próprio ou removendo as iniciais. É preciso normalizar os dados do CRM antes de deduplicar? explica quando vale a pena fazer isso.

Adicione um segundo campo

Uma comparação de nome mais flexível encontra mais duplicados reais, e também mais pessoas que simplesmente têm o mesmo nome. Combine-a com email, telefone ou empresa para que um nome sozinho não crie uma correspondência.

Quando a inicial do meio importa

Às vezes a inicial é a única diferença entre duas pessoas. Um pai e um filho com o mesmo nome, ou duas pessoas em uma grande empresa, só podem ser distinguidos por "John A." e "John B."

Antes de mesclar pares encontrados por uma correspondência de nome mais frouxa, confira se as iniciais do meio divergem. "John A. Smith" e "John Smith" podem ser uma pessoa só. "John A. Smith" e "John B. Smith" geralmente não são. Quando forem duas pessoas, rejeite o par para que ele não volte.

Mantenha o nome mais completo

Quando os registros são a mesma pessoa, decida qual versão do nome sobrevive. A maioria das equipes mantém a versão mais completa, com o nome do meio ou a inicial, porque isso ajuda os representantes a distinguir as pessoas depois. Outras preferem a versão que a pessoa usa nas assinaturas de email. De qualquer forma, decida antes de mesclar em massa, para que a escolha seja a mesma em todos os registros.

Uma pequena diferença com um grande efeito

Uma inicial do meio basta para esconder um duplicado de uma pesquisa por nome exato. Comparar as palavras que os nomes têm em comum encontra a maioria desses pares, e um segundo campo, como email ou telefone, os confirma.

Fique atento a duas iniciais diferentes, que geralmente significam duas pessoas. Depois, mantenha o nome mais completo nos registros que você mesclar.

Perguntas frequentes