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TL;DR

  • „John A. Smith“ und „John Smith“ stimmen nicht exakt überein, daher übersehen exakte Namenssuchen sie.
  • Mittlere Namen landen je nach Quelle im Feld Vorname, Nachname oder vollständiger Name.
  • Der Vergleich der Wörter, die zwei Namen gemeinsam haben, findet die meisten dieser Paare.
  • Eine Mittelinitiale kann auch den Unterschied zwischen Vater und Sohn ausmachen, prüfen Sie daher ein zweites Feld.
  • In Dedupely vergleicht Similar Words gemeinsame Wörter in beliebiger Reihenfolge, mit einer festgelegten Zahl übereinstimmender Wörter.

Ein Formular verlangt den vollen Namen und erhält „John A. Smith“. Ein Vertriebsmitarbeitender tippt „John Smith“. Ein Import teilt „John Andrew Smith“ in den Vornamen „John Andrew“. Für einen exakten Vergleich sind das drei verschiedene Personen.

Mittlere Namen und Initialen sind ein kleiner Unterschied, der viele Duplikate verbirgt. Dieser Beitrag zeigt, wo sie in Ihrem CRM landen, wie Sie um sie herum abgleichen und wann eine Mittelinitiale die einzige Angabe ist, die zwei echte Personen trennt.

Wo Zweitnamen landen

Ein Feld für Zweitnamen gibt es selten, daher landet der Zweitname dort, wo die Quelle ihn ablegt:

  • Im Feld Vorname. „John A.“ oder „John Andrew“ als Vorname, „Smith“ als Nachname.
  • Im Feld Nachname. „A. Smith“ oder „Andrew Smith“ als Nachname.
  • In einem Feld für den vollständigen Namen. „John A. Smith“ als ein Wert, aus einem Tool, das Namen nicht aufteilt.
  • Entfallen. Dieselbe Person, anderswo als schlichter „John Smith“ erfasst.

Dieselbe Person kann auf alle vier Arten vorkommen, je nachdem, welches Formular, welcher Import oder welcher Vertriebsmitarbeitende jeden Datensatz angelegt hat.

Warum exakter Abgleich sie übersieht

Exakter Abgleich vergleicht den ganzen Wert. „John A.“ ist nicht „John“, daher behandelt eine Suche über Vor- und Nachname die Datensätze als verschieden. Fuzzy- und phonetischer Abgleich helfen auch nicht viel, weil das zusätzliche Wort den Wert stärker verändert als ein Tippfehler.

Funktioniert der Vergleich der Wörter, die zwei Namen gemeinsam haben, statt des ganzen Werts. „John A. Smith“ und „John Smith“ teilen „John“ und „Smith“. Muss eine Suche nur diese zwei Wörter übereinstimmen lassen, stört die Mittelinitiale nicht mehr.

So gleichen Sie über Zweitnamen hinweg ab

Gemeinsame Wörter in beliebiger Reihenfolge vergleichen

Gleichen Sie den vollständigen Namen oder das Feld Vorname über die Wörter ab, die beide Werte gemeinsam haben. Legen Sie fest, wie viele Wörter übereinstimmen müssen. Bei einem Feld Vorname genügt meist ein gemeinsames Wort („John“), da der Nachname separat abgeglichen wird.

Die Initiale selbst ignorieren

Einzelne Buchstaben mit ihrem Punkt bringen Rauschen. Manche Teams normalisieren Namen zuerst, indem sie Zweitnamen in ein eigenes Feld verschieben oder Initialen entfernen. Müssen CRM-Daten vor der Deduplizierung standardisiert werden? zeigt, wann sich das lohnt.

Ein zweites Feld ergänzen

Ein lockererer Namensvergleich findet mehr echte Duplikate, aber auch mehr Menschen, die sich einfach einen Namen teilen. Kombinieren Sie ihn mit E-Mail, Telefon oder Firma, damit ein Name allein keinen Treffer erzeugt.

Datensätze Abgleichen über Warum
„John A.“ / „John“, gleicher Nachname Gemeinsame Wörter im Vornamen + exakter Nachname + E-Mail Fängt die Initiale, die E-Mail bestätigt die Person
„John A. Smith“ vollständiger Name / „John“ + „Smith“ Gemeinsame Wörter in vollem Namen + Telefon Funktioniert über Namensformate hinweg
„J. Smith“ / „John Smith“ Von Hand prüfen Eine Initiale allein kann John, Jane oder Joseph sein

Wenn die Mittelinitiale wichtig ist

Manchmal ist die Initiale der einzige Unterschied zwischen zwei Personen. Ein Vater und Sohn mit gleichem Namen oder zwei Personen in einem großen Unternehmen lassen sich womöglich nur über „John A.“ und „John B.“ unterscheiden.

Bevor Sie Paare zusammenführen, die über einen lockereren Namensabgleich gefunden wurden, prüfen Sie, ob sich die Mittelinitialen widersprechen. „John A. Smith“ und „John Smith“ können eine Person sein. „John A. Smith“ und „John B. Smith“ meist nicht. Sind es zwei Personen, lehnen Sie das Paar ab, damit es nicht zurückkehrt.

Den vollständigeren Namen behalten

Wenn die Datensätze dieselbe Person betreffen, entscheiden Sie, welche Version des Namens bleibt. Die meisten Teams behalten die vollständigste Version mit Zweitname oder Initiale, weil sie Vertriebsmitarbeitenden später hilft, Personen zu unterscheiden. Andere bevorzugen die Version, die die Person in E-Mail-Signaturen nutzt. So oder so entscheiden Sie vor dem Massen-Merge, damit die Wahl für jeden Datensatz gleich ist.

So gleichen Sie Namen mit Mittelinitialen in Dedupely ab

In Dedupely vergleicht die Abgleichoption Similar Words die Wörter, die zwei Werte gemeinsam haben, in beliebiger Reihenfolge, und Sie legen fest, wie viele Wörter übereinstimmen müssen. Pro Feld können Sie bis zu 50 ignorierte Begriffe hinzufügen, für Werte, die aus dem Vergleich herausbleiben sollen. Jedes Feld hat seine eigene Abgleichoption, sodass Sie gemeinsame Namensbestandteile vergleichen und zugleich dieselbe E-Mail oder Telefonnummer verlangen können.

Merge Rules umfassen Optionen für den besten Namen, die den vollständigen, richtig geschriebenen Namen behalten statt Initialen oder Platzhalter. Paare, die sich als zwei Personen herausstellen, lassen sich ablehnen und bleiben aus künftigen Suchen fern.

Duplikate finden, die von Zweitnamen verdeckt werden

Ein kleiner Unterschied mit großer Wirkung

Eine Mittelinitiale reicht, damit ein Duplikat bei einer exakten Namenssuche verborgen bleibt. Der Vergleich gemeinsamer Namensbestandteile findet die meisten dieser Paare, und ein zweites Feld wie E-Mail oder Telefon bestätigt sie.

Achten Sie auf zwei verschiedene Initialen, die meist zwei Personen bedeuten. Behalten Sie dann den vollständigsten Namen auf den Datensätzen, die Sie zusammenführen.

Häufige Fragen

Werden „John A. Smith“ und „John Smith“ als Duplikate angezeigt?

Nicht mit einer exakten Namenssuche, weil die Werte abweichen. Eine Suche, die die Wörter vergleicht, die zwei Namen gemeinsam haben, paart sie.

Soll ich über den vollen Namen oder über Vor- und Nachname abgleichen?

Nutzen Sie die Felder, die Ihre Datensätze haben. Schreiben manche Quellen einen vollständigen Namen und andere teilen ihn auf, vergleichen Sie gemeinsame Wörter in jedem Feld und bestätigen Sie mit E-Mail oder Telefon.

Kann eine Mittelinitiale zwei verschiedene Personen bedeuten?

Ja. Zwei verschiedene Initialen, etwa „John A.“ und „John B.“, bedeuten oft zwei Personen, besonders in großen Unternehmen oder Familienbetrieben. Prüfen Sie diese Paare, bevor Sie zusammenführen.

Welchen Namen behalte ich nach dem Zusammenführen?

Die meisten Teams behalten die vollständigste Version mit Zweitname oder Initiale, damit Vertriebsmitarbeitende Personen unterscheiden können. Entscheiden Sie vor dem Massen-Merge, damit jeder Merge derselben Wahl folgt.

Muss ich Namen vor dem Deduplizieren bereinigen?

Nicht immer. Der Vergleich gemeinsamer Wörter bewältigt die meisten Unterschiede bei mittleren Namen. Vereinheitlichen hilft, wenn Ihre Namen sehr uneinheitlich sind, etwa mit Initialen im Feld Nachname.