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Résumé

  • Un ID d'un autre système, comme un numéro client ERP, peut être un champ de correspondance précis.
  • Cela ne fonctionne que si chaque fiche qui doit correspondre a le même ID, écrit de la même façon.
  • Les ID au niveau du compte attribués aux contacts regroupent les collègues ensemble ; associez-les donc à un champ personne.
  • Gardez la fiche vers laquelle pointe votre autre système, sinon sa synchro risque de recréer le doublon.
  • Dans Dedupely, vous pouvez rapprocher sur votre champ ID et vérifier ces correspondances avant qu'elles ne soient fusionnées.

Un ID d'un autre système est souvent le champ de correspondance le plus précis. Si votre ERP, votre outil de facturation ou votre base de licences attribue un numéro à chaque client, deux fiches CRM portant le même numéro désignent très probablement le même client.

Le piège : l'ID doit être cohérent. Un numéro saisi avec un préfixe sur une fiche et sans lui sur une autre ne correspondra pas exactement. Et un ID qui appartient à une entreprise, et non à une personne, regroupera tous ceux qui y travaillent.

Cet article explique quels ID peuvent servir de champs de correspondance, comment en vérifier un avant de vous y fier, et comment fusionner les fiches trouvées sans casser la synchro qui a apporté l'ID.

Quels ID font de bons champs de correspondance

Tout ID qu'un autre système attribue à un seul client, et à un seul, peut convenir. Courants :

  • Numéros de client ERP ou comptable. Le numéro que votre système financier utilise pour un compte client.
  • Identifiants de facturation ou d'abonnement. L'ID client de l'outil qui débite la carte.
  • Numéros de TVA ou d'identification fiscale. Utile pour les entreprises, tant que les filiales ne partagent pas la même fiche.
  • Numéros de licence ou d'immatriculation. Numéros de conseiller, identifiants de cabinet et numéros similaires dans les secteurs réglementés.
  • L'ID d'utilisateur ou de compte de votre propre produit. Lorsque les inscriptions passent de votre application au CRM.

Ce qu'ils ont en commun, c'est qu'une personne ou un système extérieur au CRM les a créés. Un commercial ne les tape pas de mémoire, donc ils contiennent moins de fautes de frappe qu'un nom ou un numéro de téléphone.

Vérifiez l'ID avant de lui faire confiance

Avant de créer une recherche sur un ID, regardez comment il est stocké. Quelques vérifications évitent beaucoup de nettoyage plus tard.

Est-ce écrit de la même façon partout ?

Regardez un échantillon de fiches. Si certains ID ont un préfixe (« CUST-1045 »), des zéros initiaux (« 001045 ») ou des espaces, et d'autres non, une comparaison exacte les traite comme des valeurs différentes. Standardisez d'abord le format, ou corrigez l'intégration qui l'écrit.

Appartient-il à une personne ou à une entreprise ?

C'est l'erreur la plus fréquente. Un numéro de client ERP désigne en général un compte. S'il est copié sur chaque contact de ce client, rapprocher les contacts sur ce numéro regroupe tout le personnel de cette entreprise en un seul ensemble de doublons.

Pour les entreprises, l'ID de compte peut suffire à lui seul. Pour les personnes, associez-le à un champ personne, comme l'e-mail ou le prénom et le nom de famille.

Combien de fiches sont vides ?

Les fiches sans ID ne peuvent pas correspondre dessus. C'est utile, car les cases vides ne provoquent jamais de fausse correspondance, mais cela signifie aussi que la recherche ne couvre qu'une partie de la base. Si la moitié de vos fiches n'ont pas d'ID, il vous faudra une seconde recherche sur d'autres champs pour le reste.

Deux fiches réelles peuvent-elles le partager ?

Certains ID sont partagés volontairement. Une entreprise mère et ses agences peuvent figurer sous un même numéro fiscal, ou un compte de facturation peut couvrir plusieurs unités. Décidez si elles doivent former une seule fiche avant de les fusionner.

ID Rapprocher sur ce champ seul ? À surveiller
Numéro client ERP Entreprises : souvent oui. Contacts : non, ajoutez un champ personne Le même numéro copié sur chaque contact
ID de facturation ou d'abonnement Généralement oui Un client avec plusieurs abonnements
Numéro de TVA ou d'identification fiscale Entreprises, avec prudence Filiales et agences partageant un numéro
Numéro de licence ou d'immatriculation Généralement oui, pour les personnes Anciens et nouveaux numéros après un renouvellement
ID utilisateur produit Oui, pour les personnes Comptes de test et comptes internes

Vérifiez les correspondances par ID avant de les automatiser

Même un ID propre peut être faux de temps en temps. Un commercial colle un numéro sur la mauvaise fiche, ou un import associe la colonne ID au mauvais champ. Quand cela arrive, deux clients différents partagent un ID, et une fusion les combinerait.

C'est pourquoi les correspondances fondées sur un ID externe méritent d'être vérifiées avant d'être fusionnées. Passez à la main sur les premiers ensembles, rejetez tout ce qui n'est pas un vrai doublon et cherchez des schémas dans les fausses correspondances. Beaucoup d'équipes gardent les correspondances par ID dans une étape de vérification en permanence, pour qu'une personne approuve chaque fusion.

Décidez quelle fiche survit

Une fois que vous savez que deux fiches désignent le même client, la fiche que vous conservez compte davantage que d'habitude. L'autre système pointe vers l'une des deux.

Si votre ERP ou votre outil de facturation se synchronise avec une fiche CRM précise, gardez cette fiche comme principale. Sinon, la prochaine synchro ne retrouvera pas la fiche attendue, en créera une nouvelle, et votre doublon reviendra. Workflows et ID de fiches : ce qui change lors d'une fusion explique comment les ID de fiche changent dans chaque CRM.

Vérifiez ensuite le champ ID lui-même. Si les doublons ont des ID différents, décidez lequel l'emporte avant la fusion, pour que la fiche survivante conserve le numéro qu'utilise l'autre système.

Comment rapprocher les doublons sur un ID externe dans Dedupely

Dans Dedupely, vous pouvez rapprocher sur n'importe quel champ synchronisé, y compris un champ ID personnalisé, et le régler sur Exact pour que seules les valeurs identiques se rapprochent. Ajoutez un champ personne comme l'e-mail lorsque vous rapprochez des contacts sur un ID au niveau du compte. Les valeurs vides ne correspondent jamais, donc les fiches sans ID restent hors de la recherche.

La Knowledge Base de Dedupely traite les correspondances sur un ID fiscal ou un numéro client ERP comme des correspondances complexes : elle suggère Auto Match avec Manual Review, si bien que vous êtes prévenu des nouvelles correspondances et qu'une personne approuve chaque fusion. Les Merge Rules vous permettent de choisir quelle fiche survit et quelle valeur l'emporte dans chaque champ.

Trouver les doublons sur votre propre champ ID

Un champ précis a quand même besoin d'un contrôle

Un ID d'un autre système peut trouver des doublons que les noms et les e-mails manquent, car il a été attribué en dehors du CRM. Sa fiabilité dépend pourtant de sa cohérence. Une différence de format masque de vraies correspondances, et un ID copié sur la mauvaise fiche en crée de fausses.

Vérifiez comment l'ID est écrit, s'il appartient à une personne ou à une entreprise et si quelqu'un le partage. Puis vérifiez les correspondances avant la fusion, et gardez la fiche vers laquelle pointe votre autre système.

Questions fréquentes

Peut-on trouver les doublons d'un CRM avec un numéro client ERP ?

Oui, si le numéro est écrit de la même façon sur chaque fiche. Deux fiches avec le même numéro ERP désignent très probablement le même client. Vérifiez d'abord les préfixes, les zéros initiaux et les cases vides, et ajoutez un champ personne lorsque vous rapprochez des contacts.

Faut-il fusionner automatiquement les fiches qui ont le même ID client ?

Vérifiez-les d'abord. Un ID saisi sur la mauvaise fiche fait paraître identiques deux clients différents. Fusionnez un échantillon à la main, rejetez les fausses correspondances et gardez une étape de vérification pour les nouvelles.

Pourquoi le rapprochement sur notre numéro de compte regroupe-t-il tous les contacts d'une entreprise ?

Parce que le numéro identifie le compte, et non la personne. S'il est copié sur chaque contact, tous les contacts de ce client le partagent. Rapprochez les contacts sur le numéro de compte plus l'e-mail ou le nom.

Quelle fiche garder lorsque deux doublons ont le même ID ERP ?

Gardez celle avec laquelle votre ERP ou votre outil de facturation se synchronise. Si vous gardez l'autre, la prochaine synchro risque de ne pas trouver sa fiche et d'en créer une nouvelle, ce qui fait revenir le doublon.

Et si deux doublons ont des ID différents ?

Dans ce cas, les ID seuls ne les rapprocheront pas, et l'un des numéros est probablement faux ou ancien. Rapprochez-les sur d'autres champs, vérifiez quel ID utilise l'autre système et assurez-vous que cette valeur l'emporte lors de la fusion.