So gleichen Sie Duplikate über eine ID aus einem anderen System ab

Eine ID aus einem anderen System ist oft das präziseste Feld, auf das Sie abgleichen können. Vergibt Ihr ERP, Abrechnungstool oder Ihre Lizenzdatenbank jedem Kunden eine Nummer, sind zwei CRM-Datensätze mit derselben Nummer sehr wahrscheinlich derselbe Kunde.

Der Haken: Die ID muss einheitlich sein. Eine Nummer, die auf einem Datensatz mit Präfix und auf einem anderen ohne geschrieben ist, passt nicht exakt. Und eine ID, die zu einer Firma gehört und nicht zu einer Person, gruppiert alle, die dort arbeiten.

Dieser Beitrag zeigt, welche IDs als Abgleichfelder taugen, wie Sie eine vor dem Vertrauen prüfen und wie Sie die gefundenen Datensätze zusammenführen, ohne die Synchronisation zu brechen, die die ID eingebracht hat.

Welche IDs gute Abgleichfelder sind

Jede ID, die ein anderes System einem und nur einem Kunden zuweist, kann funktionieren. Häufige sind:

• ERP- oder Buchhaltungs-Kundennummern. Die Nummer, die Ihr Finanzsystem für ein Kundenkonto verwendet.
• Abrechnungs- oder Abo-IDs. Die Kundennummer aus dem Tool, das die Karte belastet.
• Steuer- oder USt-IdNr. Nützlich für Firmen, solange Tochtergesellschaften keine teilen.
• Lizenz- oder Registernummern. Berufsnummern, Praxis-IDs und ähnliche Nummern in regulierten Branchen.
• Die Nutzer- oder Konto-ID Ihres eigenen Produkts. Wenn Anmeldungen aus Ihrer App ins CRM synchronisiert werden.

Gemeinsam haben diese, dass sie eine Person oder ein System außerhalb des CRMs angelegt hat. Ein Vertriebsmitarbeitender hat sie nicht aus dem Gedächtnis getippt, daher enthalten sie seltener Tippfehler als ein Name oder eine Telefonnummer.

Prüfen Sie die ID, bevor Sie ihr vertrauen

Bevor Sie eine Suche auf einer ID aufbauen, prüfen Sie, wie sie gespeichert ist. Wenige Prüfungen sparen später viel Bereinigung.

Wird er überall gleich geschrieben?

Prüfen Sie eine Stichprobe von Datensätzen. Haben manche IDs ein Präfix („CUST-1045“), führende Nullen („001045“) oder Leerzeichen und andere nicht, behandelt ein exakter Vergleich sie als verschiedene Werte. Vereinheitlichen Sie zuerst das Format oder korrigieren Sie die Integration, die es schreibt.

Gehört es zu einer Person oder zu einer Firma?

Das ist der häufigste Fehler. Eine ERP-Kundennummer kennzeichnet meist ein Konto. Wird diese Nummer auf jeden Kontakt des Kunden kopiert, gruppiert ein Abgleich über sie alle Personen dieser Firma zu einer Duplikatgruppe.

Bei Firmen kann die Konto-ID allein genügen. Bei Personen kombinieren Sie sie mit einem Personenfeld, etwa E-Mail oder Vor- und Nachname.

Wie viele Datensätze sind leer?

Datensätze ohne ID können darauf nicht abgleichen. Das ist nützlich, weil Lücken nie einen Fehltreffer verursachen, aber die Suche deckt dann nur einen Teil der Datenbank ab. Haben die Hälfte Ihrer Datensätze keine ID, brauchen Sie für den Rest eine zweite Suche über andere Felder.

Können zwei echte Datensätze sie teilen?

Manche IDs werden absichtlich geteilt. Eine Muttergesellschaft und ihre Niederlassungen können unter einer Steuernummer stehen, oder ein Abrechnungskonto kann mehrere Geschäftseinheiten abdecken. Entscheiden Sie, ob das ein Datensatz sein soll, bevor Sie sie zusammenführen.

Prüfen Sie ID-Treffer, bevor Sie sie automatisieren

Selbst eine saubere ID kann gelegentlich falsch sein. Ein Vertriebsmitarbeitender fügt eine Nummer im falschen Datensatz ein, oder ein Import ordnet die ID-Spalte dem falschen Feld zu. Dann teilen sich zwei verschiedene Kunden eine ID, und ein Merge würde sie verbinden.

Deshalb lohnt es sich, Treffer über eine externe ID vor dem Zusammenführen zu prüfen. Gehen Sie die ersten Gruppen von Hand durch, lehnen Sie alles ab, was kein echtes Duplikat ist, und suchen Sie nach Mustern bei den falschen. Viele Teams behalten ID-Treffer dauerhaft in einem Prüfschritt, sodass eine Person jeden Merge freigibt.

Entscheiden Sie, welcher Datensatz bleibt

Sobald Sie wissen, dass zwei Datensätze denselben Kunden betreffen, ist der behaltene Datensatz wichtiger als sonst. Das andere System zeigt auf einen von beiden.

Synchronisiert Ihr ERP oder Abrechnungstool mit einem bestimmten CRM-Datensatz, behalten Sie diesen als primären. Sonst findet die nächste Synchronisation den erwarteten Datensatz nicht, legt einen neuen an, und Ihr Duplikat kehrt zurück. Was ein Merge mit Workflows und Datensatz-IDs macht zeigt, wie sich Datensatz-IDs in jedem CRM ändern.

Prüfen Sie dann das ID-Feld selbst. Haben die Duplikate verschiedene IDs, entscheiden Sie vor dem Zusammenführen, welche gewinnt, damit der überlebende Datensatz die Nummer behält, die das andere System verwendet.

Ein präzises Feld braucht trotzdem eine Prüfung

Eine ID aus einem anderen System kann Duplikate finden, die Namen und E-Mails übersehen, weil sie außerhalb des CRMs vergeben wurde. Sie ist aber nur so gut wie ihre Einheitlichkeit. Ein Formatunterschied verbirgt echte Treffer, und eine auf den falschen Datensatz kopierte ID erzeugt falsche.

Prüfen Sie, wie die ID geschrieben ist, ob sie zu einer Person oder einer Firma gehört und ob sie jemand teilt. Prüfen Sie dann die Treffer, bevor sie zusammengeführt werden, und behalten Sie den Datensatz, auf den Ihr anderes System zeigt.

Häufige Fragen