Como fazer a correspondência de duplicados por um ID de outro sistema

Um ID de outro sistema costuma ser o campo de correspondência mais preciso que você tem. Se o seu ERP, a sua ferramenta de cobrança ou o seu banco de licenças dá a cada cliente um número, dois registros do CRM com o mesmo número são muito provavelmente o mesmo cliente.

O porém é que o ID precisa ser consistente. Um número digitado com prefixo em um registro e sem ele em outro não casa exatamente. E um ID que pertence a uma empresa, não a uma pessoa, agrupa todo mundo que trabalha nela.

Este post explica quais IDs funcionam como campos de correspondência, como conferir um antes de confiar nele e como mesclar os registros que ele encontra sem quebrar a sincronização que trouxe o ID.

Quais IDs servem como campos de correspondência

Qualquer ID que outro sistema atribua a um cliente, e apenas a um, pode funcionar. Comuns:

• Números de cliente do ERP ou de contabilidade. O número que o seu sistema financeiro usa para uma conta de cliente.
• IDs de cobrança ou de assinatura. O ID do cliente na ferramenta que cobra o cartão.
• Números de identificação fiscal. Útil para empresas, desde que as subsidiárias não compartilhem um.
• Números de licença ou de registro. Números de conselheiros, IDs de consultório e números semelhantes em setores regulados.
• O ID de usuário ou de conta do próprio produto. Quando os cadastros são sincronizados do seu app para o CRM.

O que eles têm em comum é que foram criados por uma pessoa ou um sistema fora do CRM. Um representante não os digitou de cabeça, então é menos provável que contenham erros de digitação do que um nome ou um telefone.

Confira o ID antes de confiar nele

Antes de montar uma pesquisa por ID, veja como ele é armazenado. Algumas verificações poupam muita limpeza depois.

Ele é escrito do mesmo jeito em todos os lugares?

Confira uma amostra de registros. Se alguns IDs têm prefixo ("CUST-1045"), zeros à esquerda ("001045") ou espaços, e outros não, uma comparação exata os trata como valores diferentes. Padronize o formato primeiro, ou corrija a integração que o grava.

Ele pertence a uma pessoa ou a uma empresa?

Este é o erro mais comum. Um número de cliente do ERP geralmente identifica uma conta. Se esse número for copiado para todos os contatos da empresa, a correspondência por ele agrupa todo mundo daquela empresa em um único conjunto de duplicados.

Para empresas, o ID da conta pode bastar sozinho. Para pessoas, combine-o com um campo de pessoa, como email ou primeiro e último nome.

Quantos registros estão vazios?

Registros sem o ID não podem casar por ele. Isso é útil, porque campos vazios nunca causam uma correspondência falsa, mas também significa que a pesquisa cobre só parte da base. Se metade dos seus registros não tem ID, você vai precisar de uma segunda pesquisa, em outros campos, para o resto.

Dois registros reais podem compartilhar isso?

Alguns IDs são compartilhados de propósito. Uma empresa-mãe e as suas filiais podem estar sob um mesmo número fiscal, ou uma conta de cobrança pode cobrir várias unidades de negócio. Decida se elas devem ser um único registro antes de mesclá-las.

Revise as correspondências por ID antes de automatizá-las

Até um ID limpo pode estar errado de vez em quando. Um representante cola um número no registro errado, ou uma importação mapeia a coluna de ID para o campo errado. Quando isso acontece, dois clientes diferentes compartilham um ID, e uma mesclagem os juntaria.

Por isso vale revisar as correspondências feitas por um ID externo antes de mesclá-las. Passe à mão pelos primeiros conjuntos, rejeite o que não é um duplicado de verdade e procure padrões nas falsas. Muitas equipes mantêm as correspondências por ID em uma etapa de revisão para sempre, para que uma pessoa aprove cada mesclagem.

Decida qual registro sobrevive

Depois que você sabe que dois registros são do mesmo cliente, o registro que você mantém importa mais do que o normal. O outro sistema aponta para um deles.

Se o seu ERP ou a sua ferramenta de cobrança sincroniza com um registro específico do CRM, mantenha esse registro como principal. Do contrário, a próxima sincronização pode não encontrar o registro que espera e criar um novo, e o seu duplicado volta. O que acontece aos workflows e IDs de registros ao mesclar explica como os IDs de registro mudam em cada CRM.

Depois, confira o próprio campo de ID. Se os duplicados tiverem IDs diferentes, decida qual vence antes de mesclar, para que o registro sobrevivente mantenha o número que o outro sistema usa.

Um campo preciso ainda precisa de uma verificação

Um ID de outro sistema pode encontrar duplicados que nomes e emails deixam passar, porque foi atribuído fora do CRM. Mas ele só vale tanto quanto a sua consistência. Uma diferença de formato esconde correspondências reais, e um ID copiado para o registro errado cria falsas.

Veja como o ID é escrito, se ele pertence a uma pessoa ou a uma empresa e se alguém o compartilha. Depois revise as correspondências antes de mesclar, e mantenha o registro que o seu outro sistema aponta.

Perguntas frequentes