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TL;DR

  • Un ID di un altro sistema, come un numero cliente ERP, può essere un campo di corrispondenza preciso.
  • Funziona solo se ogni record che dovrebbe corrispondere ha lo stesso ID, scritto nello stesso modo.
  • Gli ID a livello di account sui contatti raggruppano insieme i colleghi, quindi abbinali a un campo persona.
  • Tieni il record a cui punta l'altro sistema, altrimenti la sua sincronizzazione potrebbe ricreare il duplicato.
  • In Dedupely puoi abbinare sul tuo campo ID e verificare quelle corrispondenze prima che vengano unite.

Un ID di un altro sistema è spesso il campo più preciso su cui abbinare. Se il tuo ERP, lo strumento di fatturazione o il database delle licenze assegna un solo numero a ogni cliente, due record CRM con lo stesso numero sono molto probabilmente lo stesso cliente.

Il problema è che l'ID deve essere coerente. Un numero scritto con un prefisso su un record e senza su un altro non corrisponde in modo esatto. E un ID che appartiene a un'azienda, non a una persona, raggrupperà tutti quelli che ci lavorano.

Questo articolo spiega quali ID funzionano come campi di corrispondenza, come verificarne uno prima di fidarsene e come unire i record che trova senza interrompere la sincronizzazione che ha portato l'ID.

Quali ID sono buoni campi di corrispondenza

Qualsiasi ID che un altro sistema assegna a un solo cliente può funzionare. Quelli comuni:

  • Numeri cliente dell'ERP o della contabilità. Il numero che il tuo sistema finanziario usa per un account cliente.
  • ID di fatturazione o di abbonamento. L'ID cliente dello strumento che addebita la carta.
  • Numeri di partita IVA o codice fiscale. Utile per le aziende, a patto che le controllate non ne condividano uno.
  • Numeri di licenza o di registrazione. Numeri di consulente, ID di studio e numeri simili nei settori regolamentati.
  • L'ID utente o account del tuo prodotto. Quando le iscrizioni vengono sincronizzate dalla tua app al CRM.

Ciò che hanno in comune è che una persona o un sistema esterno al CRM li ha creati. Un rappresentante non li digita a memoria, quindi è meno probabile che contengano refusi rispetto a un nome o a un numero di telefono.

Verifica l'ID prima di fidarti

Prima di costruire una ricerca su un ID, verifica come è memorizzato. Qualche controllo ti fa risparmiare molta pulizia in seguito.

È scritto allo stesso modo ovunque?

Guarda un campione di record. Se alcuni ID hanno un prefisso («CUST-1045»), zeri iniziali («001045») o spazi, e altri no, un confronto esatto li tratta come valori diversi. Standardizza prima il formato, o correggi l'integrazione che lo scrive.

Appartiene a una persona o a un'azienda?

È l'errore più comune. Un numero cliente dell'ERP di solito identifica un account. Se quel numero viene copiato su ogni contatto del cliente, abbinare i contatti su di esso raggruppa tutti in quell'azienda in un unico gruppo di duplicati.

Per le aziende, l'ID account può bastare da solo. Per le persone, abbinalo a un campo persona, come email o nome e cognome.

Quanti record sono vuoti?

I record senza ID non possono corrispondere su di esso. È utile, perché i vuoti non causano mai una falsa corrispondenza, ma significa anche che la ricerca copre solo una parte del database. Se metà dei record non ha un ID, ti servirà una seconda ricerca su altri campi per il resto.

Due record reali possono condividerlo?

Alcuni ID sono condivisi di proposito. Una società madre e le sue filiali possono stare sotto un unico codice fiscale, oppure un account di fatturazione può coprire più unità operative. Decidi se devono essere un unico record prima di unirli.

ID Abbinarlo da solo? Da tenere d'occhio
Numero cliente ERP Aziende: spesso sì. Contatti: no, aggiungi un campo persona Lo stesso numero copiato su ogni contatto
ID di fatturazione o di abbonamento Di solito sì Un cliente con più abbonamenti
Partita IVA o codice fiscale Aziende, con cura Filiali e controllate che condividono un numero
Numero di licenza o di registrazione Di solito sì, per le persone Numeri vecchi e nuovi dopo un rinnovo
ID utente del prodotto Sì, per le persone Account di test e interni

Verifica le corrispondenze per ID prima di automatizzarle

Anche un ID pulito può essere sbagliato ogni tanto. Un rappresentante incolla un numero nel record sbagliato, oppure un import associa la colonna ID al campo sbagliato. Quando succede, due clienti diversi condividono un ID, e un'unione li combinerebbe.

Per questo vale la pena verificare le corrispondenze costruite su un ID esterno prima di unirle. Esamina a mano i primi gruppi, rifiuta ciò che non è un vero duplicato e cerca schemi tra i falsi. Molti team tengono le corrispondenze per ID in una fase di revisione per sempre, così una persona approva ogni unione.

Decidi quale record sopravvive

Una volta che sai che due record sono lo stesso cliente, il record che tieni conta più del solito. L'altro sistema punta a uno dei due.

Se il tuo ERP o lo strumento di fatturazione si sincronizza con un record specifico del CRM, tieni quel record come principale. Altrimenti la sincronizzazione successiva potrebbe non trovare il record che si aspetta e ne creerebbe uno nuovo, e il duplicato tornerebbe. Cosa succede a workflow e ID dei record quando unisci spiega come cambiano gli ID dei record in ogni CRM.

Poi controlla il campo ID stesso. Se i duplicati hanno ID diversi, decidi quale vince prima di unire, così il record superstite conserva il numero che usa l'altro sistema.

Come abbinare i duplicati su un ID esterno in Dedupely

In Dedupely puoi abbinare su qualsiasi campo sincronizzato, anche un campo ID personalizzato, e impostarlo su Exact così si abbinano solo valori identici. Aggiungi un campo persona come l'email quando abbini i contatti tramite un ID a livello di account. I valori vuoti non corrispondono mai, quindi i record senza ID restano fuori dalla ricerca.

La Knowledge Base di Dedupely tratta le corrispondenze su partita IVA o numero cliente ERP come corrispondenze complesse: suggerisce Auto Match con Manual Review, così ricevi una notifica per le nuove corrispondenze e una persona approva ogni unione. Le Merge Rules ti permettono di scegliere quale record sopravvive e quale valore vince in ciascun campo.

Trova i duplicati sul tuo campo ID

Un campo preciso va comunque verificato

Un ID di un altro sistema può trovare duplicati che nomi ed email non vedono, perché è assegnato fuori dal CRM. Vale però quanto la sua coerenza. Una differenza di formato nasconde corrispondenze reali, e un ID copiato sul record sbagliato ne crea di false.

Verifica come è scritto l'ID, se appartiene a una persona o a un'azienda e se qualcuno lo condivide. Poi controlla le corrispondenze prima che vengano unite, e conserva il record a cui punta l'altro sistema.

Domande frequenti

Posso trovare duplicati nel CRM usando un numero cliente ERP?

Sì, se il numero è scritto allo stesso modo su ogni record. Due record con lo stesso numero ERP sono molto probabilmente lo stesso cliente. Verifica prima prefissi, zeri iniziali e vuoti, e aggiungi un campo persona quando abbini i contatti.

Devo unire automaticamente i record con lo stesso ID cliente?

Verificali prima. Un ID digitato nel record sbagliato fa sembrare identici due clienti diversi. Unisci a mano un campione, rifiuta le false corrispondenze e mantieni un passaggio di verifica per quelle nuove.

Perché abbinare sul nostro numero di account raggruppa tutti i contatti di un'azienda?

Perché il numero identifica l'account, non la persona. Se viene copiato su ogni contatto, ogni contatto di quel cliente lo condivide. Abbina i contatti sul numero di account più l'email o il nome.

Quale record devo tenere quando due duplicati hanno lo stesso ID ERP?

Tieni quello con cui si sincronizza il tuo ERP o strumento di fatturazione. Se tieni l'altro, la sincronizzazione successiva potrebbe non trovare il suo record e ne creerebbe uno nuovo, e il duplicato tornerebbe.

E se due duplicati hanno ID diversi?

Allora gli ID da soli non le abbineranno, e uno dei numeri è probabilmente sbagliato o vecchio. Abbinale su altri campi, verifica quale ID usa l'altro sistema e assicurati che quel valore vinca nell'unione.