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Résumé

  • Les doublons contiennent souvent deux e-mails pour une même personne, dont l'un peut être en rejet.
  • Une fusion qui conserve l'e-mail de la fiche la plus ancienne peut garder l'adresse morte.
  • Utilisez le statut de rejet, et non l'ancienneté de la fiche, pour décider quel e-mail l'emporte.
  • Gardez l'ancienne adresse seulement lorsqu'elle est utile, par exemple dans un champ d'anciens e-mails pour l'historique.
  • Dans Dedupely, une Lose Rule peut empêcher un e-mail de gagner en fonction d'un autre champ, comme un indicateur de rejet.

Un contact a changé de poste, ou a mal tapé son e-mail une fois, et il a maintenant deux fiches : une avec une adresse en rejet et une qui fonctionne. Lors de la fusion, une seule adresse peut être l'adresse principale.

Si la fusion conserve la fiche la plus ancienne, elle gardera souvent la fiche morte, car la plus ancienne est celle d'avant le changement de poste. Chaque e-mail envoyé ensuite revient en rejet, et assez de rejets nuisent à la réputation d'expédition de tous les autres.

Cet article explique comment faire en sorte que l'adresse qui fonctionne l'emporte, et que faire de celle qui ne fonctionne pas.

Pourquoi c'est le mauvais e-mail qui l'emporte

La plupart des fusions retiennent une fiche comme principale et gardent son e-mail. Les valeurs par défaut courantes la choisissent selon son ancienneté :

  • Oldest record: a souvent l'ancienne adresse d'un emploi précédent.
  • Newest record: a souvent la bonne adresse, mais pas toujours. Un remplissage de formulaire avec une faute de frappe est aussi une nouvelle fiche.
  • Last updated record: a peut-être été modifié par une intégration qui n'a pas changé l'e-mail.

Aucune de ces règles ne vérifie si l'e-mail fonctionne. Votre outil d'e-mailing le sait : il enregistre les rejets définitifs. C'est ce champ qu'il faut utiliser.

Utilisez le statut de rejet pour décider

La plupart des CRM et des outils d'e-mailing stockent les informations de rejet sur le contact : un indicateur de rejet définitif, une raison de rejet ou un statut « e-mail invalide ». Lorsqu'un doublon a un rejet et l'autre non, l'e-mail de la fiche sans rejet doit l'emporter.

Fiche A Fiche B E-mail à conserver
En rejet Non en rejet B
Non en rejet Non en rejet Suivez votre règle habituelle, souvent la fiche la plus récemment sollicitée
En rejet En rejet Aucune des deux ; gardez-en une et marquez le contact pour une nouvelle confirmation
Pas en rejet, domaine mal orthographié Non en rejet La bonne ; vérifiez le domaine

Gardez l'ancienne adresse lorsqu'elle est utile

L'adresse abandonnée n'est pas sans valeur. Les réponses aux anciens fils de discussion, les imports d'anciennes listes et les formulaires passés peuvent encore y renvoyer. Si votre CRM a un champ e-mail supplémentaire ou secondaire, garder l'ancienne adresse à cet endroit permet aux imports futurs avec cette adresse de retrouver le bon contact, au lieu de créer un nouveau doublon.

Ne la gardez pas comme adresse principale, et ne la laissez pas revenir dans vos listes d'envoi.

Vérifiez aussi le statut de désabonnement

Les rejets et les désabonnements sont deux choses différentes. Lors d'une fusion, assurez-vous que si l'une des fiches s'est désabonnée ou a refusé le consentement, la fiche fusionnée reste dans cet état. Perdre un refus de consentement lors d'une fusion est pire que perdre une adresse qui fonctionne.

Comment faire gagner l'adresse qui fonctionne dans Dedupely

Dans Dedupely, les Merge Rules permettent de définir quelle valeur l'emporte pour chaque champ. Une Lose Rule empêche une valeur de gagner, et sa condition peut examiner un autre champ synchronisé : une règle comme « the email loses when the bounce field is not blank » empêche une adresse en rejet de devenir l'adresse principale. Les Lose Rules sont évaluées avant les Win Rules. Les options de meilleur e-mail préfèrent aussi une adresse professionnelle à un fournisseur gratuit, et Append conserve chaque valeur unique dans les champs e-mail à valeurs multiples de votre CRM.

Vous pouvez prévisualiser le résultat avant de fusionner, pour vérifier la règle sur quelques vraies paires d'abord.

Gardez l'adresse qui fonctionne

Laissez la délivrabilité trancher

Lorsque des doublons contiennent deux e-mails et que l'un est en rejet, l'ancienneté de la fiche est un mauvais guide. Utilisez le statut de rejet pour choisir l'adresse qui fonctionne, gardez l'adresse morte uniquement là où elle aide la correspondance future, et veillez à ce que les désinscriptions survivent à la fusion.

Cela garde chaque contact fusionné accessible, et empêche les rejets de revenir par le prochain import.

Questions fréquentes

Quelle adresse e-mail garder lorsque l'e-mail d'un doublon est en rejet ?

Celle qui ne fait pas l'objet d'un rejet. Utilisez le statut de rejet définitif de votre CRM ou de votre outil d'e-mailing, et non l'ancienneté de la fiche.

Faut-il supprimer l'adresse en rejet ?

Pas forcément. La garder dans un champ e-mail secondaire aide les imports futurs à retrouver le bon contact. Ne l'utilisez simplement pas comme adresse principale.

Et si les deux adresses sont en rejet ?

Gardez-en une, marquez le contact comme ayant besoin d'une nouvelle adresse, et n'envoyez rien tant qu'elle n'est pas confirmée.

Les rejets temporaires comptent-ils ?

Basez la règle uniquement sur les rejets définitifs. Un rejet temporaire, comme une boîte pleine, est souvent passager.

Que devient un désabonnement lors de la fusion de doublons ?

Assurez-vous qu'il est conservé. Si l'une des fiches s'est désabonnée, la fiche fusionnée doit rester désabonnée.