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TL;DR

  • I duplicati spesso contengono due email della stessa persona, e una potrebbe rimbalzare.
  • Un'unione che conserva l'email del record più vecchio può tenere l'indirizzo non più valido.
  • Per decidere quale email vince, usa lo stato del rimbalzo, non l'età del record.
  • Conserva il vecchio indirizzo solo dove serve, per esempio in un campo di vecchie email per la cronologia.
  • In Dedupely, una Lose Rule può impedire a un'email di vincere in base a un altro campo, come un flag di rimbalzo.

Un contatto ha cambiato lavoro, o ha scritto male la sua email una volta, e ora ha due record: uno con un indirizzo che rimbalza e uno che funziona. Quando li unisci, solo un'email può essere l'indirizzo principale.

Se l'unione tiene il record più vecchio, spesso tiene quello non più valido, perché il record più vecchio è quello di prima del cambio di lavoro. Ogni email che invii dopo rimbalza, e abbastanza rimbalzi danneggiano la reputazione del mittente per tutti gli altri.

Questo articolo spiega come far prevalere l'email che funziona e cosa fare con quella che non funziona.

Perché vince l'email sbagliata

La maggior parte delle unioni sceglie un record come principale e ne mantiene l'email. Le impostazioni predefinite comuni scelgono quel record in base all'età:

  • Record più vecchio: ha spesso il vecchio indirizzo di un lavoro precedente.
  • Record più recente: di solito ha l'indirizzo giusto, ma non sempre. Anche un modulo compilato con un refuso è nuovo.
  • Ultimo record aggiornato: potrebbe essere stato toccato da un'integrazione che non ha cambiato l'email.

Nessuno di questi controlla se l'email funziona. Il tuo strumento email lo sa: registra gli hard bounce. È quel campo da usare.

Decidi in base allo stato del rimbalzo

La maggior parte dei CRM e degli strumenti email registra i rimbalzi sul contatto: un flag di rimbalzo definitivo, un motivo del rimbalzo o uno stato «email non valida». Quando un duplicato ha un rimbalzo e l'altro no, deve vincere l'email del record senza rimbalzo.

Record A Record B Email da conservare
Rimbalzata Non rimbalzata B
Non rimbalzata Non rimbalzata Segui la tua regola abituale, spesso quella del record con l'interazione più recente
Rimbalzata Rimbalzata Nessuna delle due; tieni uno e segna il contatto per una nuova conferma
Non rimbalzata, dominio con refuso Non rimbalzata Quello corretto; controlla il dominio

Conserva il vecchio indirizzo dove serve

L'indirizzo non più attivo non è privo di valore. Le risposte ai vecchi thread, gli import di vecchie liste e i moduli compilati in passato potrebbero ancora farvi riferimento. Se il tuo CRM ha un campo email aggiuntivo o secondario, conservare lì il vecchio indirizzo fa sì che gli import futuri con quell'indirizzo trovino ancora il contatto giusto, invece di creare un altro duplicato.

Non tenerlo come indirizzo principale e non farlo rientrare nelle liste di invio.

Controlla anche lo stato di disiscrizione

Rimbalzi e disiscrizioni sono cose diverse. Quando unisci, assicurati che se uno dei due record si è disiscritto o ha rifiutato il consenso, il record unito resti disiscritto. Perdere una disiscrizione in un'unione è peggio che perdere un'email funzionante.

Come far vincere l'email che funziona in Dedupely

In Dedupely, le Merge Rules ti permettono di impostare quale valore vince per ogni campo. Una Lose Rule impedisce a un valore di vincere, e la sua condizione può guardare un altro campo sincronizzato, così una regola come «l'email perde quando il campo rimbalzo non è vuoto» impedisce che un indirizzo che rimbalza diventi quello principale. Le Lose Rules si verificano prima delle Win Rules. Le opzioni per la migliore email preferiscono anche un'email di lavoro a un provider gratuito, e Append conserva ogni valore unico nei campi email a più valori del tuo CRM.

Puoi vedere in anteprima il risultato prima di unire, così puoi verificare la regola su alcune coppie reali prima.

Tieni l'email che funziona

Lascia decidere alla consegna

Quando i duplicati contengono due email e una rimbalza, l'età del record è una guida scarsa. Usa lo stato del rimbalzo per scegliere l'indirizzo funzionante, conserva quello non più valido solo dove aiuta la corrispondenza futura e assicurati che le disiscrizioni sopravvivano all'unione.

Così ogni contatto unito resta raggiungibile, e i rimbalzi non tornano con il successivo import.

Domande frequenti

Quale email devo tenere quando l'email di un duplicato ha rimbalzato?

Quella che non rimbalza. Usa lo stato di hard bounce del tuo CRM o dello strumento email, non l'età del record.

Devo eliminare l'indirizzo che rimbalza?

Non necessariamente. Conservarla in un campo email secondario aiuta gli import futuri a trovare il contatto giusto. Solo non usarla come indirizzo principale.

E se entrambe le email rimbalzano?

Tienine uno, segna il contatto come bisognoso di una nuova email e non inviare nulla finché non è confermata.

I soft bounce contano?

Basa la regola solo sugli hard bounce. Un soft bounce, come una casella piena, spesso è temporaneo.

Che cosa succede a una disiscrizione quando i duplicati si uniscono?

Assicurati che venga conservato. Se uno dei due record ha rifiutato il consenso, il record unito deve restare senza consenso.