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TL;DR

  • Duplicados muitas vezes têm dois emails de uma mesma pessoa, e um deles pode retornar.
  • Uma mesclagem que mantém o email do registro mais antigo pode manter o endereço morto.
  • Use o status de retorno, não a idade do registro, para decidir qual email vence.
  • Mantenha o endereço antigo só onde ajudar, como em um campo de emails antigos para o histórico.
  • Na Dedupely, uma Lose Rule pode impedir que um email vença com base em outro campo, como um marcador de retorno.

Um contato mudou de emprego, ou digitou o email errado uma vez, e agora tem dois registros: um com um endereço que retorna e outro que funciona. Ao mesclar, só um email pode ser o endereço principal.

Se a mesclagem mantiver o registro mais antigo, muitas vezes ficará com o que já não serve, porque o registro mais antigo é de antes da mudança de cargo. Cada email enviado depois disso retorna, e retornos demais prejudicam a reputação de envio de todos.

Este post explica como garantir que o email que funciona vença, e o que fazer com o que não funciona.

Por que o email errado vence

A maioria das mesclagens escolhe um registro como principal e mantém o seu email. Os padrões comuns escolhem esse registro pela idade:

  • Registro mais antigo: costuma ter o endereço antigo de um emprego anterior.
  • Registro mais novo: costuma ter o endereço certo, mas nem sempre. Um preenchimento de formulário com erro de digitação também é novo.
  • Último registro atualizado: pode ter sido alterado por uma integração que não mudou o email.

Nenhuma delas verifica se o email funciona. A sua ferramenta de email sabe disso: ela registra os hard bounces. Esse é o campo a usar.

Use o status de retorno para decidir

A maioria dos CRMs e ferramentas de email guarda informações de retorno no contato: um marcador de hard bounce, um motivo de retorno ou um status de "email inválido". Quando um duplicado tem retorno e o outro não, o email do registro sem retorno deve vencer.

Registro A Registro B Email a manter
Com retorno Sem retorno B
Sem retorno Sem retorno Siga a sua regra habitual, muitas vezes a mais recentemente engajada
Com retorno Com retorno Nenhuma das duas; mantenha um e marque o contato para nova confirmação
Sem retorno, domínio com erro de digitação Sem retorno O correto; confira o domínio

Mantenha o endereço antigo quando ajudar

O endereço antigo não é sem valor. Respostas a conversas antigas, importações de listas antigas e preenchimentos de formulários passados ainda podem citá-lo. Se o seu CRM tiver um campo de email adicional ou secundário, manter o endereço antigo ali faz as próximas importações com esse endereço encontrarem o contato certo, em vez de criar outro duplicado.

Não o mantenha como endereço principal e não o deixe voltar às suas listas de envio.

Confira também o status de descadastro

Retornos e descadastros são coisas diferentes. Ao mesclar, garanta que, se algum dos dois registros se descadastrou ou recusou contato, o registro mesclado continue descadastrado. Perder um descadastro em uma mesclagem é pior do que perder um email que funciona.

Como fazer o email que funciona vencer na Dedupely

Na Dedupely, as Merge Rules permitem definir qual valor vence em cada campo. Uma Lose Rule impede que um valor vença, e a sua condição pode olhar outro campo sincronizado, então uma regra como "o email perde quando o campo de retorno não estiver vazio" impede que um endereço com retorno vire o principal. As Lose Rules são verificadas antes das Win Rules. As opções de melhor email também preferem um email de trabalho a um provedor gratuito, e o Append mantém cada valor único nos campos de email com vários valores do seu CRM.

Você pode ver uma prévia do resultado antes de mesclar, para conferir a regra em alguns pares reais primeiro.

Mantenha o email que funciona

Deixe a entregabilidade decidir

Quando os duplicados têm dois emails e um deles retorna, a idade do registro é um mau guia. Use o status de retorno para escolher o endereço que funciona, mantenha o que não funciona só onde ajudar a correspondência futura, e garanta que os descadastros sobrevivam à mesclagem.

Isso mantém todo contato mesclado acessível e impede que retornos voltem pela próxima importação.

Perguntas frequentes

Qual email devo manter quando o email de um duplicado retornou?

O que não retorna. Use o status de hard bounce do seu CRM ou da sua ferramenta de email, não a idade do registro.

Devo excluir o endereço que retornou?

Não necessariamente. Mantê-lo em um campo de email secundário ajuda as próximas importações a encontrar o contato certo. Só não o use como endereço principal.

E se os dois emails retornarem?

Mantenha um, marque o contato como precisando de um novo email e não envie para ele até que seja confirmado.

Os soft bounces contam?

Baseie a regra só em hard bounces. Um soft bounce, como uma caixa cheia, costuma ser temporário.

O que acontece com um descadastro quando os duplicados são mesclados?

Garanta que isso seja mantido. Se algum dos dois registros optou por sair, o registro mesclado deve continuar fora.