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TL;DR

  • Duplikate enthalten oft zwei E-Mails für eine Person, und eine davon kann zurückprallen.
  • Ein Merge, der die E-Mail des ältesten Datensatzes behält, kann die tote Adresse behalten.
  • Nutzen Sie den Bounce-Status, nicht das Alter des Datensatzes, um zu entscheiden, welche E-Mail gewinnt.
  • Behalten Sie die tote Adresse nur, wo sie hilft, etwa in einem Feld für alte E-Mails zur Historie.
  • In Dedupely kann eine Lose Rule verhindern, dass eine E-Mail gewinnt, abhängig von einem anderen Feld, etwa einem Bounce-Kennzeichen.

Ein Kontakt hat den Job gewechselt oder seine E-Mail einmal falsch geschrieben, und jetzt gibt es zwei Datensätze: einer mit einer Adresse, die zurückprallt, und einer, der funktioniert. Beim Zusammenführen kann nur eine E-Mail die Hauptadresse sein.

Behält der Merge den ältesten Datensatz, bleibt oft der tote, weil er von vor dem Jobwechsel stammt. Jede spätere E-Mail prallt ab, und genug Bounces schaden der Absender-Reputation für alle anderen.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie sicherstellen, dass die funktionierende E-Mail gewinnt, und was mit der anderen geschieht.

Warum die falsche E-Mail gewinnt

Die meisten Merges wählen einen Datensatz als primär und behalten seine E-Mail. Übliche Voreinstellungen wählen diesen Datensatz nach Alter:

  • Ältester Datensatz: hat oft die alte Adresse aus einer früheren Stelle.
  • Neuester Datensatz: hat oft die richtige Adresse, aber nicht immer. Ein Formular mit einem Tippfehler ist ebenfalls neu.
  • Zuletzt aktualisierter Datensatz: wurde womöglich von einer Integration berührt, die die E-Mail nicht geändert hat.

Keine dieser Regeln prüft, ob die E-Mail funktioniert. Ihr E-Mail-Tool weiß das: Es erfasst Hard Bounces. Das ist das Feld, das Sie verwenden sollten.

Entscheiden Sie anhand des Bounce-Status

Die meisten CRMs und E-Mail-Tools speichern Bounce-Informationen am Kontakt: ein Hard-Bounce-Kennzeichen, einen Bounce-Grund oder einen Status „E-Mail ungültig“. Hat ein Duplikat einen Bounce und das andere nicht, sollte die E-Mail des Datensatzes ohne Bounce gewinnen.

Datensatz A Datensatz B Zu behaltende E-Mail
Zurückgeprallt Nicht zurückgeprallt B
Nicht zurückgeprallt Nicht zurückgeprallt Folgen Sie Ihrer üblichen Regel, oft dem zuletzt aktiven Kontakt
Zurückgeprallt Zurückgeprallt Keines von beiden funktioniert; behalten Sie einen und markieren Sie den Kontakt zur erneuten Bestätigung.
Nicht zurückgeprallt, Tippfehler-Domain Nicht zurückgeprallt Der richtige; prüfen Sie die Domain

Behalten Sie die alte Adresse, wo sie hilft

Die tote Adresse ist nicht wertlos. Antworten auf alte Unterhaltungen, Importe alter Listen und frühere Formulareingaben verweisen womöglich noch auf sie. Hat Ihr CRM ein zusätzliches oder sekundäres E-Mail-Feld, findet ein künftiger Import mit dieser Adresse dort weiterhin den richtigen Kontakt, statt ein weiteres Duplikat anzulegen.

Verwenden Sie sie nicht als Hauptadresse und lassen Sie sie nicht zurück in Ihre Versandlisten.

Prüfen Sie auch den Abmeldestatus

Bounces und Abmeldungen sind verschiedene Dinge. Stellen Sie beim Zusammenführen sicher, dass der zusammengeführte Datensatz abgemeldet bleibt, wenn einer der beiden sich abgemeldet oder ausgetragen hat. Eine Abmeldung beim Merge zu verlieren ist schlimmer, als eine funktionierende E-Mail zu verlieren.

So lassen Sie in Dedupely die funktionierende E-Mail gewinnen

In Dedupely legen Merge Rules fest, welcher Wert in jedem Feld gewinnt. Eine Lose Rule verhindert, dass ein Wert gewinnt, und ihre Bedingung kann ein anderes synchronisiertes Feld prüfen. So hält eine Regel wie „die E-Mail verliert, wenn das Bounce-Feld nicht leer ist“ eine zurückgeprallte Adresse davon ab, die Hauptadresse zu werden. Lose Rules werden vor Win Rules geprüft. Die Optionen für die beste E-Mail bevorzugen außerdem eine geschäftliche E-Mail gegenüber einem kostenlosen Anbieter, und Append behält jeden eindeutigen Wert in den Mehrwert-E-Mail-Feldern Ihres CRMs.

Sie können das Ergebnis vor dem Zusammenführen in der Vorschau ansehen und die Regel zuerst an einigen echten Paaren prüfen.

Behalten Sie die funktionierende E-Mail

Lassen Sie die Zustellbarkeit entscheiden

Haben Duplikate zwei E-Mails und eine prallt ab, ist das Alter des Datensatzes eine schlechte Richtschnur. Nutzen Sie den Bounce-Status, um die funktionierende Adresse zu wählen, behalten Sie die tote nur, wo sie künftigen Abgleichen hilft, und stellen Sie sicher, dass Abmeldungen den Merge überstehen.

So bleibt jeder zusammengeführte Kontakt erreichbar, und Bounces kommen nicht über den nächsten Import zurück.

Häufige Fragen

Welche E-Mail soll ich behalten, wenn die E-Mail eines Duplikats zurückgeprallt ist?

Der, der nicht zurückprallt. Nutzen Sie den Hard-Bounce-Status aus Ihrem CRM- oder E-Mail-Tool, nicht das Alter des Datensatzes.

Soll ich die unzustellbare Adresse löschen?

Nicht zwingend. Die Adresse in einem sekundären E-Mail-Feld hilft künftigen Importen, den richtigen Kontakt zu finden. Nur nicht als Hauptadresse verwenden.

Was, wenn beide E-Mails zurückprallen?

Behalten Sie einen, markieren Sie den Kontakt mit ausstehender E-Mail-Bestätigung und senden Sie nicht an ihn, bis sie bestätigt ist.

Zählen weiche Bounces?

Stützen Sie die Regel nur auf Hard Bounces. Ein Soft Bounce, etwa ein volles Postfach, ist oft vorübergehend.

Was passiert mit einer Abmeldung, wenn Duplikate zusammengeführt werden?

Stellen Sie sicher, dass es erhalten bleibt. Hat sich einer der beiden Datensätze abgemeldet, sollte der zusammengeführte Datensatz abgemeldet bleiben.