Kundhistoria

Hur ett personskadebyrå sammanförde 6 000+ duplicerade Salesforce-poster för leverantörer, firmor och försäkringsbolag med Dedupely

  • Salesforce
  • Manuell inmatning av teamet
  • År av äldre data
  • Juridisk
  • 6,000+ duplicerade poster slagna samman
  • 3,100+ matchningar sammanfogade
  • 600,000+ Salesforce-poster synkade till Dedupely

En matchning är en uppsättning dubblettsposter sammanslutna till en enda post. Varje matchning innehåller minst två poster, så antalet sammanslutna poster är minst två gånger antalet matchningar.

Varifrån dubletter kom

Samma plats, olika namn

Företaget håller alla dem det arbetar med på fall i Salesforce Konton: medicinska leverantörer, advokater, advokatbyråer och försäkringsbolag, tillsammans med klienter. Databasen innehåller mer än 600 000 poster.

Teamet identifierade flera skäl till varför samma företag visades mer än en gång:

  • Kliniker som bytte namn. När en klinik döptes om eller köptes av ett större nätverk, dök en ny post upp med det nya namnet på samma adress och telefonnummer.
  • Poster sparade med endast ett namn. Salesforce krävde ett namn men inte en adress, så vissa poster hade bara ett namn intill en fullständig post för samma företag.
En juridisk grupp granskar ärendemappar

Vad dupliceringar orsakade

Välja rätt post i varje fall

När anställda lade till en leverantör eller ett företag i ett ärende kunde de stöta på två eller tre poster för samma och behövde välja.

För många för att kontrollera för hand

Att kontrollera dubbletter för hand innebar att slå upp varje leverantörs webbplats och adress en i taget. En granskare uppskattade att gruppen kunde gå igenom ungefär tio per dag i bästa fall, mot en databas med hundratusentals poster.

En leverantör, många platser

Firmans kunde inte bara matcha på namn heller. En leverantör kan ha flera platser, och varje plats är sin egen post. En sökning på namn ensamt skulle flagga dem alla som dubbletter.

Hur dubbletter löstes

  1. 1. Matcha först på adress, sedan på namn

    Med Dedupelys customer success-team lärde företaget sig att alla fält i en sökning måste matchas. Dess första sökning hade bara 14 matchningar, medan många dubbletter fortfarande fanns i Salesforce. Matchning på ett liknande företagsnamn plus full adress blev cirka 1 200 matchningar i en session. En sökning på bara full adress hittade de bytte kliniker med samma adress under nytt namn.

  2. 2. Använd filter för att bestämma vad som jämförs

    Klienter skulle aldrig slås ihop. Ett partytyp-filter begränsar sökningarna till advokater, advokatbyråer, sjukvårdsanläggningar och försäkringsbolag, så teamet granskar bara poster det vill slå ihop. Ett annat filter, med tom adress på bara en post, fångar namn-bara poster bredvid kompletta.

    Dedupely Advanced Filters som begränsar Party Type till Law Firm, Attorney och Insurance

  3. 3. Mjuka upp ett fält åt gången

    Varje gång listan var färdig klonade de sökningen och ändrade en parameter för att hitta nästa batch: telefonnumret på Liknande så formatet inte hindrar matchning, eller adressen matchad på de första orden eftersom samma adress kan skrivas West eller W, Boulevard eller Blvd, med eller utan lägenhetsnummer. En granskares tumregel: exakt samma adress betyder nästan alltid dubblett, allt osäkert avvisas.

  4. 4. Låt Dedupely komma ihåg besluten

    Par som inte är riktiga dubbletter avvisas, så de dyker aldrig upp igen i någon sökning. Auto Match söker efter nya dubbletter enligt ett schema och mailar teamet när tillräckligt många har ansamlats. Merge Rules håll det enkelt: posten som uppdaterades senast blir huvudposten, och dess värden vinner, så de senaste uppgifterna överlever varje sammanfogning.

Vad deduplicering förändrade

6 000+ dubblettsposter sammanfogade

Företaget har sammanslutit över 3 100 matchningar och kombinerat minst 6 000 duplicerade poster bland över 600 000 Salesforce-poster.

Från sjukvården till resten

En senior medlem av teamet sa tidigt att de visste att det fanns många dubbletter kvar och var redo, för systemet var på plats. Teamet avslutade vårdgivarna först, sedan gick de vidare till jurister, juridiska firmor och försäkringsbolag.

Relaterat

Rensa dina Salesforce-konton idag

Prova gratis Prata med sälj
Hoppa till innehåll