Kundhistoria

Hur ett sjukvårdsmjukvaruföretag slutade rensa samma dubbletter två gånger i HubSpot och Salesforce med Dedupely

  • Salesforce
  • År av äldre data
  • Integration eller synkronisering
  • Hälsovård
  • 140,000+ duplicerade poster slagna samman
  • 60,000+ matcher slagna samman av det nya teamet
  • 500,000+ Salesforce-poster synkade till Dedupely

En matchning är en uppsättning dubblettsposter sammanslutna till en enda post. Varje matchning innehåller minst två poster, så antalet sammanslutna poster är minst två gånger antalet matchningar.

Varifrån dubletter kom

Tio års data, två system

Företaget bygger programvara för läkemedelsstyrning och har varit i verksamhet i 15 till 20 år. Marknadsföring använder HubSpot, försäljning och RevOps använder Salesforce, och HubSpot synkroniseras till Salesforce, där HubSpot-kontakter anländer som Salesforce- Leads.

Teamet var tydligt: det fanns ingen enskild orsak. Två saker stack ut:

  • År av historisk data. Poster spände från minst fem till tio år tillbaka, och samma person kunde ha en privat e-postadress på en post och en arbets-e-postadress på en annan.
  • En stor synkronisering i stället för en import. När Salesforce konfigurerades pushades ett par hundratusen leads från HubSpot över genom synkroniseringen istället för att importeras på ett ordentligt sätt. Det gjorde att dubbletter kunde existera i båda systemen.
Ett healthcare-teknikteam på jobbet

Vad dupliceringar orsakade

Varje beslut, fattat två gånger

Med två anslutna system var varje dublett ett dubbelt jobb. Att behålla en post i ett system gjorde att man var tvungen att gå in i det andra och behålla motsvarande post där också. RevOps var helt klart: teamet ville inte göra all sammanslagning i ett system och sedan behöva göra det igen någon annanstans.

En rengöring utan ägare

Rengöringen hade startat under någon på marknadsföringsteamet som senare lämnade företaget, och projektet förlorade sin ägare. Marknadsföringschefen och hennes team tog upp det som ett större projekt för att sammanfoga dubbletter av HubSpot-kontakter och Salesforce-leads och kontakter, med en praktikant som fick hjälpa. Innan de hittade den befintliga installationen hade praktikanten byggt sin egen lista över dubbletter för hand.

Inte varje matchning är en dublett

Teamet var lika oroligt för att slå samman fel poster. En person som arbetat på två företag skulle inte bli en post, teamet ville inte förlora en extra e-postadress vid sammanslagning, och poster med olika ägare borde aldrig slås samman.

Hur dubbletter löstes

  1. 1. Sammanslag en gång, i båda systemen

    Med Dedupely:s customer success-team arbetade de med HubSpot- och Salesforce-integreringen påslagen. På så sätt hamnar varje sammanslagning i båda systemen samtidigt, och varje beslut behöver bara fattas en gång.

  2. 2. Börja med de tydliga matchningarna

    De första sökningarna gick efter de enkla vinsterna: matchningar på förnamn, efternamn, telefon och företagsnamn, med Kontaktägare inställd på Exact. Att kräva samma ägare innebar att dessa matchningar aldrig behövde någon för att bestämma vilken post som skulle vinna. Efternamn var inställd på Similar så små stavfel fortfarande matchas, och Telefon på Similar så parenteser, plustecken och punkter inte blockerar en matchning.

  3. 3. Håll poster med olika ägare isär

    För poster utan ägare klonade de sökningen, ställde in Kontaktägare på Ingen och lade till ett filter för Kontaktägare är tomt. Tillsammans placerade de två sökningarna aldrig två poster med olika ägare i samma matchning, så dessa fall lämnas för teamet att bestämma.

  4. 4. Kom överens om reglerna och skriv in dem i Merge Rules

    Praktikanten samlade teamets beslut i ett dokument, och dessa ställdes in som Merge Rules:

    • Primär post: den äldsta posten vinner.
    • E-post: En förlustegel gör att e-postadressen från den senast skapade posten förlorar, och Dedupely behåller den på posten som en andra e-postadress, så ingen adress slängs bort.
    • Leadstatus: Fem vinregler, kontrollerade från topp till botten, bestämmer vilken status som fortbestar: Okvalificerad först, sedan Kvalificerad, Omhändertagande, Arbete och Ny.

    Tomma värden skriver aldrig över befintlig data.

    Dedupely Merge Rules med en Email Lose Rule på Create Date och Win Rules på Lead Status

  5. 5. Testa, granska och slå sedan samman i bulk

    Samma-namn, olika-företag-fall gick in i sin egen sökning, för att kontrolleras mot andra källor istället för att slås samman. För resten var tillvagagången att slå samman några matchningar en i taget, kontrollera varje resultat i kontaktens egenskapshistorik i HubSpot, där sammanslagningar gjorda av Dedupely är märkta, visa en handfull för ledningen för godkännande, och sedan slå samman i bulk. Varje sammanslagning sparas i Merge History, som kan exporteras som en CSV.

Vad deduplicering förändrade

60 000+ matchningar sammanslagna av det nya teamet

När det nya teamet tog över visade Merge History drygt 9 000 sammanslag. Sedan dess har teamet sammanslaget mer än 60 000 matchningar, vilket tog totalen över 70 000 matchningar och minst 140 000 dubbletter från över 500 000 Salesforce-poster. Med integreringen på plats nådde varje sammanslagning båda systemen.

En installation nästa person kan köra

Efter genomgången av installationen sa marknadsschefen att Dedupely hade den funktionalitet de behövde och var enkel att använda. Med reglerna nedskrivna och inställda i Dedupely kan nästa person fortsätta rensningen från där den avslutades.

Relaterat

Rensa upp dina Salesforce- och HubSpot-dubletter idag

Prova gratis Prata med sälj
Hoppa till innehåll