TL;DR
- Att rensa varje kalkylblad för sig missar personer som förekommer i fler än en fil.
- Slå ihop filerna till en lista innan du letar efter dubbletter.
- Justera kolumnrubriker och format först, så att samma fält matchar mellan filerna.
- En sammanslagen fil kan vara ren och ändå innehålla personer som redan finns i ditt CRM.
- Dedupely kombinerar kalkylblad med samma rubriker, slår samman dubbletter mellan dem och exporterar rensade poster.
Data kommer sällan i en och samma fil. Marknadsföringen har en lista från förra månadens evenemang, och en säljare har sina prospekt i ett eget kalkylblad. Ett regionkontor skickar sin kundlista innan CRM-införandet.
Varje fil kan se ren ut för sig. Lägger du ihop dem kan samma person dyka upp tre gånger, med olika e-postadress, stavning eller telefonformat i varje.
I det här inlägget ser du varför fil-för-fil-rensning missar dubletterna och hur du samordnar rubrikerna innan du slår ihop något. Du ser också hur du avgör vilka fält som bevisar en matchning, vilket värde som vinner och vad du ska kontrollera när datan når ditt CRM.
Varför rensning av varje fil för sig missar dubbletter
Kalkylverktyg tar bort dubbletter inom det område du väljer. En person som står en gång i eventlistan och en gång i säljlistan är unik i båda filerna. Ingen av rensningarna upptäcker dem.
Den överlappningen mellan filer är det som en städning fil för fil inte ser. Det är också där dubbletterna som når ditt CRM oftast kommer ifrån, eftersom varje fil klarar sin egen kontroll.
Samordna rubrikerna innan du kombinerar
Filer från olika team beskriver samma data på olika sätt. Innan du slår ihop dem, säkerställ att varje kolumn betyder samma sak i varje fil.
Ge varje fält ett namn
En fil har "Email", en annan "E-postadress" och en tredje "Jobb-e-post". Välj ett namn och använd det som rubrik i varje fil, så att rubrikerna blir likadana.
Det spelar roll eftersom många verktyg kombinerar filer efter rubrikens namn. Microsofts Power Query lägger till tabeller utifrån kolumnrubrikernas namn och lägger till tomma värden när en kolumn inte matchar. Två namn för ett fält blir två halvtomma kolumner.
Dela eller slå ihop fält så att de stämmer överens
En fil har "Fullständigt namn" och en annan har för- och efternamn i separata kolumner. Välj ett format och konvertera de andra filerna till det. Samma sak gäller "Företag" i en fil och "Kontonamn" i en annan.
Använd samma format
Telefonnummer med och utan landskod, extra mellanslag och blandade versaler hindrar två värden från att matcha. Åtgärda dem i varje fil först. Vårt inlägg om verktyg för att rensa en CSV-fil före en import behandlar hur kalkylbladsappar och andra verktyg hanterar detta.
Lägg till en kolumn för källan
Lägg till en kolumn som anger vilken fil varje rad kommer från. Den hjälper dig att senare avgöra vilket värde som vinner, och gör det möjligt att spåra en sammanslagen rad tillbaka till sin fil.
| Evenemangslista | Försäljningskalkylblad | Lista över filialer | Kombinerad rubrik |
|---|---|---|---|
| E-postadress | (inga) | E-post | E-post |
| Fullständigt namn | Förnamn, efternamn | Namn | Förnamn, Efternamn |
| Organisation | Företag | Kontonamn | Företag |
| (inga) | Telefon | Mobil | Telefon |
| (inga) | (inga) | (inga) | Källfil |
Slå ihop filerna till en lista
När rubrikerna stämmer ihop staplar du filerna till en lista. I Excel kombinerar Power Querys Append raderna i två eller flera tabeller till en. I Google Sheets hämtar funktionen IMPORTRANGE ett cellområde från ett annat kalkylblad.
IMPORTRANGE hämtar ett område till ett kalkylblad; det staplar inte alla källor eller tar bort dubbletter av sig självt. Justera kolumnerna, kombinera de importerade områdena till en tabell och tillämpa sedan besluten om matchning och sammanslagning.
För några små filer fungerar det också att klistra in en under den andra. Oavsett vad du använder, arbeta med en kopia och lämna originalfilerna orörda.
Bestäm vilka fält som bevisar en matchning
Börja med de uppenbara dubbletterna: exakta träffar på e-post för personer eller webbdomän för företag. Där är du mest säker på att slå ihop.
Titta sedan på rader utan en delad e-postadress. Namn plus företag, eller namn plus telefon, kan fånga samma person som är registrerad på olika sätt. Vår guide till vilka fält som ska matchas går igenom när var och en är stark och när den vilseleder.
Vad som räknas som dubblett varierar från fall till fall. En filial kan behandla en person på två platser som två kontakter, medan försäljningen ser en. Kom överens om det med de team som skickat filerna innan du slår ihop.
Bestäm vilket värde som vinner innan du tar bort något
Att ta bort dubbletter av rader raderar data. Om raden du förlorar var den enda som hade telefonnumret, så är det numret borta.
Avgör fält för fält vilket värde som ska behållas. Källkolumnen hjälper här: du kanske litar på filiallistan för telefonnummer och eventlistan för jobbtitlar.
- Senaste värde: användbart när filer har samlats in vid olika tidpunkter.
- Mest komplett värde: användbart när en fil har fullständigare poster.
- Värde från en betrodd fil: användbart när ett team äger ett fält, till exempel faktureringskontakter.
Oavsett vad du väljer får ett tomt värde aldrig ersätta ett värde som finns på en annan rad.
Kontrollera den rensade listan mot ditt CRM
En sammanslagen fil kan vara fri från dubbletter och ändå innehålla personer som redan finns i ditt CRM. De kan finnas där under en annan e-postadress eller med ett felstavat namn.
Efter importen, leta efter dubbletter i CRM med samma fält som du matchade på i filen. Listor från evenemang och leverantörer är en vanlig källa till dessa, vilket vi går igenom i hur event- och köpta listor skapar dubbletter i CRM.
Om du importerar flera filer i månaden, kom överens om vem som kombinerar och kontrollerar dem. När alla importerar sin egen fil hamnar överlappningen mellan dem i CRM.
Flera kalkylblad, en ren lista
| Steg | Vad du ska besluta |
|---|---|
| Rubriker | Ett namn och en form för varje fält, plus en källkolumn |
| Format | Ett format för telefon, namn, länder och mellanslag |
| Kombinera | En lista, med originalfilerna orörda |
| Matchning | Uppenbara dubbletter först, sedan namn med företag eller telefon |
| Slå samman | Vilket värde som vinner i varje fält, där tomma fält aldrig vinner |
| CRM | Vilka fält som ska matchas när posterna har importerats |
Så hittar Dedupely dubbletter i dina kalkylblad
I Dedupely kan du slå ihop flera kalkylblad till en lista när de har samma rubriker, och CSV-uppladdningar är obegränsade. Du bygger dubblettsökningar över de sammanslagna raderna, ställer in regler för vilket värde som vinner, förhandsgranskar varje sammanslagning och laddar ner de rensade posterna. När posterna finns i ditt anslutna CRM hittar Dedupely dubbletter mot dina befintliga poster även där.
Rensa överlappningen innan den når CRM:et
Dubbletter över kalkylblad gömmer sig i överlappet mellan filer. Om varje fil rensas för sig lämnas överlappet orört, så samma person når CRM två eller tre gånger.
Att samordna rubrikerna, slå ihop filerna och välja vilket värde som gäller gör flera listor till en. En kontroll i CRM:en efter importen fångar upp de personer som redan fanns.
Källor: Microsoft: Append queries; Google: IMPORTRANGE.
Vanliga frågor
Hur hittar jag dubbletter i flera Excel-filer?
Slå ihop filerna till en tabell först och sök sedan dubbletter i den sammanslagna listan. Byt namn på kolumner så att samma fält har samma rubrik i alla filer, eftersom Power Query lägger till tabeller efter rubriknamn. Lägg till en kolumn för källfilen och matcha sedan på e-post eller namn med företag.
Kan Google Sheets hitta dubbletter över olika kalkylblad?
Inte direkt, eftersom Ta bort dubbletter arbetar på det intervall du väljer. Samla först datan i ett blad, till exempel med funktionen IMPORTRANGE, som importerar ett cellintervall från ett annat kalkylblad. När alla rader finns i ett intervall kan du leta efter dubbletter bland dem.
Hur kombinerar jag kalkylblad med olika kolumnrubriker?
Byt namn på kolumnerna så att varje fält har ett namn i alla filer, och slå sedan ihop dem. Dela upp eller slå ihop fält som har olika form, till exempel ett helt namn mot för- och efternamn. Kolumner med olika namn stämmer inte överens, så den sammanslagna listan får halvtomma kolumner.
Vilken kolumn ska jag använda för att hitta dubbletter mellan kalkylblad?
Börja med e-post för personer och webbdomän för företag, eftersom exakta träffar där är minst tvivelaktiga. För rader utan delad e-post kombinerar du fält som namn plus företag eller namn plus telefon. Vad som räknas som dubblett avgörs från fall till fall, så kom överens om det med de team som skickade filerna.
Ska jag ta bort dubbletter innan eller efter import till ett CRM?
Gör båda: rensa det sammanslagna kalkylbladet innan importen, så att filen inte tar med egna dubbletter. Kontrollera sedan CRM:et efter importen. En ren fil kan fortfarande innehålla personer som redan finns där under en annan e-postadress eller ett felstavat namn.
Eller registrera dig med Google
HubSpot Marketplace 
