TL;DR
- En ny integration kan kopiera CRM-dubbletter till alla verktyg den kopplas till.
- Synkar som matchar poster en-till-en kanske inte vet vilken dubblett de ska välja.
- Städa de objekt och fält som integrationen läser innan den första synkroniseringen.
- Efter lansering, bevaka posterna som integrationen skapar under de första veckorna.
- Dedupely hjälper dig att slå samman dubbletter före lansering och hitta nya efter driftsättning.
En ny integration kommer oftast med ett lanseringsdatum. En synkning mot ett annat CRM, ett faktureringssystem, ett datalager eller en AI-assistent är redo att kopplas upp. CRM:et är ofta det sista någon kontrollerar.
Där skapar dubbletter problem. När poster börjar flyttas följer varje dubblett med, och att åtgärda den innebär att göra det på två ställen.
I det här inlägget ser du vad som händer när en synk möter dubbletter och vad som ska rensas innan första synken. Du ser också hur du planerar sammanslagningar kring post-ID:n och vad du ska hålla koll på när integrationen är igång.
Varför dubbletter spelar större roll när poster börjar röra sig
I ett CRM delar en dubblett upp kundens historik. När en integration för över den finns delningen i två system, och vart och ett bygger vidare på den.
En senare sammanslagning måste nå båda sidor. Om den bara sker i ett system kan det andra behålla den gamla posten eller tappa kopplingen till den nya. Vårt inlägg om dedublicering över anslutna verktyg tar upp var varje typ av data ska rensas.
Vad händer när en synkronisering möter dubbletter
Synkroniseringen väljer en post
Många synkroniseringar matchar poster en mot en med hjälp av ett nyckelfält, som e-post eller ett ID. När två poster delar den nyckeln måste synkroniseringen välja.
HubSpot dokumenterar detta för Salesforce-leads och -kontakter som delar en e-postadress. Vid första matchningen används den första post Salesforce returnerar, utan garanterad ordning. Senare kan den synkas med den senast uppdaterade Salesforce-posten. Konkurrerande poster kan skriva över HubSpot-kontakten upprepade gånger, vilket är en anledning att lösa dubbletterna före lansering.
Dubbletter kopieras till den andra sidan
Synkroniseringar som skapar poster för över varje dublett. En kund som finns två gånger i CRM:et kan hamna två gånger i faktureringen och två gånger i e-postverktyget. Rapporter byggda på datalagret räknar dem då också två gånger.
Vissa lanseringar stoppas tills posterna är unika
Vissa integrationer kräver en post per kund innan de över huvud taget kan köras. Andra körs, men de personer som är beroende av dem märker felen först.
AI-verktyg läser och skriver även poster
AI-assistenter och berikningsbotar svarar utifrån de poster de hittar och kan skapa nya. Vi tar upp det i hur dubblettposter stör AI-verktygen i ert CRM.
Vad du ska städa före den första synkroniseringen
Före lanseringen, fokusera på vad integrationen läser, skriver och matchar på. Resten av CRM:et kan följa i sin egen takt.
Hitta fältet som integrationen matchar på
Fråga leverantören eller kontrollera inställningen: vilket fält avgör att två poster är samma? Kontrollera sedan att det är ifyllt och bara finns på en post. Poster med tomt nyckelfält är lika riskabla som dubbletter.
Slå ihop de uppenbara dubbletterna först
Börja med exakta matchningar på nyckelfältet, till exempel samma e-post eller samma domän. Granska sedan närliggande matchningar för de objekt som integrationen använder.
Vad som räknas som dubblett avgörs från fall till fall. Ett faktureringssystem kan behöva två företagsposter för två juridiska personer som säljteamet ser som ett konto.
Bestäm vilket värde som gäller i synkade fält
De fält som en integration skickar behöver störst omsorg vid en sammanslagning. Ägare, livscykelstadie, prenumerationsstatus och faktureringsuppgifter skickas till det andra systemet, så det vinnande värdet spelar roll två gånger.
| Integration | Vad du ska kontrollera före lansering |
|---|---|
| Synkronisering mellan CRM | Dubbletter på båda sidor, och fältet som länkar dem |
| E-post eller marknadsföringsverktyg | Kontakter som delar e-post, och prenumerationsstatus för var och en |
| Fakturerings- eller ekonomisystem | Företag och faktureringskontakter, samt ID:n som det andra systemet ska lagra |
| Datalager | Post-ID:n, eftersom rapporterna kopplas via dem |
| AI-assistent eller berikningsverktyg | Kontakter och företag den läser, och fältet den använder för att hitta dem |
Planera sammanslagningar kring post-ID:n
Många integrationer lagrar CRM:ens post-ID. I vissa CRM-system ändrar en sammanslagning det ID:t. HubSpot skapar till exempel som standard ett nytt post-ID för den sammanslagna posten.
Om du slår samman före den första synkroniseringen lagrar integrationen de överlevande ID:na från början. Sammanslagning efter lansering kan göra att det andra systemet pekar på ett gammalt ID.
Efter lansering, håll koll på vad integrationen skapar
Även en ren lansering kan skapa dubletter senare. En integration som inte kan hitta en post under en något annorlunda e-postadress kan skapa en ny.
Under de första veckorna, titta på nya poster per källa och kontrollera om integrationen lägger till personer eller företag du redan hade. Om den gör det, åtgärda mappningen eller nyckelfältet. Vårt inlägg om återkommande duplikat från CRM-integrationer tar upp vad man gör när de fortsätter att komma tillbaka.
Migreringar fungerar på samma sätt i större skala, vilket vår guide om deduplicering före, under och efter en CRM-migrering täcker.
Så gör Dedupely ditt CRM redo för en ny integration
Använd Dedupely före lansering för att hitta bekräftade dubbletter i de objekt som din integration läser. Ange vilka värden som ska överleva och förhandsgranska en liten batch. För ett konfigurerat och stött synkat par HubSpot–Salesforce kontrollerar du inställningen för parvis sammanslagning innan du slår samman på båda sidor. Efter lansering granskar du posterna som integrationen skapar och kontrollerar hur den följer sammanslagna ID:n.
Rensa en gång, innan posterna börjar flyttas
En integration sprider de dubbletter som redan finns i ditt CRM. Varje en blir ett problem i två system, och vissa lanseringar kan inte starta förrän den är åtgärdad.
Att rensa det integrationen läser före första synkningen håller arbetet litet. Att följa de första veckorna efter lansering fångar det integrationen lägger till på egen hand.
Källor: HubSpot: Lös dubblettposter i Salesforce som synkar med HubSpot.
Vanliga frågor
Bör du rensa CRM-data innan du integrerar ett nytt verktyg?
Ja, åtminstone de objekt och fält som integrationen läser och matchar på. Dubbletter kopieras till det nya verktyget, och en synkronisering kan koppla fel post när två delar ett nyckelfält. Att rensa först innebär också att integrationen lagrar de överlevande post-ID:na från början.
Varför skapar min integration dubblettposter?
Ofta för att den inte hittar en befintlig post. Om nyckelfältet den matchar på är tomt, formaterat på annat sätt eller stavat annorlunda skapar integrationen en ny post. Kontrollera vilket fält den använder, rätta mappningen och granska nya poster per källa under de första veckorna.
Vad händer med dubbletter när två CRM synkroniseras?
Synkroniseringen kan koppla bara en av dem. I integrationen mellan HubSpot och Salesforce synkar HubSpot till exempel med den första matchande post som Salesforce returnerar, i godtycklig ordning. Den andra dubbletten förblir okopplad, och sammanslagning på bara ena sidan kan bryta kopplingen mellan de två systemen.
Ändrar sammanslagning av poster deras ID?
I vissa CRM-system, ja. Som standard skapar HubSpot ett nytt post-ID för den sammanslagna posten, vilket kan lämna en integration som pekar på ett gammalt ID. Slå ihop före första synkroniseringen om du kan, och kontrollera vilka anslutna verktyg som lagrar post-ID innan en stor sammanslagning.
Hur testar du en integration för dubbletter?
Kör en testsynkronisering på ett litet urval poster, helst i en sandlåda. Ta med personer och företag som redan finns i CRM:et och kontrollera om integrationen matchar dem eller skapar nya poster. Åtgärda nyckelfältet eller mappningen innan full lansering.
Eller registrera dig med Google
Pipedrive Marketplace 
