TL;DR
- Försäkrings- och fastighetskunder återkommer ofta år senare, med nya e-postadresser, telefonnummer eller adresser.
- Offertformulär och annonsportaler kan skapa en ny kontakt för varje förfrågan.
- Handläggare och säljare som lägger till samma person separat skapar dubbletter med olika ägare.
- Om hushållsmedlemmar delar en CRM-post avgörs från fall till fall av varje team.
- Dedupely hittar dubblettkunder och leads oavsett källa och behåller deras historik vid sammanslagning.
En försäkringskund förnyar varje år och lägger till en försäkring när den köper bil eller bostad. En fastighetskund köper, säljer och rekommenderar sedan en vän år senare. Båda verksamheterna bygger på relationer som håller över tid.
Det är också därför deras CRM fylls med dubbletter. Varje offertförfrågan, portalförfrågan och agentens kontaktlista kan lägga till samma person igen, ofta med uppgifter som ändrats sedan sist.
I det här inlägget ser du var dessa dubbletter kommer ifrån och vad som räknas som en för kunder och hushåll. Du ser också hur du avgör ägarskap och var du bör börja. Inlägget handlar om personer och hushåll; försäkrings- och annonsposter tas inte upp här.
Varför försäkring och fastighetsförmedling delar samma problem
De två branscherna säljer olika saker, men deras CRM-system ser likadana ut. Människor kontaktas många gånger, via många kanaler, och agenter eller producenter lägger ofta till kontakter själva. Kunder återkommer dessutom efter långa uppehåll, när deras uppgifter har ändrats.
Var och en av dessa skapar dubbletter. Tillsammans gör de det svårt att se att dagens nya lead är en kund från för flera år sedan.
Var duplikat kommer från
Varje teams upplägg är olika, så blandningen av källor varierar. Dessa fyra förekommer ofta.
Offertformulär och leadleverantörer
En prospekt begär en biloffert och sedan en hemförsäkringsoffert en månad senare, och varje formulär skapar ett nytt lead. Köpta leads från externa leverantörer kan upprepa personer som redan bett om en offert. Varje formulär skapar en ny post när det inte hittar den befintliga.
Annonsportaler och bostadsförfrågningar
Köpare bläddrar i många annonser och frågar om flera av dem. Varje förfrågan kan nå CRM som en ny kontakt, ibland från en annan portal eller med en annan e-postadress.
Agenter och förmedlare som lägger till egna kontakter
Mäklare importerar sina telefonkontakter, sitt nätverk eller en lista från en tidigare mäklarfirma. När två mäklare känner samma person får CRM:et två poster med två ägare. Routningsregler och regler för ägarskap kan göra detta värre när leads tilldelas innan någon kontrollerar om en post redan finns.
Kunder som återvänder år senare
En kund som återkommer efter flera år kan ha flyttat, gift sig, bytt namn eller bytt e-postadress. Den gamla posten innehåller historiken, men inget i den stämmer med den nya förfrågan. Dataförfall och dubbletter matar varandra på detta sätt i alla CRM, och långa kundcykler gör det mer sannolikt.
Försäkring och fastigheter sida vid sida
| Försäkringsbyråer | Fastighetsteam | |
|---|---|---|
| Varifrån nya personer kommer | Offertformulär, leadleverantörer, hänvisningar | Annonsportaler, visningar och hänvisningar |
| Vem lägger till kontakter manuellt | Producenter och kontoansvariga | Agenter och assistenter |
| Varför kunder återkommer | Förnyelser, nya försäkringar, livsförändringar | Ett nytt köp, en försäljning, en investeringsfastighet |
| Matcha först på | Exakt e-post, sedan namn med telefon | Exakt e-post, sedan namn med mobilnummer |
| Se upp för | Hushållsmedlemmar på en försäkring | Medköpare och fastighetsadresser |
Vad som räknas som dubblett för kunder och hushåll
Vad som räknas som dublett avgörs från fall till fall. Det som en byrå eller ett team ser som dublett kanske inte ett annat gör.
Samma person via två kanaler
En klient som fyllt i ett offertformulär och även lagts till av en producent är en person i två poster. Det är den tydligaste dubbletten, och den bör slås samman först.
Hushåll, makar och medköpare
Makar på samma försäkring eller medköpare av samma bostad delar ofta adress, telefon och ibland e-post. Vissa team har en post per person och kopplar dem; andra behandlar hushållet som en kund. Matchning av personer i hushåll följer andra regler än matchning av affärskontakter.
En person i flera roller
En köpare som senare säljer är fortfarande en person. Det gäller även en kund med bil-, hem- och livförsäkringar. Många team behåller en kontakt och följer varje köp, försäljning eller försäkring separat, så en andra roll är ingen anledning till en andra post.
Företag, ägare och partners
En kommersiell kund och dess ägare, eller en investerare och bolaget som äger deras fastigheter, kan dela namn och adress. De är relaterade poster som ser ut som dubbletter. Långivare, besiktningsmän och andra partners som många mäklare lägger till är värda en separat sökning.
Bestäm vem som äger posten innan du slår ihop
I båda branscherna är ägaren av en post ofta kopplad till provisioner eller en kundportfölj. Om två poster med två ägare slås samman förlorar en av dem kontakten.
- Kom överens om ägarregeln: till exempel behåller registrerad agent eller producent kunden, eller så vinner ägaren till den äldsta posten.
- Tilldela om poster från personer som har slutat: ge dem en aktuell ägare innan sammanslagning, så att en inaktiv ägare inte vinner.
- Behåll den ursprungliga leadkällan: den visar vilken kanal eller vilken återförsäljarpartner som först förde in kunden.
Dessa beslut är lika mycket affärsbeslut som datarelaterade. Se till att de som förvaltar agenter eller producenter är överens innan första sammanslagningen.
Var städningen ska börja
Börja smått och säkert, och arbeta sedan mot de matchningar som kräver bedömning.
Slå samman exakta e-postmatchningar först
Poster med samma e-postadress är enklast att bedöma. Granska grupper som delar en hushållsadress innan du slår ihop dem.
Matcha sedan på namn med telefon
Återkommande kunder har ofta en ny e-postadress, så namn med mobilnummer hittar många av dem. Telefonnummer som lagrats i olika format bör ändå matcha när formateringen ignoreras.
Bestäm vilka värden som vinner
För många fält är det nyaste värdet rätt: aktuell adress, telefon och e-post. Avregistreringar och kommunikationsinställningar kräver extra försiktighet, eftersom en förlorad sådan innebär att man kontaktar någon som bett om att få slippa.
Avvisa bara det du är säker på
Hushållsmedlemmar som du håller isär kommer fortsätta dyka upp som träffar. Avvisa en träff först när du är säker på att det inte är en dubblett, eftersom den inte dyker upp igen i senare sökningar.
Så håller Dedupely en post per kund över åren
Dedupely fungerar med CSV-filer och stödda CRM-kopplingar, inklusive HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Close, Nimble och Google Contacts. Det kopplar inte till alla försäkrings- eller fastighetsplattformar. För stödda kontaktposter väljer du överenskommen ägare, granskar hushållsmatchningar och förhandsgranskar varje sammanslagning. Testa stödda aktiviteter och kopplingar före en massrensning.
Långa relationer förtjänar en post
Försäkrings- och fastighetsteam vinner genom att behålla kunder i åratal. Samma styrka fyller CRM med dubbletter, eftersom människor återkommer via nya kanaler med nya uppgifter, och flera mäklare kan känna dem.
Att enas om vad som räknas som dubblett, vem som äger posten och vilka värden som gäller gör att historiken blir en post per kund igen. Nästa gång en tidigare kund hör av sig kan den som svarar se hela relationen.
Vanliga frågor
Hur hanterar försäkringsbolag dubbletter av kundposter?
Många byråer börjar med att slå ihop kunder med samma e-post och matchar sedan på namn och telefon för att fånga kunder som bytt e-post. Innan sammanslagning enas de om vilken producent som äger kunden och vilka värden som gäller. Hushållsmedlemmar på en gemensam försäkring granskas separat, eftersom vissa byråer har varje person på sin egen post.
Hur hanterar du dubbletter av kontakter i ett CRM för fastigheter?
Börja med exakta e-postmatchningar och matcha sedan namn med mobilnummer för att hitta tidigare kunder som återkommit med en ny e-postadress. Kom överens om vilken säljare som behåller kontakten innan du slår samman. Var försiktig med adressmatchningar, eftersom en fastighetsadress under årens lopp kan ha tillhört flera orelaterade köpare och säljare.
Ska makar på samma försäkring dela en CRM-post?
Det beror på fallet: vissa team har en post per make, kopplade som ett hushåll, så att varje persons preferenser förblir synliga. Andra behandlar hushållet som en kund. Välj ett synsätt, tillämpa det överallt och avvisa matchningar mellan makar som du håller isär.
Är en köpare som senare säljer en dubblettkontakt?
Nej, en köpare som senare säljer är en person med två transaktioner. Många team håller en kontakt och spårar varje köp eller försäljning separat. En dublett uppstår när den andra transaktionen skapar en ny kontakt, till exempel för att kunden använde en ny e-postadress.
Vem ska äga en kontakt som två säljare har lagt in?
Ert team bestämmer, helst innan någon sammanslagning. Vanliga regler är att agenten eller säljaren som registrerats för kunden behåller kunden, eller att ägaren till den äldsta posten vinner. Skriv ner regeln och tillämpa den på varje sammanslagning, så att provisioner och relationer inte avgörs av vilken post som råkar överleva.
Eller registrera dig med Google
HubSpot-användare 
