Dedupely Intelligence
Résumé
- Les fiches sensibles sont les comptes clés, les grands comptes et les comptes VIP.
- Gardez les fiches sensibles hors des fusions en masse et automatiques, et examinez chaque ensemble vous-même.
- Vérifiez propriétaires, transactions ouvertes, contacts et identifiants d'intégration avant de fusionner un compte clé.
- Choisissez la valeur gagnante champ par champ quand le résultat d'une règle de fusion ne convient pas.
- Dedupely vous permet d'examiner les comptes clés, de choisir chaque valeur à la main et de prévisualiser chaque fusion.
La fusion en masse fonctionne parce qu'un même jeu de règles décide de milliers de fusions de la même façon. Pour la plupart des fiches, c'est exactement ce que vous voulez.
Certaines fiches sont à part. Vos plus gros clients, les comptes que la direction suit et les VIP que votre équipe gère personnellement portent plus d'historique, plus de personnes et plus d'argent. Une mauvaise valeur sur l'une d'elles se remarque, parfois par le client lui-même.
Dans cet article, vous verrez quelles fiches sont sensibles et pourquoi les règles seules ne leur suffisent pas. Vous verrez aussi comment les repérer avant un nettoyage, quoi vérifier dans chaque fusion et comment choisir les valeurs champ par champ.
Ce qui rend une fiche sensible
Les fiches sensibles sont celles où une mauvaise fusion coûte plus que le temps de la relire. Pour beaucoup d'équipes, cela fait trois groupes.
| Type | À quoi cela ressemble | Les enjeux |
|---|---|---|
| Comptes clés | Clients stratégiques avec un responsable de compte attitré | La relation, les renouvellements et les transactions d'expansion |
| Grands comptes | Les clients qui ont le plus de chiffre d'affaires, de contacts ou de transactions ouvertes | Pipeline, prévisions et nombreuses fiches liées |
| Comptes VIP | Les personnes ou entreprises qui bénéficient d'un traitement particulier, comme des dirigeants ou des partenaires | La confiance, et l'image que votre entreprise leur renvoie |
C'est à vous de décider quels comptes entrent dans chaque groupe. Notez la liste, ou mieux, stockez-la dans un champ CRM comme un niveau ou une case « compte clé ». Une recherche pourra alors la trouver.
Pourquoi les règles en masse ne leur suffisent pas
Une règle de fusion fait le même choix à chaque fois, comme garder l'e-mail le plus récent ou la fiche la plus ancienne. C'est ce qui la rend sûre à grande échelle. C'est aussi pourquoi elle peut manquer ce qu'un compte a de particulier.
C'est souvent dans les comptes clés que se logent les exceptions. Deux account managers peuvent se les partager, un contrat peut être sur la fiche la plus ancienne, ou une intégration peut pointer vers un identifiant précis. Une règle juste pour 10 000 fiches peut encore choisir le mauvais propriétaire sur le compte qui compte le plus.
Traitez chaque fusion comme définitive. Pour ces fiches, une personne doit regarder avant que quoi que ce soit ne fusionne.
Repérer vos fiches sensibles avant le nettoyage
Isolez les comptes clés avant la première fusion en masse. Partez de la liste ou du champ défini, et utilisez-le de deux façons.
- Gardez-les hors des fusions en masse et automatiques. Filtrez vos recherches principales pour que les fiches du palier clé n'y soient pas évaluées.
- Donnez-leur leur propre recherche. Une recherche distincte sur le même niveau affiche chaque ensemble de doublons qui touche un compte clé, pour les examiner un par un.
Vérifiez la liste auprès des propriétaires de ces comptes. Ils en ajouteront souvent quelques-uns que les données ne montrent pas, comme un nouveau client stratégique.
Que vérifier avant de fusionner un compte clé
Beaucoup d'équipes examinent à la main leurs plus gros comptes précisément pour cette raison. Une courte checklist par ensemble prend quelques minutes et repère les problèmes qu'une règle ne voit pas.
| Vérifier | Pourquoi c'est important |
|---|---|
| S'agit-il vraiment du même client ? | Filiales, bureaux régionaux et fiches partenaires portent souvent le même nom qu'un compte clé |
| Quelle fiche doit survivre ? | Son ID peut être référencé par la facturation, le support ou d'autres intégrations |
| Qui en est responsable, et qui fait partie de l'équipe du compte ? | Les changements de propriétaire sur un compte clé remontent vite à la direction |
| Où sont les transactions ouvertes et les renouvellements ? | Elles doivent finir sur la fiche conservée, avec le bon propriétaire |
| Quelles valeurs de contrat, de facturation et de palier sont les bonnes ? | Une mauvaise adresse de facturation ou un mauvais niveau peut affecter les factures et les niveaux de service |
| Y a-t-il un compte parent ou enfant ? | Les hiérarchies doivent parfois rester en l'état |
Si la réponse à la première question est non, le groupe n'est pas un doublon. Notre article sur fiches liées qui ressemblent à des doublons explique comment les séparer.
Choisir les valeurs gagnantes champ par champ
Pour la plupart des fusions, des règles décident quelle valeur est conservée dans chaque champ. Pour un compte clé, vous voudrez peut-être faire certains de ces choix à la main.
Ouvrez l'ensemble et passez en revue les champs qui comptent : propriétaire, adresse de facturation, niveau, étape du cycle de vie et tout champ lu par une intégration. Choisissez la bonne valeur pour ce compte, même si ce n'est pas celle que vos règles choisiraient.
Quand vous faites le même choix manuel sur plusieurs comptes clés, transformez-le en règle. Notre article sur fusionner des enregistrements CRM sans perdre de données explique comment fixer ces règles.
Prévisualiser, fusionner un par un, puis vérifier
Avant de fusionner, prévisualisez le résultat et comparez-le à votre checklist. Fusionnez les groupes sensibles un par un, pour que chaque résultat soit vu.
Après la fusion, ouvrez la fiche dans votre CRM. Vérifiez que les transactions, contacts et historique d'activités ont été transférés, et que le propriétaire est le bon. Puis informez le propriétaire du compte de ce qui a changé.
Le reste du nettoyage peut continuer autour de ces comptes. Notre article sur mener un gros nettoyage sans perturber les ventes explique comment procéder par étapes.
Comment Dedupely vous donne la main sur les fusions sensibles
Dans Dedupely, vous pouvez exclure les comptes clés de vos recherches principales, leur donner leur propre recherche et envoyer chaque ensemble en revue. Pour tout ensemble, vous pouvez ouvrir ses détails, choisir la valeur gagnante champ par champ et prévisualiser le résultat avant la fusion. Les fusions automatiques ne touchent jamais les ensembles en revue, exclus ou rejetés, vos comptes clés vous attendent donc.
Des règles pour la majorité, une personne pour les rares cas
Les règles en masse rendent possible un gros nettoyage, et traitent bien la plupart des fiches. Les comptes clés, grands comptes et VIP sont l'exception, car leur historique et leurs interlocuteurs ne rentrent pas dans une règle unique.
Les séparer avant le nettoyage permet de fusionner tout le reste à grande échelle. Examiner chacun, choisir les valeurs à la main au besoin et vérifier le résultat garde vos clients les plus importants exactement comme ils doivent être.
Questions fréquentes
Quelles fiches CRM sont sensibles lors d'une fusion ?
Comptes clés, grands comptes et comptes VIP sont les cas habituels, car ils concentrent revenus, contacts, transactions ouvertes ou attention de la direction. Un mauvais propriétaire ou une mauvaise valeur de facturation se remarque vite. Chacune de ces fusions mérite une relecture humaine.
Les comptes clés doivent-ils être fusionnés automatiquement ?
En général non. Filtrez-les hors de vos recherches principales pour que les fusions en masse et automatiques les sautent, et donnez-leur une recherche à part. Examinez chaque ensemble à la main et fusionnez-les un par un après un aperçu, pendant que le reste de votre base fusionne en masse.
Comment contrôler les valeurs conservées lors d'une fusion ?
Définissez des règles sur la fiche conservée et la valeur qui l'emporte dans chaque champ, comme l'e-mail le plus récent ou le propriétaire actuel. Pour les fiches sensibles, vous pouvez aussi choisir les valeurs à la main, champ par champ, pendant la fusion. Prévisualisez la fiche fusionnée avant de confirmer.
Que vérifier avant de fusionner un compte clé ?
Confirmez que les fiches sont le même client, et non une filiale ou une fiche partenaire. Vérifiez ensuite quel identifiant les intégrations utilisent, qui détient le compte, où se trouvent les transactions ouvertes et quelles valeurs de facturation, de contrat et de niveau sont justes. Demandez au propriétaire du compte de regarder avant de fusionner.
Que faire si deux fiches de comptes clés ne sont pas des doublons ?
Gardez-les séparées, et rejetez la correspondance une fois sûr, pour qu'elle ne revienne pas dans les recherches futures. Si elles sont liées, comme une société mère et une filiale, reliez-les en parent et enfant au lieu de les fusionner. La structure reste ainsi visible pour quiconque ouvre l'un ou l'autre compte.
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