Dedupely Intelligence
TL;DR
- Os registros sensíveis são as contas-chave, as contas grandes e as contas VIP.
- Mantenha os registros de alto risco fora das mesclagens em massa e automáticas, e revise cada grupo você mesmo.
- Verifique responsáveis, negócios abertos, contatos e ID de integração antes de mesclar uma conta-chave.
- Escolha o valor vencedor campo a campo quando o resultado de uma regra de mesclagem não estiver certo.
- O Dedupely permite revisar contas-chave, escolher cada valor à mão e visualizar a prévia de cada mesclagem.
A mesclagem em massa funciona porque um conjunto de regras decide milhares de mesclagens da mesma forma. Para a maioria dos registros, é exatamente isso que quer.
Alguns registros são diferentes. Os maiores clientes, as contas que a liderança acompanha e os VIP que a equipe trata pessoalmente têm mais histórico, mais pessoas e mais dinheiro. Um valor errado num deles nota-se, por vezes pelo próprio cliente.
Neste artigo, você vai ver quais registros contam como sensíveis e por que as regras sozinhas não bastam para eles. Você também vai ver como encontrá-los antes de uma limpeza, o que verificar em cada mesclagem e como escolher valores campo a campo.
O que torna um registro sensível
Os registros delicados são aqueles em que uma mesclagem errada custa mais do que o tempo de revisá-la. Para muitas equipes, são três grupos.
| Tipo | Como fica | O que está em jogo |
|---|---|---|
| Contas-chave | Clientes estratégicos com um gestor de conta atribuído | A relação, as renovações e os negócios de expansão |
| Grandes contas | Os clientes com mais receita, contatos ou negócios em aberto | Pipeline, previsões e muitos registros vinculados |
| Contas VIP | Pessoas ou empresas que recebem tratamento especial, como executivos ou parceiros | A confiança e a imagem que a sua empresa transmite |
Quais contas entram em cada grupo é decisão sua. Registre a lista por escrito ou, melhor ainda, guarde-a num campo do CRM, como um nível ou uma caixa de conta-chave. Assim uma pesquisa pode encontrá-la.
Porque é que as regras em massa não chegam para eles
Uma regra de mesclagem faz sempre a mesma escolha, como manter o email mais recente ou o registro mais antigo. É isso que a torna segura em grande escala. É também por isso que pode falhar o que uma conta tem que especial.
As contas-chave costumam ser onde moram as exceções. Dois gerentes de conta podem compartilhá-las, um contrato pode estar no registro mais antigo, ou uma integração pode apontar para um ID específico. Uma regra que serve para 10.000 registros ainda pode escolher o responsável errado na conta que mais importa.
Trate toda mesclagem como permanente. Para esses registros, uma pessoa deve olhar antes de qualquer mesclagem.
Encontre os seus registros sensíveis antes da limpeza
Separe as contas-chave antes da primeira mesclagem em massa. Parta da lista ou do campo que você definiu e use-o de duas formas.
- Mantenha-as fora das mesclagens em massa e automáticas. Filtre as pesquisas principais para que os registros do nível chave não sejam avaliados aí.
- Dê a elas uma pesquisa própria. Uma pesquisa à parte no mesmo nível mostra cada grupo de duplicados que toca uma conta-chave, para que você possa revisar cada um.
Confirme a lista com os responsáveis por essas contas. Muitas vezes acrescentam algumas que os dados não mostram, como um novo cliente estratégico.
O que verificar antes de mesclar uma conta importante
Muitas equipes revêm à mão as maiores contas exatamente por isso. Uma checklist curta por conjunto leva minutos e apanha os problemas que uma regra não vê.
| Verificar | Porque é importante |
|---|---|
| São mesmo o mesmo cliente? | Filiais, escritórios regionais e registros de parceiros compartilham muitas vezes o nome com uma conta-chave |
| Que registro deve sobreviver? | O seu ID pode ser referenciado pelo faturamento, suporte ou outras integrações |
| Quem é o responsável, e quem está na equipe da conta? | As mudanças de responsável numa conta importante chegam depressa à direção |
| Onde estão os negócios em aberto e as renovações? | Devem acabar no registro que fica, com o responsável certo |
| Quais valores de contrato, faturamento e nível estão corretos? | Um endereço ou nível de cobrança errado pode afetar faturas e níveis de serviço |
| Há uma conta-mãe ou filha? | As hierarquias podem ter de ficar como estão |
Se a resposta à primeira pergunta for não, o grupo não é um duplicado. O nosso artigo sobre registros relacionados que parecem duplicados explica como manter essas situações separadas.
Escolha os valores vencedores campo a campo
Na maioria das mesclagens, as regras decidem que valor permanece em cada campo. Para uma conta-chave, pode querer fazer algumas dessas escolhas à mão.
Abra o conjunto e percorra os campos que importam: responsável, endereço de cobrança, nível, estágio do ciclo de vida e qualquer campo que uma integração leia. Escolha o valor certo para esta conta, mesmo que não seja o que as suas regras escolheriam.
Quando você se pegar fazendo a mesma escolha manual em várias contas importantes, transforme-a numa regra. Nosso artigo sobre mesclar registros de CRM sem perder dados explica como definir essas regras.
Visualize a prévia, mescle um de cada vez e depois verifique
Antes de mesclar, veja a prévia do resultado e compare-o com sua checklist. Mescle os grupos delicados um a um, para que cada resultado seja revisado.
Depois da mesclagem, abra o registro no seu CRM. Verifique que os negócios, contatos e histórico de atividade passaram e que o responsável está certo. Depois diga ao responsável da conta o que mudou.
O resto da limpeza pode continuar à volta destas contas. O nosso artigo sobre fazer uma grande limpeza sem perturbar as vendas explica como fazê-lo por fases.
Como o Dedupely dá a você controle sobre mesclagens de alto risco
No Dedupely, você pode filtrar as contas importantes para fora das pesquisas principais, dar a elas uma pesquisa própria e enviar cada grupo para revisão. Em qualquer grupo, você pode abrir os detalhes, escolher o valor vencedor campo a campo e visualizar a prévia do resultado antes de mesclar. As mesclagens automáticas nunca tocam em grupos em revisão, excluídos ou rejeitados, então suas contas importantes esperam por você.
Regras para a maioria, uma pessoa para os poucos
As regras em massa são o que torna possível uma limpeza grande, e tratam bem a maioria dos registros. As contas-chave, grandes e VIP são a exceção, porque o seu histórico e as suas pessoas não cabem numa única regra.
Separá-los antes da limpeza permite mesclar todo o resto em escala. Revisar cada um, escolher valores manualmente quando necessário e conferir o resultado mantém seus clientes mais importantes exatamente como devem estar.
Perguntas frequentes
Que registros do CRM são sensíveis ao mesclar?
Contas-chave, grandes contas e contas VIP são as habituais, porque concentram mais receita, contatos, negócios abertos ou atenção da diretoria. Um responsável ou valor de cobrança errado numa delas é notado depressa. Cada uma dessas mesclagens merece a revisão de uma pessoa.
As contas-chave devem ser mescladas automaticamente?
Normalmente não. Filtre-os para fora das suas pesquisas principais para que as mesclagens em massa e automáticas os ignorem, e dê a eles uma pesquisa própria. Revise cada conjunto à mão e mescle um de cada vez, depois de uma prévia, enquanto o resto da sua base de dados é mesclado em massa.
Como controlar que valores sobrevivem a uma mesclagem?
Defina regras sobre qual registro permanece e qual valor ganha em cada campo, como o email mais recente ou o responsável atual. Para registros sensíveis, você também pode escolher valores à mão, campo a campo, durante a mesclagem. Veja a prévia do registro mesclado antes de confirmar.
O que deve verificar antes de mesclar uma conta-chave?
Confirme que os registros são do mesmo cliente, e não de uma subsidiária ou de um registro de parceiro. Depois verifique qual ID de registro as integrações usam, quem é o responsável pela conta, onde estão os negócios em aberto e quais valores de faturamento, contrato e nível estão corretos. Peça ao responsável pela conta que veja antes de mesclar.
O que fazer se dois registros de contas-chave não forem duplicados?
Mantenha-as separadas, e rejeite a correspondência quando tiver certeza, para que ela não volte em pesquisas futuras. Se forem relacionadas, como uma empresa-mãe e uma subsidiária, vincule-as como mãe e filha em vez de mesclá-las. Assim a estrutura fica visível para quem abrir qualquer uma das contas.
Ou cadastre-se com o Google