Dedupely Intelligence
TL;DR
- Heikle Datensätze sind Key Accounts, große Accounts und VIP-Accounts.
- Halten Sie heikle Datensätze aus Bulk- und automatischen Merges heraus und prüfen Sie jede Gruppe selbst.
- Prüfen Sie Owner, offene Deals, Kontakte und Integrations-IDs, bevor Sie einen Schlüssel-Account zusammenführen.
- Wählen Sie den Gewinnerwert Feld für Feld, wenn das Ergebnis einer Merge-Regel nicht stimmt.
- Mit Dedupely prüfen Sie Key Accounts, wählen jeden Wert von Hand und sehen jeden Merge vorab.
Bulk-Merges funktionieren, weil ein Regelwerk Tausende Merges auf dieselbe Weise entscheidet. Für die meisten Datensätze ist genau das gewollt.
Einige Datensätze sind anders. Ihre größten Kunden, die Accounts, auf die die Führung schaut, und die VIPs, die Ihr Team persönlich betreut, tragen mehr Historie, mehr Personen und mehr Geld. Ein falscher Wert bei einem davon fällt auf, manchmal dem Kunden selbst.
In diesem Beitrag sehen Sie, welche Datensätze als heikel gelten und warum Regeln allein für sie nicht reichen. Sie sehen auch, wie Sie sie vor einer Bereinigung finden, was Sie bei jedem Merge prüfen und wie Sie Werte Feld für Feld wählen.
Was einen Datensatz heikel macht
Heikle Datensätze sind die, bei denen ein falscher Merge mehr kostet als die Prüfung. Für viele Teams sind das drei Gruppen.
| Typ | So sieht es aus | Was auf dem Spiel steht |
|---|---|---|
| Schlüsselaccounts | Strategische Kunden mit einem festen Account Manager | Die Beziehung, Verlängerungen und Expansion-Deals |
| Große Accounts | Die Kunden mit dem meisten Umsatz, den meisten Kontakten oder offenen Deals | Pipeline, Prognosen und viele verknüpfte Datensätze |
| VIP-Accounts | Personen oder Firmen mit Sonderbehandlung, etwa Führungskräfte oder Partner | Vertrauen und wie Ihr Unternehmen auf sie wirkt |
Welche Accounts in welche Gruppe fallen, entscheiden Sie. Schreiben Sie die Liste auf oder, besser, speichern Sie sie in einem CRM-Feld wie einer Stufe oder einem Key-Account-Kästchen. Dann kann eine Suche sie finden.
Warum Bulk-Regeln für sie nicht reichen
Eine Merge-Regel trifft jedes Mal dieselbe Wahl, etwa die neueste E-Mail oder den ältesten Datensatz zu behalten. Das macht sie im großen Maßstab sicher. Deshalb kann sie aber auch übersehen, was an einem Account besonders ist.
Wichtige Accounts sind oft der Ort der Ausnahmen. Zwei Account Manager teilen sie sich vielleicht, ein Vertrag liegt auf dem älteren Datensatz, oder eine Integration zeigt auf eine bestimmte ID. Eine Regel, die für 10.000 Datensätze stimmt, kann beim wichtigsten Account trotzdem den falschen Owner wählen.
Behandeln Sie jeden Merge als endgültig. Bei diesen Datensätzen sollte sich vor dem Mergen eine Person das ansehen.
Heikle Datensätze vor der Bereinigung finden
Trennen Sie Key Accounts vor dem ersten Bulk-Merge ab. Gehen Sie von der definierten Liste oder dem Feld aus und nutzen Sie sie auf zwei Arten.
- Halten Sie sie aus gesammelten und automatischen Merges heraus. Filtern Sie Ihre Hauptsuchen so, dass Datensätze der Key-Stufe dort nicht bewertet werden.
- Geben Sie ihnen eine eigene Suche. Eine eigene Suche auf derselben Stufe zeigt jede Duplikatgruppe, die einen Key Account berührt, damit Sie jede prüfen können.
Gleichen Sie die Liste mit den Ownern dieser Accounts ab. Sie ergänzen oft einige, die die Daten nicht zeigen, etwa einen neuen strategischen Kunden.
Was Sie vor dem Merge eines wichtigen Accounts prüfen sollten
Genau deshalb prüfen viele Teams ihre größten Accounts von Hand. Eine kurze Checkliste pro Gruppe dauert Minuten und findet die Probleme, die eine Regel nicht sieht.
| Prüfen | Warum es wichtig ist |
|---|---|
| Handelt es sich wirklich um denselben Kunden? | Tochtergesellschaften, Regionalbüros und Partnerdatensätze tragen oft denselben Namen wie ein Key Account |
| Welcher Datensatz sollte bleiben? | Seine ID kann von Abrechnung, Support oder anderen Integrationen referenziert sein |
| Wem gehört er, und wer ist im Account-Team? | Owner-Wechsel bei einem wichtigen Account erreichen schnell die Leitung |
| Wo sind die offenen Deals und Verlängerungen? | Sie sollten auf dem verbleibenden Datensatz landen, mit dem richtigen Owner |
| Welche Vertrags-, Abrechnungs- und Stufenwerte sind richtig? | Eine falsche Rechnungsadresse oder Stufe kann Rechnungen und Service-Level beeinflussen |
| Gibt es einen Parent- oder Child-Account? | Hierarchien müssen vielleicht bleiben, wie sie sind |
Lautet die Antwort auf die erste Frage nein, ist die Gruppe kein Duplikat. Unser Beitrag zu verwandte Datensätze, die wie Duplikate aussehen zeigt, wie sich diese auseinanderhalten lassen.
Die gewinnenden Werte Feld für Feld wählen
Bei den meisten Merges entscheiden Regeln, welcher Wert in jedem Feld bleibt. Bei einem Key Account möchten Sie manche dieser Entscheidungen vielleicht von Hand treffen.
Öffnen Sie die Gruppe und gehen Sie die wichtigen Felder durch: Owner, Rechnungsadresse, Stufe, Lifecycle-Phase und jedes Feld, das eine Integration liest. Wählen Sie den Wert, der für diesen Account richtig ist, auch wenn Ihre Regeln einen anderen wählen würden.
Wenn Sie bei mehreren wichtigen Accounts dieselbe manuelle Entscheidung treffen, machen Sie eine Regel daraus. Unser Beitrag über CRM-Datensätze zusammenführen, ohne Daten zu verlieren erklärt, wie Sie diese Regeln festlegen.
Vorschau ansehen, einzeln zusammenführen, dann prüfen
Sehen Sie sich vor dem Merge das Ergebnis an und gleichen Sie es mit Ihrer Checkliste ab. Führen Sie heikle Gruppen einzeln zusammen, damit jedes Ergebnis geprüft wird.
Öffnen Sie nach dem Merge den Datensatz in Ihrem CRM. Prüfen Sie, ob Deals, Kontakte und Aktivitätsverlauf übernommen wurden und der Owner stimmt. Sagen Sie dann dem Account-Owner, was sich geändert hat.
Der Rest der Bereinigung kann um diese Accounts herum weiterlaufen. Unser Beitrag über eine große Bereinigung ohne Störung des Vertriebs erklärt, wie Sie es in Phasen angehen.
Wie Dedupely Ihnen Kontrolle über heikle Merges gibt
In Dedupely können Sie wichtige Accounts aus Ihren Hauptsuchen herausfiltern, ihnen eine eigene Suche geben und jede Gruppe zur Prüfung schicken. Bei jeder Gruppe können Sie die Details öffnen, den gewinnenden Wert Feld für Feld wählen und das Ergebnis vor dem Merge ansehen. Automatische Merges rühren Gruppen in Prüfung, ausgeschlossene oder abgelehnte nie an, Ihre wichtigen Accounts warten also auf Sie.
Regeln für die meisten, ein Mensch für die wenigen
Massenregeln machen eine große Bereinigung erst möglich und behandeln die meisten Datensätze gut. Key, große und VIP-Accounts sind die Ausnahme, weil ihre Historie und ihre Ansprechpartner nicht in eine einzige Regel passen.
Wenn Sie sie vor der Bereinigung abtrennen, lässt sich alles andere im großen Stil zusammenführen. Jeden einzeln prüfen, Werte bei Bedarf von Hand wählen und das Ergebnis kontrollieren hält Ihre wichtigsten Kunden genau so, wie sie sein sollen.
Häufige Fragen
Welche CRM-Datensätze sind beim Zusammenführen heikel?
Key Accounts, große Accounts und VIP-Accounts sind die üblichen, da sie den meisten Umsatz, die meisten Kontakte, offenen Deals oder Aufmerksamkeit der Geschäftsleitung tragen. Ein falscher Owner oder Rechnungswert fällt bei ihnen schnell auf. Jeder dieser Merges verdient eine menschliche Prüfung.
Sollten Schlüssel-Accounts automatisch zusammengeführt werden?
Meist nicht. Filtern Sie sie aus Ihren Hauptsuchen heraus, damit Bulk- und automatische Merges sie überspringen, und geben Sie ihnen eine eigene Suche. Prüfen Sie jede Gruppe von Hand und führen Sie sie nach einer Vorschau einzeln zusammen, während der Rest Ihrer Datenbank per Bulk-Merge zusammengeführt wird.
Wie steuern Sie, welche Werte einen Merge überstehen?
Legen Sie Regeln fest, welcher Datensatz bleibt und welcher Wert in jedem Feld gewinnt, etwa die neueste E-Mail oder der aktuelle Owner. Bei heiklen Datensätzen können Sie Werte auch während des Merge von Hand wählen, Feld für Feld. Prüfen Sie den zusammengeführten Datensatz in der Vorschau, bevor Sie bestätigen.
Was sollten Sie prüfen, bevor Sie einen Schlüssel-Account zusammenführen?
Bestätigen Sie, dass die Datensätze derselbe Kunde sind und keine Tochterfirma oder kein Partnerdatensatz. Prüfen Sie dann, welche Datensatz-ID Integrationen nutzen, wem der Account gehört, wo offene Deals liegen und welche Werte für Abrechnung, Vertrag und Stufe stimmen. Bitten Sie den Account-Owner, vor dem Merge draufzuschauen.
Was tun, wenn zwei Key-Account-Datensätze keine Duplikate sind?
Halten Sie sie getrennt und lehnen Sie den Treffer ab, sobald Sie sicher sind, damit er in künftigen Suchen nicht wiederkommt. Gehören sie zusammen, etwa Mutter- und Tochtergesellschaft, verknüpfen Sie sie als übergeordnet und untergeordnet, statt sie zusammenzuführen. So bleibt die Struktur für alle sichtbar, die einen der beiden Accounts öffnen.
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