Dedupely Intelligence
TL;DR
- I record delicati sono gli account chiave, quelli grandi e quelli VIP.
- Tieni i record più delicati fuori dalle unioni in blocco e automatiche, e rivedi ogni gruppo personalmente.
- Controlla responsabili, trattative aperte, contatti e ID di integrazione prima di unire un account chiave.
- Scegli il valore vincente campo per campo quando l'esito di una regola di unione non è giusto.
- Dedupely ti permette di rivedere gli account chiave, scegliere ogni valore a mano e vedere l'anteprima di ogni unione.
L'unione in blocco funziona perché un solo insieme di regole decide migliaia di unioni allo stesso modo. Per la maggior parte dei record, è proprio ciò che vuoi.
Alcuni record sono diversi. I tuoi clienti più grandi, gli account che i dirigenti seguono e i VIP che il team gestisce di persona hanno più storico, più persone e più soldi. Un valore sbagliato su uno di loro si nota, a volte dal cliente stesso.
In questo articolo vedrai quali record sono delicati e perché le sole regole non bastano per loro. Vedrai anche come trovarli prima di una pulizia, cosa controllare in ogni unione e come scegliere i valori campo per campo.
Cosa rende delicato un record
I record delicati sono quelli in cui un'unione sbagliata costa più del tempo per rivederla. Per molti team sono tre gruppi.
| Tipo | Come appare | Cosa c'è in gioco |
|---|---|---|
| Account chiave | Clienti strategici con un account manager dedicato | La relazione, i rinnovi e le trattative di espansione |
| Grandi account | I clienti con più fatturato, contatti o trattative aperte | Pipeline, previsioni e molti record collegati |
| Account VIP | Persone o aziende che ricevono un trattamento speciale, come dirigenti o partner | La fiducia e l'immagine che la tua azienda dà di sé |
Quali account rientrano in ogni gruppo lo decidi tu. Scrivi l'elenco o, meglio, salvalo in un campo del CRM come una fascia o una casella "account chiave". Così una ricerca può trovarlo.
Perché le regole in blocco non bastano per loro
Una regola di unione fa sempre la stessa scelta, come tenere l'email più recente o il record più vecchio. È questo che la rende sicura su larga scala. Ed è anche il motivo per cui può non cogliere ciò che un account ha di speciale.
Gli account chiave sono spesso dove vivono le eccezioni. Due account manager possono condividerli, un contratto può stare sul record più vecchio, o un'integrazione può puntare a un ID specifico. Una regola giusta per 10.000 record può comunque scegliere il responsabile sbagliato sull'account che conta di più.
Considera ogni unione definitiva. Per questi record, una persona deve controllare prima che si unisca qualcosa.
Individua i record delicati prima della pulizia
Separa gli account chiave prima della prima unione in blocco. Parti dall'elenco o dal campo che hai definito e usalo in due modi.
- Tienile fuori dalle unioni in blocco e automatiche. Filtra le ricerche principali in modo che i record del livello chiave non vengano valutati lì.
- Dagli una ricerca dedicata. Una ricerca separata sulla stessa fascia mostra ogni gruppo di duplicati che tocca un account chiave, così puoi rivederli uno per uno.
Verifica l'elenco con chi è responsabile di quegli account. Spesso ne aggiungeranno alcuni che i dati non mostrano, come un nuovo cliente strategico.
Cosa controllare prima di unire un account chiave
Molti team rivedono a mano i loro account più grandi proprio per questo. Una breve checklist per gruppo richiede pochi minuti e intercetta i problemi che una regola non vede.
| Verifica | Perché conta |
|---|---|
| Sono davvero lo stesso cliente? | Controllate, uffici regionali e record dei partner spesso condividono il nome con un account chiave |
| Quale record deve sopravvivere? | Il suo ID può essere usato da fatturazione, supporto o altre integrazioni |
| Chi ne è responsabile, e chi fa parte del team dell'account? | I cambi di responsabile su un account chiave arrivano presto alla direzione |
| Dove sono le trattative aperte e i rinnovi? | Devono finire sul record che resta, con il responsabile giusto |
| Quali valori di contratto, fatturazione e livello sono giusti? | Un indirizzo di fatturazione o una fascia sbagliati possono influire su fatture e livelli di servizio |
| C'è un account padre o figlio? | Le gerarchie potrebbero dover restare come sono |
Se la risposta alla prima domanda è no, il gruppo non è un duplicato. Il nostro articolo su record collegati che sembrano duplicati spiega come tenerli separati.
Scegli i valori vincenti campo per campo
Per la maggior parte delle unioni, sono le regole a decidere quale valore resta in ogni campo. Per un account chiave potresti voler fare alcune scelte a mano.
Apri il gruppo e scorri i campi che contano: responsabile, indirizzo di fatturazione, livello, fase del ciclo di vita e qualsiasi campo letto da un'integrazione. Scegli il valore giusto per questo account, anche se non è quello che sceglierebbero le tue regole.
Quando ti ritrovi a fare la stessa scelta manuale su diversi account chiave, trasformala in una regola. Il nostro articolo su unire i record CRM senza perdere dati spiega come impostare quelle regole.
Guarda l'anteprima, unisci uno alla volta, poi controlla
Prima di unire, guarda l'anteprima del risultato e confrontala con la checklist. Unisci i gruppi delicati uno alla volta, così ogni risultato viene controllato.
Dopo l'unione, apri il record nel CRM. Controlla che trattative, contatti e storico delle attività siano stati spostati e che il responsabile sia giusto. Poi informa il responsabile dell'account di cosa è cambiato.
Il resto della pulizia può proseguire attorno a questi account. Il nostro articolo su fare una grande pulizia senza disturbare le vendite spiega come procedere per fasi.
Come Dedupely ti dà il controllo sulle unioni delicate
In Dedupely puoi escludere gli account chiave dalle ricerche principali, dare loro una ricerca dedicata e inviare ogni gruppo in revisione. Per qualsiasi gruppo puoi aprire i dettagli, scegliere il valore vincente campo per campo e vedere l'anteprima del risultato prima di unire. Le unioni automatiche non toccano mai i gruppi in revisione, esclusi o rifiutati, quindi i tuoi account chiave ti aspettano.
Regole per i molti, una persona per i pochi
Le regole in blocco sono ciò che rende possibile una grande pulizia, e gestiscono bene la maggior parte dei record. Gli account chiave, grandi e VIP sono l'eccezione, perché il loro storico e le loro persone non rientrano in un'unica regola.
Separarli prima della pulizia permette di unire tutto il resto su larga scala. Rivedere ognuno, scegliere i valori a mano dove serve e controllare il risultato mantiene i tuoi clienti più importanti esattamente come devono essere.
Domande frequenti
Quali record del CRM sono delicati da unire?
Account chiave, grandi account e account VIP sono i soliti, perché concentrano più ricavi, contatti, trattative aperte o attenzione della direzione. Un proprietario o un valore di fatturazione sbagliato su uno di questi si nota subito. Ognuna di queste unioni merita la revisione di una persona.
Gli account chiave vanno uniti in automatico?
Di solito no. Filtrali fuori dalle ricerche principali così le unioni in blocco e automatiche li saltano, e dagli una ricerca dedicata. Rivedi ogni gruppo a mano e uniscili uno alla volta dopo un'anteprima, mentre il resto del database si unisce in blocco.
Come controlli quali valori sopravvivono a un'unione?
Imposta regole su quale record resta e quale valore vince in ogni campo, come l'email più recente o il responsabile attuale. Per i record delicati puoi anche scegliere i valori a mano, campo per campo, durante l'unione. Guarda l'anteprima del record unito prima di confermare.
Cosa controllare prima di unire un account chiave?
Conferma che i record siano lo stesso cliente, e non una controllata o un record partner. Poi controlla quale ID record usano le integrazioni, chi è responsabile dell'account, dove sono le trattative aperte e quali valori di fatturazione, contratto e livello sono corretti. Chiedi al responsabile dell'account di guardare prima di unire.
Cosa fare se due record di account chiave non sono duplicati?
Tienile separate e rifiuta la corrispondenza quando ne sei certo, così non torna nelle ricerche future. Se sono collegate, come una capogruppo e una controllata, collegale come madre e figlia invece di unirle. Così la struttura resta visibile a chiunque apra uno dei due account.
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