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Résumé

  • Un prénom seul ne permet pas d'identifier une personne, donc il ne suffit jamais pour rapprocher.
  • Ces fiches viennent en général des chats, des appels, des formulaires rapides et des cartes de visite.
  • Associez le prénom à un téléphone, un e-mail ou une entreprise pour trouver leurs doublons.
  • Les fiches qui ne contiennent qu'un prénom sont souvent à supprimer plutôt qu'à fusionner.
  • Dans Dedupely, chaque champ reçoit sa propre option de correspondance, vous pouvez donc exiger un téléphone ou un e-mail à côté du nom.

Certaines fiches arrivent presque vides. Un visiteur du chat tape « Maria ». Un commercial consigne un appel avec « Tom » et un numéro de téléphone. Un formulaire rapide ne demande qu'un prénom et un e-mail. Avec le temps, ces fiches incomplètes se retrouvent à côté de fiches plus complètes pour les mêmes personnes.

Un prénom seul ne dit pas qui est la personne. Cet article explique d'où viennent les fiches avec le seul prénom, avec quoi associer le nom pour trouver leurs doublons, et quand les supprimer est le meilleur choix.

D'où viennent les fiches avec seulement le prénom

  • Outils de chat et de messagerie. Les visiteurs tapent un prénom, si tant est qu'ils le fassent.
  • Appels et applications téléphoniques. Un commercial consigne le prénom de l'appelant et le numéro.
  • Formes courtes. Formulaires de newsletter ou de téléchargement qui ne demandent qu'un prénom et un e-mail.
  • Cartes de visite et événements. Saisies rapides faites sur un téléphone pendant une journée chargée.
  • Imports avec une seule colonne de nom. Le nom complet va dans le champ prénom, ou seulement une partie.

Regardez d'où viennent ces fiches avant de les rapprocher. Si la plupart proviennent d'un même outil, corriger ce que cet outil saisit en empêche davantage.

Avec quoi associer le prénom

Un prénom réduit le champ, mais il n'identifie jamais une personne à lui seul. Chaque recherche sur ces fiches a besoin d'un second champ qui le fait.

La fiche a aussi Rapprocher sur Niveau de confiance
E-mail E-mail, avec le prénom comme contrôle Élevée
Téléphone Téléphone plus prénom Moyenne à élevée ; à vérifier pour les numéros de bureau partagés
Entreprise Prénom plus entreprise Faible ; à vérifier à la main
Rien d'autre Ne pas rapprocher Aucun

L'e-mail et le téléphone pèsent le plus ici. Un prénom plus le même e-mail désigne très probablement la même personne. Un prénom plus le même téléphone aussi, sauf si le numéro est un standard d'entreprise. Un prénom plus l'entreprise est un indice, pas une preuve, surtout dans les grandes entreprises.

Utilisez le prénom comme contrôle, pas comme correspondance

Dans ces recherches, le prénom fonctionne mieux comme seconde condition. Rapprochez sur le champ solide, l'e-mail ou le téléphone, et exigez aussi que le prénom concorde. Ainsi, deux personnes qui partagent un numéro de téléphone, comme un couple ou deux collègues, ne se rapprochent pas simplement parce que le numéro correspond.

Gardez la comparaison assez souple pour les surnoms et les fautes de frappe. « Tom » et « Thomas » sont la même personne, et une comparaison stricte les manquerait.

Quand supprimer l'emporte sur fusionner

Une fiche avec seulement un prénom et rien d'autre n'a aucune donnée à conserver. La fusionner dans une fiche complète n'apporte rien, et la faire correspondre relève de la devinette.

Avant de supprimer, vérifiez :

  • Activité. Si la fiche contient un appel, la transcription d'un chat ou une note, fusionnez-la plutôt dans le bon contact, pour que l'historique ne soit pas perdu.
  • Propriété. Si un commercial en est propriétaire et le travaille, demandez-lui d'abord.
  • Âge. Les très anciennes fiches sans activité sont les plus sûres à supprimer.

Faut-il fusionner les doublons ou les supprimer ? explique comment décider de façon générale.

Comment trouver les doublons au seul prénom dans Dedupely

Dans Dedupely, chaque champ d'une recherche reçoit sa propre option de correspondance, vous pouvez donc rapprocher sur l'e-mail ou le téléphone et exiger aussi que le prénom concorde. Similar sur le téléphone supprime la mise en forme et les indicatifs pays, et les champs prénom peuvent reconnaître des surnoms comme Robert et Bob. Les valeurs vides ne correspondent jamais, si bien que les fiches sans téléphone ni e-mail restent hors de cette recherche au lieu de se rapprocher sur le seul nom.

Lorsque la fiche incomplète fusionne dans la fiche complète, les valeurs vides n'écrasent jamais les valeurs renseignées : le contact complet conserve donc son nom de famille, son entreprise et ses autres informations.

Repérez vos doublons incomplets

Un nom est un contrôle, pas une réponse

Les fiches avec seulement un prénom sont courantes, et elles appartiennent souvent à quelqu'un déjà présent dans votre CRM. Retrouvez-les par le champ qu'elles possèdent, l'e-mail ou le téléphone, et utilisez le prénom pour confirmer. Lorsqu'une fiche n'a qu'un prénom et aucun historique, supprimez-la plutôt que de deviner.

Questions fréquentes

Puis-je rapprocher les contacts sur le seul prénom ?

Non. Trop de personnes partagent un même prénom. Associez-le toujours à un champ qui identifie la personne, comme l'e-mail ou le téléphone.

Quel est le meilleur champ à associer à un prénom ?

L'e-mail, puis le téléphone. Un prénom plus le même e-mail désigne très probablement une même personne. Un prénom plus le même téléphone aussi, sauf si le numéro est une ligne d'entreprise.

Faut-il supprimer les contacts qui n'ont qu'un prénom ?

S'ils n'ont ni e-mail, ni téléphone, ni activité, souvent oui. S'ils ont un appel, un chat ou une note, fusionnez-les dans le bon contact pour que l'historique ne soit pas perdu.

Pourquoi les outils de chat et de téléphone créent-ils tant de fiches avec le seul prénom ?

Ils captent ce que la personne tape ou dit, qui n'est souvent qu'un prénom. Changer ce que l'outil demande, ou la façon dont il se comporte pour les contacts existants, en réduit le nombre.

« Tom » et « Thomas » vont-ils se rapprocher ?

Pas avec une comparaison exacte. Utilisez une comparaison plus souple ou une correspondance des surnoms sur le champ prénom, pour que les formes courtes courantes se rapprochent.