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TL;DR

  • Um primeiro nome sozinho não identifica uma pessoa, então nunca basta para fazer a correspondência.
  • Esses registros costumam vir de chats, ligações, formulários rápidos e cartões de visita.
  • Combine o primeiro nome com telefone, email ou empresa para encontrar os duplicados dele.
  • Registros só com primeiro nome costumam valer mais a pena excluir do que mesclar.
  • Na Dedupely, cada campo recebe a sua própria opção de correspondência, então você pode exigir um telefone ou email junto com o nome.

Alguns registros chegam quase vazios. Um visitante do chat digita "Maria". Um representante registra uma ligação com "Tom" e um número de telefone. Um formulário rápido só pede um primeiro nome e um email. Com o tempo, esses registros incompletos ficam ao lado de registros mais completos das mesmas pessoas.

Um primeiro nome sozinho não diz quem é a pessoa. Este post explica de onde vêm os registros só com primeiro nome, com que combinar o nome para encontrar os duplicados e quando excluí-los é a melhor escolha.

De onde vêm os registros só com primeiro nome

  • Ferramentas de chat e mensagens. Os visitantes digitam um primeiro nome, se digitarem algum.
  • Ligações e apps de telefone. Um representante registra o primeiro nome e o número de quem ligou.
  • Formas abreviadas. Formulários de newsletter ou de download que pedem só um primeiro nome e um email.
  • Cartões de visita e eventos. Anotações rápidas feitas no celular durante um dia corrido.
  • Importações com uma única coluna de nome. O nome inteiro vai para o campo de primeiro nome, ou só parte dele.

Veja de onde vêm esses registros antes de fazer a correspondência. Se a maioria vem de uma ferramenta, corrigir o que ela captura evita mais deles.

Com o que combinar o primeiro nome

O primeiro nome restringe as coisas, mas nunca identifica uma pessoa sozinho. Toda pesquisa nesses registros precisa de um segundo campo que identifique.

O registro também tem Correspondência por Confiança
Email Email, com o primeiro nome como verificação Alta
Telefone Telefone mais primeiro nome Média a alta; revise números de escritório compartilhados
Empresa Primeiro nome mais empresa Baixa; revise manualmente
Nada além disso Não casar Nenhum

Email e telefone pesam mais aqui. Um primeiro nome com o mesmo email quase sempre é a mesma pessoa. Um primeiro nome com o mesmo telefone normalmente também é, a menos que o número seja a central de uma empresa. Um primeiro nome com a empresa é uma pista, não uma prova, sobretudo em grandes empresas.

Use o primeiro nome como verificação, não como correspondência

Nessas pesquisas, o primeiro nome funciona melhor como segunda condição. Faça a correspondência pelo campo forte, email ou telefone, e exija que o primeiro nome confira também. Assim, duas pessoas que compartilham um número de telefone, como um casal ou dois colegas, não formam par só porque o número coincide.

Mantenha a comparação flexível o bastante para apelidos e erros de digitação. "Tom" e "Thomas" são a mesma pessoa, e uma comparação rígida deixaria de encontrá-los.

Quando excluir vale mais do que mesclar

Um registro só com primeiro nome e nada mais não tem dados que valham a pena manter. Mesclá-lo a um registro completo não acrescenta nada, e a correspondência é um palpite.

Antes de excluir, verifique:

  • Atividade. Se o registro tiver uma ligação, a transcrição de um chat ou uma nota, mescle-o no contato certo, para que o histórico não se perca.
  • Responsabilidade. Se um representante é dono do registro e está trabalhando nele, pergunte a ele primeiro.
  • Idade. Registros muito antigos sem atividade são os mais seguros para excluir.

Deve mesclar ou eliminar os duplicados? explica como decidir de forma geral.

Como encontrar duplicados só com primeiro nome na Dedupely

Na Dedupely, cada campo de uma pesquisa tem a sua própria opção de correspondência, então você pode casar por email ou telefone e exigir que o primeiro nome também confira. Similar em telefone remove a formatação e os códigos do país, e os campos de primeiro nome podem casar apelidos como Robert e Bob. Valores vazios nunca casam, então registros sem telefone ou email ficam fora dessa pesquisa, em vez de formarem par só pelo nome.

Quando o registro incompleto se mescla ao completo, valores vazios nunca sobrescrevem os preenchidos, então o contato completo mantém o seu sobrenome, a empresa e os demais dados.

Encontre os seus duplicados incompletos

Um nome é uma verificação, não uma resposta

Registros só com primeiro nome são comuns, e muitas vezes pertencem a alguém que já está no seu CRM. Encontre-os pelo campo que eles têm, email ou telefone, e use o primeiro nome para confirmar. Quando um registro tem só um primeiro nome e nenhum histórico, exclua-o em vez de adivinhar.

Perguntas frequentes

Posso fazer a correspondência de contatos só pelo primeiro nome?

Não. Nomes são muito compartilhados. Combine sempre com um campo que identifique a pessoa, como email ou telefone.

Qual é o melhor campo para combinar com o primeiro nome?

Email, depois telefone. Um primeiro nome com o mesmo email quase sempre é a mesma pessoa. Um primeiro nome com o mesmo telefone normalmente também é, a menos que o número seja uma linha da empresa.

Devo excluir contatos que têm só o primeiro nome?

Se não têm email, telefone nem atividade, muitas vezes sim. Se têm uma ligação, um chat ou uma nota, mescle-os com o contato certo para que o histórico não se perca.

Por que as ferramentas de chat e telefone criam tantos registros só com primeiro nome?

Eles capturam o que a pessoa digita ou diz, que muitas vezes é só um primeiro nome. Mudar o que a ferramenta pede, ou como ela se comporta com contatos existentes, reduz esses casos.

"Tom" e "Thomas" vão casar?

Não com uma comparação exata. Use uma comparação mais flexível ou correspondência de apelidos no campo de primeiro nome, para que formas abreviadas comuns casem.