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TL;DR

  • Ein Vorname allein identifiziert niemanden, daher reicht er nie zum Abgleichen.
  • Diese Datensätze stammen meist aus Chats, Anrufen, schnellen Formularen und Visitenkarten.
  • Kombinieren Sie den Vornamen mit Telefon, E-Mail oder Firma, um ihre Duplikate zu finden.
  • Datensätze mit nur einem Vornamen sollten Sie oft lieber löschen als zusammenführen.
  • In Dedupely bekommt jedes Feld eine eigene Abgleichoption, sodass Sie neben dem Namen eine Telefonnummer oder E-Mail verlangen können.

Manche Datensätze kommen mit fast nichts darin an. Ein Chat-Besucher tippt „Maria“. Ein Vertriebsmitarbeitender erfasst einen Anruf mit „Tom“ und einer Telefonnummer. Ein schnelles Formular fragt nur nach Vorname und E-Mail. Mit der Zeit landen diese dünnen Datensätze neben vollständigeren für dieselben Personen.

Ein Vorname allein verrät nicht, wer jemand ist. Dieser Beitrag zeigt, woher Datensätze mit nur einem Vornamen kommen, womit Sie den Namen für ihre Duplikate kombinieren und wann Löschen die bessere Wahl ist.

Woher Datensätze mit nur einem Vornamen kommen

  • Chat- und Messaging-Tools. Besucher tippen höchstens einen Vornamen.
  • Anrufe und Telefon-Apps. Ein Vertriebsmitarbeitender erfasst den Vornamen des Anrufers und die Nummer.
  • Kurzformen. Newsletter- oder Download-Formulare, die nur Vorname und E-Mail abfragen.
  • Visitenkarten und Veranstaltungen. Schnelle Einträge, die an einem vollen Tag am Telefon gemacht wurden.
  • Importe mit einer einzigen Namensspalte. Der ganze Name landet im Feld Vorname, oder nur ein Teil davon.

Prüfen Sie vor dem Abgleich die Quelle dieser Datensätze. Stammen die meisten von einem Tool, verhindert die Korrektur dessen, was es erfasst, mehr davon.

Womit Sie den Vornamen kombinieren

Ein Vorname grenzt ein, identifiziert aber nie allein eine Person. Jede Suche auf diesen Datensätzen braucht ein zweites Feld, das es tut.

Der Datensatz hat außerdem Abgleichen über Wie sicher
E-Mail E-Mail, mit Vorname als Prüfung Hoch
Telefon Telefon plus Vorname Mittel bis hoch; gemeinsame Büronummern prüfen
Unternehmen Vorname plus Firma Niedrig; von Hand prüfen
Nichts anderes Nicht abgleichen Keine

E-Mail und Telefon tragen hier das meiste Gewicht. Ein Vorname plus dieselbe E-Mail ist sehr wahrscheinlich dieselbe Person. Ein Vorname plus dieselbe Telefonnummer meist auch, außer die Nummer ist eine Firmenzentrale. Ein Vorname plus Firma ist ein Hinweis, kein Beweis, besonders bei großen Unternehmen.

Den Vornamen als Prüfung nutzen, nicht als Treffer

In diesen Suchen ist der Vorname als zweite Bedingung am besten. Gleichen Sie über das starke Feld ab, E-Mail oder Telefon, und verlangen Sie zusätzlich, dass der Vorname übereinstimmt. So paaren sich zwei Personen, die sich eine Telefonnummer teilen, etwa ein Paar oder zwei Kollegen, nicht allein deshalb, weil die Nummer passt.

Halten Sie den Vergleich locker genug für Spitznamen und Tippfehler. „Tom“ und „Thomas“ sind dieselbe Person, und ein strikter Vergleich würde sie übersehen.

Wann Löschen besser ist als Zusammenführen

Ein Datensatz mit nur einem Vornamen und sonst nichts enthält keine Daten, die sich lohnen. Ihn in einen vollständigen Datensatz zu führen bringt nichts, und ihn abzugleichen ist Raterei.

Prüfen Sie vor dem Löschen:

  • Aktivität. Hat der Datensatz einen Anruf, ein Chat-Protokoll oder eine Notiz, führen Sie ihn stattdessen mit dem richtigen Kontakt zusammen, damit die Historie nicht verloren geht.
  • Inhaberschaft. Gehört der Datensatz einem Vertriebsmitarbeitenden, der daran arbeitet, fragen Sie ihn zuerst.
  • Alter. Sehr alte Datensätze ohne Aktivität lassen sich am sichersten entfernen.

Sollten Sie Duplikate zusammenführen oder löschen? zeigt, wie Sie das grundsätzlich entscheiden.

So finden Sie Duplikate mit nur einem Vornamen in Dedupely

In Dedupely bekommt jedes Feld einer Suche eine eigene Abgleichoption, sodass Sie über E-Mail oder Telefon abgleichen und zusätzlich verlangen können, dass der Vorname übereinstimmt. Similar bei Telefon entfernt Formatierung und Ländervorwahlen, und Vornamensfelder können Spitznamen wie Robert und Bob abgleichen. Leere Werte passen nie, daher bleiben Datensätze ohne Telefon oder E-Mail aus dieser Suche heraus, statt allein über den Namen zu paaren.

Wenn der dünne Datensatz im vollständigen aufgeht, überschreiben leere Werte nie ausgefüllte, sodass der vollständige Kontakt seinen Nachnamen, seine Firma und andere Angaben behält.

Finden Sie Ihre unvollständigen Duplikate

Ein Name ist eine Prüfung, keine Antwort

Datensätze mit nur einem Vornamen sind verbreitet, und sie gehören oft zu jemandem, der schon in Ihrem CRM ist. Finden Sie sie über das Feld, das sie haben, E-Mail oder Telefon, und nutzen Sie den Vornamen zur Bestätigung. Hat ein Datensatz nur einen Vornamen und keine Historie, löschen Sie ihn, statt zu raten.

Häufige Fragen

Kann ich Kontakte nur über den Vornamen abgleichen?

Nein. Zu viele Menschen teilen sich einen Vornamen. Kombinieren Sie ihn immer mit einem Feld, das die Person identifiziert, etwa E-Mail oder Telefon.

Welches Feld passt am besten zum Vornamen?

E-Mail, dann Telefon. Ein Vorname plus dieselbe E-Mail ist sehr wahrscheinlich eine Person. Ein Vorname plus dieselbe Telefonnummer meist auch, es sei denn, die Nummer ist eine Firmenleitung.

Soll ich Kontakte löschen, die nur einen Vornamen haben?

Haben sie keine E-Mail, keine Telefonnummer und keine Aktivität, oft ja. Haben sie einen Anruf, einen Chat oder eine Notiz, führen Sie sie mit dem richtigen Kontakt zusammen, damit die Historie nicht verloren geht.

Warum erzeugen Chat- und Telefon-Tools so viele Datensätze nur mit Vornamen?

Sie erfassen, was die Person tippt oder sagt, oft nur einen Vornamen. Ändern Sie, was das Tool abfragt oder wie es bestehende Kontakte darstellt, dann werden es weniger.

Passen „Tom“ und „Thomas“ zusammen?

Nicht mit einem exakten Vergleich. Nutzen Sie einen lockereren Vergleich oder Spitznamen-Abgleich im Feld Vorname, damit übliche Kurzformen zusammenpassen.