Deux John Smith dans une même entreprise : fusion ou non ?

Deux contacts appelés John Smith chez Acme ressemblent à une fusion facile. La plupart du temps, il s'agit de la même personne, ajoutée deux fois par un formulaire et par un commercial. Mais parfois Acme compte vraiment deux John Smith, et les fusionner donne à l'une les e-mails, les appels et les deals de l'autre.

Le nom et l'entreprise seuls ne permettent pas de savoir dans quel cas vous êtes. D'autres champs le permettent.

Cet article explique quand deux contacts au même nom sont probablement deux personnes, quels champs le tranchent, et que faire des paires qui s'avèrent être de vraies personnes.

Quand le même nom désigne deux personnes

Un nom et une entreprise communs constituent une forte preuve pour la plupart des contacts. Elle s'affaiblit dans quelques situations :

• Noms courants. Plus le nom est courant, plus il est probable qu'une grande entreprise compte deux personnes qui le portent.
• Grandes entreprises. Une entreprise de plusieurs milliers de salariés répartis dans plusieurs bureaux peut facilement compter deux Maria Garcia.
• Entreprises familiales. Un père et son fils, ou deux frères et sœurs, partagent souvent un nom de famille et parfois aussi un prénom, avec « Jr. » ou « Sr. » perdu en chemin.
• Initiales uniquement. « J. Smith » pourrait être John, Jane ou Joseph.
• Fiches génériques. Une fiche nommée « Accounts Payable » ou « Reception » n'est pas une personne du tout, et plusieurs d'entre elles dans une même entreprise ne sont pas des doublons les unes des autres.

Dans ces cas, traitez la correspondance de nom comme un point de départ, et non comme une réponse.

Les champs qui tranchent

Regardez en quoi les deux fiches divergent, et pas seulement ce qu'elles ont en commun.

Deux adresses professionnelles différentes sur le même domaine d'entreprise sont le signe le plus clair. Une entreprise donne rarement deux boîtes aux lettres à une seule personne, donc cela signifie en général deux personnes. Une adresse personnelle sur une fiche et une adresse professionnelle sur l'autre signifient en général une seule personne.

Que faire quand il s'agit de deux personnes

Lorsque les fiches appartiennent à des personnes différentes, gardez les deux et faites en sorte que la correspondance ne réapparaisse pas.

• Rejetez la correspondance. Marquez la paire comme non-doublon, pour qu'elle reste hors des futurs nettoyages.
• Ajoutez un champ qui les distingue. Une initiale de second prénom, un suffixe ou un intitulé dans le nom aide les commerciaux à choisir la bonne fiche.
• Resserrez la recherche. Si beaucoup de fausses paires partagent un nom et une entreprise, ajoutez l'e-mail ou le téléphone à la correspondance pour qu'un nom seul ne puisse pas associer deux personnes.

Le cas voisin, où une personne apparaît plusieurs fois parce qu'elle a plusieurs rôles, est traité dans une personne avec plusieurs rôles est-elle une fiche en double ?

Que faire lorsqu'il s'agit d'une seule personne

Lorsque les éléments désignent une seule personne, fusionnez-la comme tout autre doublon. Vérifiez quel e-mail et quel téléphone doivent l'emporter, surtout si une fiche a une adresse personnelle et l'autre une adresse professionnelle. Gardez le propriétaire qui travaille le contact.

Si vous avez fusionné deux personnes par erreur, pourquoi un nettoyage a fusionné deux personnes différentes explique comment les trouver et les corriger.

Une correspondance qui n'associe pas deux personnes par leur nom

Les recherches les plus sûres ne reposent pas sur un nom seul. Un nom plus une entreprise trouve les doublons évidents. Ajouter l'e-mail ou le téléphone comme seconde condition sépare deux personnes qui portent le même nom. Une recherche séparée sur le nom et l'entreprise, vérifiée à la main, attrape ensuite les doublons qui n'ont ni e-mail ni téléphone en commun.

Cette séparation, une recherche stricte pour fusionner en toute confiance et une recherche souple pour vérifier, est la façon dont la plupart des équipes gèrent les noms courants sans fusionner les mauvaises personnes.

Même nom, indices différents

Deux contacts portant le même nom dans la même entreprise sont en général une seule personne, et vous pouvez les fusionner comme n'importe quel doublon. Les exceptions sont les noms courants, les grandes entreprises et les entreprises familiales, où il faut un second champ pour en être certain.

Regardez sur quoi les fiches divergent. Deux adresses professionnelles différentes ou deux lignes directes désignent deux personnes. Conservez ces fiches, rejetez la correspondance et rendez vos recherches assez strictes pour qu'un nom seul ne puisse plus les associer.

Questions fréquentes