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TL;DR

  • Due contatti con lo stesso nome nella stessa azienda sono spesso una sola persona, ma non sempre.
  • Nomi comuni, aziende di famiglia e grandi imprese rendono più probabili due persone reali.
  • Email, telefono, qualifica e attività di solito indicano quale caso hai davanti.
  • Se sono due persone, tieni entrambi i record e impedisci che la corrispondenza torni.
  • Dedupely ti permette di rifiutare una corrispondenza perché resti fuori dalle ricerche future.

Due contatti chiamati John Smith presso Acme sembrano un'unione facile. Nella maggior parte dei casi sono la stessa persona, aggiunta due volte da un modulo e da un rappresentante. Ma a volte Acme ha davvero due John Smith, e unirli darebbe a una persona le email, le chiamate e le trattative dell'altra.

Il nome e l'azienda da soli non dicono quale caso hai davanti. Possono dirlo gli altri campi.

Questo articolo spiega quando due contatti con lo stesso nome sono probabilmente due persone, quali campi lo chiariscono e cosa fare con le coppie che risultano essere persone reali.

Quando lo stesso nome indica due persone

Un nome e un'azienda in comune sono una prova forte per la maggior parte dei contatti. Diventa più debole in alcune situazioni:

  • Nomi comuni. Più il nome è comune, più è probabile che una grande azienda abbia due persone con quel nome.
  • Grandi aziende. Un'azienda con migliaia di dipendenti in più sedi può facilmente avere due Maria Garcia.
  • Aziende di famiglia. Padre e figlio, o due fratelli, spesso condividono il cognome e a volte anche il nome, con «Jr.» o «Sr.» lasciati per strada.
  • Solo iniziali. «J. Smith» potrebbe essere John, Jane o Joseph.
  • Record generici. Un contatto chiamato «Accounts Payable» o «Reception» non è affatto una persona, e più di uno di questi nella stessa azienda non sono duplicati l'uno dell'altro.

In questi casi, considera l'abbinamento per nome un punto di partenza, non una risposta.

I campi che lo risolvono

Guarda su cosa non concordano i due record, non solo ciò che hanno in comune.

Campo Rimanda a una sola persona Rimanda a due persone
Email Stesso indirizzo, o un record non ne ha Due indirizzi di lavoro diversi sullo stesso dominio
Telefono Stesso numero, oppure è il centralino principale dell'azienda Due numeri diretti o di cellulare diversi
Qualifica Stesso titolo, o una promozione Reparti o ruoli diversi
Proprietario e attività Un record è stato creato più tardi come copia Entrambi hanno conversazioni attive proprie
Secondo nome o suffisso Nessuno dei due, o lo stesso Jr. e Sr., oppure iniziali intermedie diverse

Due email di lavoro diverse sullo stesso dominio aziendale sono il segnale più chiaro. Le aziende raramente danno a una persona due caselle, quindi di solito significa due persone. Un'email personale su un record e un'email di lavoro sull'altro di solito indicano una sola persona.

Che cosa fare quando sono due persone

Quando i record appartengono a persone diverse, conservali entrambi e assicurati che la corrispondenza non continui a ricomparire.

  • Rifiuta la corrispondenza. Segna la coppia come non duplicato, così resta fuori dalle pulizie future.
  • Aggiungi un campo che li distingua. Un'iniziale intermedia, un suffisso o una qualifica nel nome aiutano i rappresentanti a scegliere il record giusto.
  • Restringi la ricerca. Se molte coppie false condividono nome e azienda, aggiungi email o telefono alla corrispondenza, così un nome da solo non può abbinare due persone.

Il caso collegato, in cui una persona compare più volte perché ha più ruoli, è trattato in una persona con più ruoli è un record duplicato?

Cosa fare quando sono una sola persona

Quando le prove indicano una sola persona, uniscila come qualsiasi altro duplicato. Verifica quale email e quale telefono devono vincere, soprattutto se un record ha un indirizzo personale e l'altro uno di lavoro. Tieni il proprietario che sta seguendo il contatto.

Se hai unito per errore due persone, perché una pulizia ha unito due persone diverse spiega come trovarlo e correggerlo.

Un abbinamento che non unisce due persone per nome

Le ricerche più sicure non si basano sul solo nome. Nome più azienda trova i duplicati evidenti. Aggiungere email o telefono come seconda condizione tiene separate due persone con lo stesso nome. Una ricerca separata su nome e azienda, verificata a mano, intercetta poi i duplicati senza email o telefono in comune.

Questa divisione, una ricerca rigorosa per unire con sicurezza e una ricerca più ampia da rivedere, è il modo in cui la maggior parte dei team gestisce i nomi comuni senza unire le persone sbagliate.

Come Dedupely tiene separate due persone con lo stesso nome

In Dedupely, ogni campo di una ricerca ha la sua opzione di corrispondenza, così puoi abbinare su nome e azienda e richiedere la stessa email o lo stesso telefono prima che due record corrispondano. Quando una corrispondenza risulta essere due persone reali, rifiutala: resta fuori da ogni ricerca futura per quell'oggetto, comprese quelle pianificate. Puoi ripristinare una corrispondenza rifiutata più tardi, se cambi idea.

Controlla i contatti con lo stesso nome

Stesso nome, prove diverse

Due contatti con lo stesso nome nella stessa azienda sono di solito una sola persona, e puoi unirli come qualsiasi duplicato. Le eccezioni sono i nomi comuni, le grandi aziende e le aziende di famiglia, dove serve un secondo campo per essere sicuri.

Guarda su cosa non concordano i record. Due email di lavoro diverse o due linee dirette indicano due persone. Conserva quei record, rifiuta la corrispondenza e rendi le ricerche abbastanza rigorose da non abbinarli di nuovo solo per il nome.

Domande frequenti

Due contatti con lo stesso nome nella stessa azienda sono duplicati?

Di solito sì, ma non sempre. Verifica email, telefono e qualifica. Due email di lavoro diverse sullo stesso dominio di solito indicano due persone. Un'email personale su un record e un'email di lavoro sull'altro di solito indicano una sola persona.

Come evito che due persone con lo stesso nome compaiano come duplicati?

Rifiuta la corrispondenza perché resti fuori dalle ricerche future, e aggiungi email o telefono alla ricerca, così un nome e un'azienda in comune non bastano ad abbinare due record.

E se un record ha un'email e l'altro no?

Il record senza email offre meno elementi per il confronto. Controlla telefono, qualifica e attività. Se niente contraddice la corrispondenza, è molto probabilmente la stessa persona inserita due volte.

Un padre e un figlio nella stessa azienda possono essere uniti per errore?

Sì, se il suffisso manca e la ricerca abbina solo su nome e azienda. Aggiungi alla ricerca un campo come email, telefono o data di nascita, e rifiuta la coppia dopo aver confermato che sono due persone.

Devo abbinare i contatti solo su nome e azienda?

Solo per una ricerca che verifichi a mano. Per unire con sicurezza, combina nome e azienda con email o telefono, così due persone con lo stesso nome restano separate.