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TL;DR

  • Zwei Kontakte mit demselben Namen bei derselben Firma sind oft eine Person, aber nicht immer.
  • Gängige Namen, Familienunternehmen und Großkonzerne machen zwei echte Personen wahrscheinlicher.
  • E-Mail, Telefon, Berufsbezeichnung und Aktivität zeigen meist, welcher Fall vorliegt.
  • Sind es zwei Personen, behalten Sie beide Datensätze und verhindern, dass der Treffer zurückkehrt.
  • In Dedupely können Sie einen Treffer ablehnen, damit er aus künftigen Suchen fernbleibt.

Zwei Kontakte namens John Smith bei Acme sehen nach einem einfachen Merge aus. Meist ist es dieselbe Person, zweimal durch ein Formular und einen Vertriebsmitarbeitenden angelegt. Doch manchmal hat Acme tatsächlich zwei John Smiths, und ein Merge gibt einer Person die E-Mails, Anrufe und Deals der anderen.

Name und Firma allein sagen Ihnen nicht, welcher Fall vorliegt. Andere Felder können es.

Dieser Beitrag zeigt, wann zwei Kontakte mit gleichem Namen wahrscheinlich zwei Personen sind, welche Felder das klären und was mit den Paaren geschieht, die sich als echte Personen herausstellen.

Wenn derselbe Name zwei Personen bedeutet

Ein gemeinsamer Name und eine Firma sind bei den meisten Kontakten starke Belege. In wenigen Situationen wird das schwächer:

  • Gängige Namen. Je gängiger der Name, desto wahrscheinlicher hat ein großes Unternehmen zwei Personen damit.
  • Große Firmen. Ein Unternehmen mit Tausenden Beschäftigten über mehrere Büros kann leicht zwei Maria Garcias haben.
  • Familienbetriebe. Vater und Sohn oder zwei Geschwister teilen oft einen Nachnamen und manchmal auch einen Vornamen, und „Jr.“ oder „Sr.“ fällt unterwegs weg.
  • Nur Initialen. „J. Smith“ könnte John, Jane oder Joseph sein.
  • Allgemeine Datensätze. Ein Kontakt namens „Accounts Payable“ oder „Reception“ ist gar keine Person, und mehrere davon bei einer Firma sind nicht Duplikate voneinander.

Behandeln Sie den Namensabgleich in diesen Fällen als Ausgangspunkt, nicht als Antwort.

Die Felder, die es entscheiden

Schauen Sie darauf, worin sich die beiden Datensätze unterscheiden, nicht nur darauf, was sie gemeinsam haben.

Feld Verweist auf eine Person Verweist auf zwei Personen
E-Mail Gleiche Adresse oder ein Datensatz hat keine Zwei verschiedene Geschäftsadressen auf derselben Domain
Telefon Dieselbe Nummer oder eine ist die Hauptnummer der Firma Zwei verschiedene Direkt- oder Mobilnummern
Position Gleicher Titel oder eine Beförderung Verschiedene Abteilungen oder Rollen
Inhaber und Aktivität Ein Datensatz wurde später als Kopie angelegt Beide haben eigene laufende Gespräche
Zweitname oder Zusatz Auf keinem von beiden oder auf demselben Jr. und Sr. oder unterschiedliche Mittelinitialen

Zwei verschiedene geschäftliche E-Mails auf derselben Firmendomain sind das deutlichste Zeichen. Firmen geben selten einer Person zwei Postfächer, daher bedeutet das meist zwei Personen. Eine private E-Mail auf dem einen Datensatz und eine geschäftliche auf dem anderen bedeuten meist eine Person.

Was tun, wenn es zwei Personen sind

Gehören die Datensätze zu verschiedenen Personen, behalten Sie beide und sorgen Sie dafür, dass der Treffer nicht immer wieder auftaucht.

  • Lehnen Sie den Treffer ab. Markieren Sie das Paar als kein Duplikat, damit es bei künftigen Bereinigungen außen vor bleibt.
  • Ergänzen Sie ein Feld, das sie unterscheidet. Eine Mittelinitiale, ein Zusatz oder eine Berufsbezeichnung im Namen hilft Vertriebsmitarbeitenden, den richtigen Datensatz zu wählen.
  • Verschärfen Sie die Suche. Wenn viele falsche Paare einen Namen und eine Firma teilen, nehmen Sie E-Mail oder Telefon in den Abgleich auf, damit ein Name allein nicht zwei Personen paaren kann.

Der verwandte Fall, bei dem eine Person mehrfach auftaucht, weil sie mehrere Rollen hat, wird behandelt in ist eine Person mit mehreren Rollen ein doppelter Datensatz?

Was zu tun ist, wenn es eine Person ist

Weisen die Belege auf eine Person hin, führen Sie sie wie jedes andere Duplikat zusammen. Prüfen Sie, welche E-Mail und Telefonnummer gewinnen sollen, besonders wenn ein Datensatz eine private und der andere eine geschäftliche Adresse hat. Behalten Sie den Inhaber, der den Kontakt betreut.

Haben Sie zwei Personen versehentlich zusammengeführt, warum eine Bereinigung zwei verschiedene Personen zusammengeführt hat zeigt, wie Sie es finden und beheben.

Abgleich, der nicht zwei Personen allein über den Namen paart

Die sichersten Suchen verlassen sich nicht auf den Namen allein. Name plus Firma findet die offensichtlichen Duplikate. E-Mail oder Telefon als zweite Bedingung hält zwei Personen mit gleichem Namen auseinander. Eine eigene Suche über Name und Firma, von Hand geprüft, findet dann die Duplikate, die keine gemeinsame E-Mail oder Telefonnummer haben.

Diese Aufteilung, eine strenge Suche zum sicheren Zusammenführen und eine lockere Suche zur Prüfung, ist der Weg, wie die meisten Teams gängige Namen behandeln, ohne die falschen Personen zusammenzuführen.

So hält Dedupely zwei Personen mit gleichem Namen getrennt

In Dedupely bekommt jedes Feld einer Suche eine eigene Abgleichoption, sodass Sie über Name und Firma abgleichen und dieselbe E-Mail oder Telefonnummer verlangen können, bevor zwei Datensätze paaren. Stellt sich ein Treffer als zwei echte Personen heraus, lehnen Sie ihn ab: Er bleibt in jeder künftigen Suche für dieses Objekt draußen, auch in geplanten. Ändern Sie Ihre Meinung, können Sie einen abgelehnten Treffer später wiederherstellen.

Prüfen Sie Ihre Kontakte mit gleichem Namen

Gleicher Name, unterschiedliche Belege

Zwei Kontakte mit demselben Namen bei derselben Firma sind meist eine Person, und Sie können sie wie jedes Duplikat zusammenführen. Ausnahmen sind gängige Namen, große Firmen und Familienbetriebe, bei denen Sie ein zweites Feld brauchen, um sicher zu sein.

Achten Sie darauf, worin sich die Datensätze widersprechen. Zwei verschiedene geschäftliche E-Mails oder Durchwahlen weisen auf zwei Personen hin. Behalten Sie diese Datensätze, lehnen Sie den Treffer ab und machen Sie Ihre Suchen so streng, dass ein Name allein sie nicht wieder paaren kann.

Häufige Fragen

Sind zwei Kontakte mit demselben Namen bei derselben Firma Duplikate?

Meist ja, aber nicht immer. Prüfen Sie E-Mail, Telefon und Berufsbezeichnung. Zwei verschiedene geschäftliche E-Mails auf derselben Domain bedeuten meist zwei Personen. Eine private E-Mail auf dem einen Datensatz und eine geschäftliche auf dem anderen bedeuten meist eine Person.

Wie verhindere ich, dass zwei Personen mit gleichem Namen als Duplikate auftauchen?

Lehnen Sie den Treffer ab, damit er aus künftigen Suchen fernbleibt, und ergänzen Sie E-Mail oder Telefon in Ihrer Suche, damit ein gemeinsamer Name und eine Firma allein nicht reichen, um zwei Datensätze zu paaren.

Was, wenn ein Datensatz eine E-Mail hat und der andere nicht?

Der Datensatz ohne E-Mail liefert weniger zum Vergleich. Prüfen Sie Telefon, Berufsbezeichnung und Aktivität. Widerspricht nichts dem Treffer, ist es am wahrscheinlichsten dieselbe Person, zweimal erfasst.

Kann ein Vater und Sohn in derselben Firma versehentlich zusammengeführt werden?

Ja, wenn der Zusatz fehlt und die Suche nur über Name und Firma abgleicht. Nehmen Sie ein Feld wie E-Mail, Telefon oder Geburtsdatum in die Suche auf und lehnen Sie das Paar ab, sobald Sie bestätigt haben, dass es zwei Personen sind.

Soll ich Kontakte nur über Name und Firma abgleichen?

Nur für eine Suche, die Sie von Hand prüfen. Für sicheres Zusammenführen kombinieren Sie Name und Firma mit E-Mail oder Telefon, damit zwei Personen mit gleichem Namen getrennt bleiben.