ChatGPTClaudePerplexityGoogle
Ver como Markdown

TL;DR

  • Dois contatos com o mesmo nome na mesma empresa costumam ser uma pessoa só, mas nem sempre.
  • Nomes comuns, empresas familiares e grandes corporações aumentam a chance de se tratar de duas pessoas reais.
  • Email, telefone, cargo e atividade geralmente mostram qual dos casos você tem.
  • Se são duas pessoas, mantenha os dois registros e impeça que a correspondência volte.
  • A Dedupely permite rejeitar uma correspondência para que ela fique fora das pesquisas futuras.

Dois contatos chamados John Smith na Acme parecem uma mesclagem fácil. Na maioria das vezes são a mesma pessoa, adicionada duas vezes por um formulário e por um representante. Mas às vezes a Acme tem mesmo dois John Smith, e mesclá-los dá a uma pessoa os emails, as ligações e os negócios da outra.

Só o nome e a empresa não dizem qual caso você tem. Outros campos dizem.

Este post explica quando dois contatos com o mesmo nome provavelmente são duas pessoas, quais campos resolvem a questão e o que fazer com os pares que se revelam pessoas reais.

Quando o mesmo nome significa duas pessoas

Nome e empresa iguais são uma evidência forte para a maioria dos contatos. Ela enfraquece em algumas situações:

  • Nomes comuns. Quanto mais comum o nome, maior a chance de uma grande empresa ter duas pessoas com ele.
  • Grandes empresas. Uma empresa com milhares de funcionários em vários escritórios pode facilmente ter duas Maria Garcia.
  • Negócios familiares. Pai e filho, ou dois irmãos, costumam ter o mesmo sobrenome e às vezes o mesmo primeiro nome também, com "Jr." ou "Sr." perdido pelo caminho.
  • Somente iniciais. "J. Smith" pode ser John, Jane ou Joseph.
  • Registros genéricos. Um contato chamado "Contas a Pagar" ou "Recepção" não é uma pessoa, e vários deles na mesma empresa não são duplicados entre si.

Nesses casos, trate a correspondência de nome como um ponto de partida, não como uma resposta.

Os campos que resolvem a questão

Veja em que os dois registros discordam, e não apenas no que eles têm em comum.

Campo Aponta para uma pessoa Aponta para duas pessoas
Email Mesmo endereço, ou um dos registros não tem nenhum Dois endereços de trabalho diferentes no mesmo domínio
Telefone Mesmo número, ou um deles é a central principal da empresa Dois números diferentes, direto ou celular
Cargo Mesmo cargo, ou uma promoção Departamentos ou funções diferentes
Responsável e atividade Um registro foi criado depois como cópia Os dois têm conversas ativas próprias
Nome do meio ou sufixo Nenhum dos dois, ou o mesmo Jr. e Sr., ou iniciais do meio diferentes

Dois emails de trabalho diferentes no mesmo domínio da empresa são o sinal mais claro. Empresas raramente dão a uma pessoa duas caixas de email, então isso geralmente significa duas pessoas. Um email pessoal em um registro e um email de trabalho no outro geralmente significam uma pessoa só.

O que fazer quando são duas pessoas

Quando os registros pertencem a pessoas diferentes, mantenha os dois e garanta que a correspondência não continue aparecendo.

  • Rejeite a correspondência. Marque o par como não duplicado, para que ele fique fora das próximas limpezas.
  • Adicione um campo que os diferencie. Uma inicial do meio, um sufixo ou um cargo no nome ajuda os representantes a escolher o registro certo.
  • Afine a pesquisa. Se muitos pares falsos têm o mesmo nome e empresa, adicione email ou telefone à correspondência para que um nome sozinho não junte duas pessoas.

O caso relacionado, em que uma pessoa aparece mais de uma vez porque tem vários papéis, é explicado em uma pessoa com várias funções é um registro duplicado?

O que fazer quando são uma pessoa só

Quando as evidências apontam para uma pessoa, mescle-as como qualquer outro duplicado. Confira qual email e qual telefone devem vencer, sobretudo se um registro tem endereço pessoal e o outro um endereço de trabalho. Mantenha o responsável que está trabalhando o contato.

Se você mesclou duas pessoas por engano, por que uma limpeza mesclou duas pessoas diferentes mostra como encontrar e corrigir isso.

Correspondência que não junta duas pessoas pelo nome

As pesquisas mais seguras não dependem só de um nome. Nome mais empresa encontra os duplicados óbvios. Adicionar email ou telefone como segunda condição mantém separadas duas pessoas com o mesmo nome. Uma pesquisa separada por nome e empresa, revisada à mão, então encontra os duplicados que não têm email nem telefone em comum.

Essa divisão, uma pesquisa rigorosa para mesclar com confiança e uma pesquisa ampla para revisar, é como a maioria das equipes lida com nomes comuns sem mesclar as pessoas erradas.

Como a Dedupely mantém separadas duas pessoas com o mesmo nome

Na Dedupely, cada campo de uma pesquisa tem a sua própria opção de correspondência, então você pode casar pelo nome e pela empresa e exigir o mesmo email ou telefone antes de juntar dois registros. Quando uma correspondência for duas pessoas reais, rejeite-a: ela fica fora de todas as pesquisas futuras desse objeto, inclusive das agendadas. Você pode restaurar uma correspondência rejeitada depois, se mudar de ideia.

Verifique os contatos com o mesmo nome

Mesmo nome, evidências diferentes

Dois contatos com o mesmo nome na mesma empresa costumam ser uma só pessoa, e você pode mesclá-los como qualquer duplicado. As exceções são nomes comuns, grandes empresas e negócios familiares, em que você precisa de um segundo campo para ter certeza.

Veja em que os registros discordam. Dois emails de trabalho diferentes ou dois números diretos apontam para duas pessoas. Mantenha esses registros, rejeite a correspondência e torne as pesquisas rígidas o bastante para que um nome sozinho não os faça formar par de novo.

Perguntas frequentes

Dois contatos com o mesmo nome na mesma empresa são duplicados?

Geralmente, mas nem sempre. Confira email, telefone e cargo. Dois emails de trabalho diferentes no mesmo domínio costumam significar duas pessoas. Um email pessoal em um registro e um de trabalho no outro costumam significar uma pessoa só.

Como impedir que duas pessoas com o mesmo nome apareçam como duplicados?

Rejeite a correspondência para que ela fique fora das pesquisas futuras, e adicione email ou telefone à sua pesquisa, para que um nome e uma empresa em comum não bastem para juntar dois registros.

E se um registro tiver email e o outro não?

O registro sem email oferece menos para comparar. Confira telefone, cargo e atividade. Se nada contradiz a correspondência, provavelmente é a mesma pessoa cadastrada duas vezes.

Um pai e um filho na mesma empresa podem ser mesclados por engano?

Sim, se o sufixo foi omitido e a pesquisa faz a correspondência só por nome e empresa. Adicione à pesquisa um campo como email, telefone ou data de nascimento, e rejeite o par quando confirmar que são duas pessoas.

Devo fazer a correspondência de contatos só por nome e empresa?

Só para uma pesquisa que você revisa à mão. Para mesclar com confiança, combine nome e empresa com email ou telefone, para que duas pessoas com o mesmo nome continuem separadas.