Crea un sistema de Search Pads para encontrar todos tus duplicados
Cómo ajustar la lógica de match en múltiples pads de búsqueda.
Muchos equipos de CRM intentan resolver todos los duplicados en una sola búsqueda. El resultado suele ser escaneos lentos, resultados imprecisos y merges inconsistentes. El problema no está en la lógica de match, sino en la estructura detrás. Las búsquedas funcionan mejor cuando están enfocadas: cada una debería manejar un solo tipo de patrón de duplicado.
Esta guía amplía lo que ya se explica en La guía completa de Search Pads en Dedupely. Ese artículo aborda la lógica, los match y los filtros en detalle. El objetivo de este es mostrar cómo organizar y usar múltiples pads de búsqueda para obtener resultados precisos y repetibles.
Entiende qué limita a un solo Search Pad
Cuando un solo Search Pad mezcla varios tipos de match, la lógica de comparación se vuelve inconsistente. Los exact matches compiten con los más flexibles, y los resultados se reparten de forma desigual. Los filtros estrictos y amplios aplicados juntos reducen la confiabilidad.
Cada objeto del CRM tiene sus propios patrones de datos: los leads suelen depender de nombres y correos, mientras que las empresas usan nombres de compañía o dominios. Un solo set de opciones de match no puede detectar eficazmente duplicados en todos esos patrones.
Un solo Search Pad nunca debería esperarse que encuentre todo; solo debe confirmar un patrón de duplicado específico, como “nombres de empresa idénticos” o “nombres de contacto similares”.
Crea Search Pads separados para distintos patrones de duplicado
La forma más efectiva de mantener el control es dividir la detección de duplicados en múltiples Search Pads. Cada uno representa un escenario claro de match.
Usa estas distinciones como guía:
- Por tipo de objeto: Contactos, Personas, Empresas o Cuentas suelen necesitar sus propios pads de búsqueda.
- Por fuente de datos: importaciones, formularios o integraciones generalmente difieren en precisión.
- Por tipo de match: algunos duplicados se basan en correo electrónico, otros en nombre de dominio o nombre de empresa.
Ejemplos:
- Contactos: First Name + Email = Exact match
- Empresas: Exact match + Email: Domain Root match + Phone: Similar match
- Importaciones antiguas: First Name + Last Name = Exact match + Address = Similar match
Cada Search Pad debe responder una sola pregunta:
“¿Qué tipo exacto de duplicados busca este pad?”
Mantén la nomenclatura y documentación consistentes
Los Search Pads pueden multiplicarse rápido una vez que el equipo empieza a refinar la lógica. Nombrarlos con claridad evita confusión y ayuda a cualquiera a entender el propósito de cada Search Pad.
Mantenlo breve y estructurado:
- Usa un formato con nombres como: [Field] + [Field] + [Logic], por ejemplo: First Name + Last Name + Exact Match o Company Name + Address + First 2 words.
- Agrega notas cortas en la descripción con información sobre opciones de match y filtros.
- Evita nombres genéricos como “Main” o “All records”, que no aportan claridad.
- Organiza los pads de búsqueda por categorías (Activo, Pruebas, Archivado).
Los nombres y notas claros hacen que los pads sean reutilizables y fáciles de revisar meses después.
Si quieres aprender más sobre opciones de asociación (match options), visita ese artículo.
Prueba tu lógica de match clonando Search Pads
Cada vez que necesites probar una nueva lógica de match, clona un pad existente en lugar de editarlo directamente. Clonar preserva la configuración anterior y permite experimentar sin riesgo.
Para probar:
- Clona el Search Pad original.
- Ajusta un parámetro de match a la vez (por ejemplo, cambiar un campo de Exact a Similar match).
- Ejecuta un escaneo y compara las diferencias de resultado.
- Mantén el original como referencia y renombra el pad nuevo claramente, por ejemplo: First Name + Last Name + Phone Number + Exact + Test1.
Este proceso ayuda a refinar la lógica de match sin interrumpir la existente ni perder configuraciones previas.
Revisa y da mantenimiento a tus Search Pads regularmente
Los Search Pads requieren el mismo mantenimiento que otros procesos de CRM. Los cambios en estructuras, fuentes de datos o equipos pueden afectar la precisión.
Revísalos de forma programada:
- Elimina pads que dupliquen lógica o no se hayan usado recientemente.
- Verifica que los filtros sigan alineados con la estructura actual del CRM.
- Actualiza los match options si se agregaron o renombraron campos.
- Mantén un registro breve de cuándo se creó o modificó cada pad.
Una revisión trimestral ayuda a mantener la lógica limpia y alineada con los patrones reales de datos.
Aplica Search Pads bien estructurados para obtener resultados medibles
Un sistema bien estructurado de Search Pads ofrece escaneos más rápidos y alta precisión. También reduce merges erróneos y facilita las auditorías entre equipos. Los equipos que separan sus pads por lógica ven menos falsos positivos y pueden delegar tareas con confianza.
Cada pad se convierte en una unidad repetible y comprensible.
La precisión en deduplicación proviene de la estructura: pads pequeños y enfocados ofrecen mucho más control que una sola configuración general.
Para conocer detalles sobre campos, tipos de match y configuración de filtros, consulta La guía completa de Search Pads en Dedupely
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