TL;DR
- Bestäm vad som räknas som dubblett innan någon annan börjar slå ihop poster.
- Skriftliga sammanslagningsregler gör att den som städar kan fatta samma beslut som du skulle göra.
- Oklara matchningar bör hamna i en granskningslista som ansvarig för upprensningen avgör.
- Ge bara de behörigheter rensningen kräver och ta bort dem när arbetet är klart.
- Dedupely låter en administratör bjuda in användare som hittar, granskar och slår ihop dubbletter enligt samma regler.
En CRM-rensning tar tid som en CRM-ägare sällan har. Det är rimligt att lämna över den till någon annan: en kollega inom försäljningsoperations, en nyanställd, en assistent eller en konsult.
Risken är att de beslutar annorlunda än du skulle göra. Sammanslagningar i många CRM kan inte ångras, så en felaktig gissning om vad som räknas som dubblett stannar i datan.
I det här inlägget ser du vad du bör bestämma innan du lämnar över arbetet och var de ska börja. Du ser också vilka behörigheter som ska ges, hur arbetet kontrolleras medan det pågår och vad du får tillbaka när de slutar.
Vad du bör bestämma innan du lämnar över
Den du delegerar till kan göra jobbet. Det de inte kan veta är hur ditt team använder posterna. Dessa fyra beslut behöver finnas skriftligt innan första sammanslagningen.
Vad som räknas som dublett
Vad som räknas som dubblett varierar från fall till fall, och det som ett team anser vara en dubblett är kanske inte det för ett annat. En kontakt med en jobbmail och en privat mejladress kan vara en person för försäljningen men två för marknadsföringen.
Skriv definitionen per objekt, med några verkliga exempel. Vårt inlägg om vad en dubblett är täcker de vanligaste fallen.
Vilket värde som vinner vid en sammanslagning
För varje fält med ett enda värde bestämmer du vilken källa som vinner. För fält med flera värden som stöds bestämmer du om värden ska kombineras. Ägare, livscykelstadium och status för e-postprenumeration kräver särskild omsorg, eftersom ett felaktigt resultat når försäljning och marknadsföring.
Vad som går till granskning och vem som bestämmer
Vissa matchningar blir oklara, till exempel samma namn på samma företag men med en annan e-postadress. Bestäm var de ska hamna och vem som svarar på dem. Annars gissar personen eller slutar.
Vad som är uteslutet
Lista vad som aldrig får slås samman: partnerkonton, poster som synkas med fakturering eller kunder i en pågående förnyelse. Lista också vilka objekt som inte ingår just nu.
| Beslut | Exempel | Vem gör det |
|---|---|---|
| Vad som räknas som dublett | Kontakter med samma e-post är en och samma person | CRM-ägaren, tillsammans med de team som använder posterna |
| Vilket värde som vinner | Ägaren hämtas från posten med senaste aktivitet | CRM-ägaren, tillsammans med försäljningen |
| Vad som hamnar i granskning | Samma namn och företag, olika e-postadress | CRM-ägaren |
| Vad som är uteslutet | Partnerkonton och faktureringsposter | CRM-ägaren, tillsammans med ekonomi |
| Vem som får avvisa en matchning | Endast CRM-ägaren | CRM-ägaren |
Börja med de uppenbara dubbletterna
Börja med exakta matchningar på fältet som identifierar varje post, till exempel e-postadress eller domän. De är enklast att förklara och minst benägna att skapa en tvist.
Be personen förhandsgranska ett urval innan något slås samman i bulk. Före den första stora sammanslagningen, säkerhetskopiera de berörda posterna, enligt beskrivningen i hur du säkerhetskopierar ditt CRM före en stor sammanslagning.
Avvisningar kräver samma omsorg. En avvisad matchning försvinner från framtida resultat, så be om avvisningar bara när du är säker på att personen är densamma.
Ange behörigheter för jobbet
Ge varje person en egen inloggning. Delade uppgifter döljer vem som slog ihop vad, och de är svåra att ta tillbaka.
Ge bara de rättigheter som upprensningen behöver i CRM:et, till exempel att redigera och slå ihop objekten i scope. Att koppla ett upprensningsverktyg till CRM:et kan kräva administratörsrättigheter, vilket du själv kan ge och behålla.
Bestäm om de får ändra regler eller bara följa dem. Om reglerna ändras under en städning stämmer tidiga och sena sammanslagningar inte längre överens.
Kontrollera arbetet medan det pågår
En kort avstämning hindrar små misstag från att upprepas i tusentals poster. Titta på tre saker.
- Antal: hur många matchningar som hittats, slagits ihop, skickats till granskning och avvisats sedan förra avstämningen.
- Exempel: några sammanslagna poster, slumpvis utvalda, med deras ägare och kopplingar.
- Granskningslistan: svara på det som väntar, så att arbetet inte stannar av hos dig.
Ett startantal hjälper dig att se framsteg. Vårt inlägg om hur du tar reda på hur många dubbletter ditt CRM har visar hur du får en.
Vad du får tillbaka när de lämnar
Delegering tar slut vid något tillfälle, och kunskapen ska inte försvinna med personen. Innan hens sista dag, be om en överlämning som omfattar:
- Reglerna i nuvarande skick: varje beslut som fattas längs vägen, läggs till i de skriftliga reglerna.
- En logg över sammanslagningarna: vad som slogs samman, när och med vilka värden.
- Öppna granskningsärenden: vad som fortfarande väntar och varför.
- Avvisade matchningar: vad som har uteslutits, så att ingen undrar varför de posterna aldrig dyker upp.
- Åtkomst: inloggningar och behörigheter som tagits bort eller tilldelats om.
Därifrån håller en rutin CRM:et rent, till exempel den i vår Checklista för underhåll av CRM-poster.
Så hjälper Dedupely dig att delegera en städning på ett säkert sätt
Kontrollera de faktiska rollbehörigheterna innan du bjuder in någon. En vanlig användare med sammanslagningsbehörighet är inte en granskare med enbart läsrättigheter. Använd en separat granskningslista när någon ska bedöma matchningar utan att kunna ändra CRM-data.
I Dedupely bjuder administratörer in användare och ändrar roller, och användare kan använda alla funktioner utom Company Settings. Du bygger Duplicate searches och sätter regler för vilket värde som vinner, så sammanslagningar följer samma regler oavsett vem som kör dem. Oklara uppsättningar kan skickas till granskning, och en Audit Log registrerar varje sammanslagning med användaren som kört den.
Delegera arbetet, behåll besluten
Någon annan kan genomföra en CRM-rensning väl när besluten fattas först. Definitionen av en dublett, reglerna för vilket värde som vinner och vad som går till granskning kommer från CRM-ägaren.
Med det nedskrivet, rätt behörigheter och korta avstämningar kan personen som gör jobbet arbeta snabbt utan att gissa. När den personen slutar finns reglerna och historiken över sammanslagningar kvar.
Vanliga frågor
Kan jag delegera städning av CRM-data till en assistent eller nyanställd?
Ja, när de viktiga besluten är nedskrivna. Definiera vad som räknas som dubblett per objekt, vilket värde som vinner vid sammanslagning, vad som ska granskas och vad som aldrig får slås samman. Låt personen börja med exakta matchningar, granska de första sammanslagningarna tillsammans och följ upp regelbundet medan arbetet pågår.
Vad bör jag bestämma innan någon annan slår ihop CRM-dubbletter?
Bestäm vad som räknas som dubblett, vilket värde som gäller i varje fält, var oklara matchningar ska hamna och vem som avgör dem. Lista också det som inte får röras, till exempel partner- eller faktureringsposter, och vem som får avvisa en matchning. Skriv ner det så att personen beslutar på samma sätt som du skulle göra.
Vilka behörigheter behöver någon för att rensa CRM-dubbletter?
Endast det rensningen kräver, till exempel redigering och sammanslagning av objekten i scope. Ge personen egna inloggningsuppgifter så att du kan se vem som slagit ihop vad. Bestäm om de får ändra regler eller bara följa dem, och ta bort åtkomsten när arbetet är klart.
Hur kontrollerar jag någon annans sammanslagningar av dubbletter?
Titta på antalet matchningar som hittats, slagits ihop, skickats till granskning och avvisats sedan din senaste kontroll. Öppna några sammanslagna poster slumpmässigt och kontrollera ägare, kopplingar och de fält dina rapporter använder. Besvara de poster som väntar på granskning så att arbetet fortsätter.
Vad bör någon lämna över efter en CRM-rensning?
Reglerna som de ser ut nu, inklusive beslut som fattats på vägen, och en logg över vad som slagits ihop. Lägg till öppna granskningsärenden, listan över avvisade matchningar och en anteckning om åtkomst att ta bort. Då kan nästa person ta vid där städningen stannade.
Eller registrera dig med Google
