TL;DR
- En enda CRM-administratör kan inte granska varje dubblett, så säkerhet avgör vad som slås samman först.
- Börja med uppenbara dubbletter, som exakta e-postmatchningar, som kräver minst granskning.
- Automatisera sammanslagning endast för dubbletter du skulle slå ihop utan att titta på dem.
- Skriftliga regler för sammanslagning gör att någon annan kan ta över arbetet när administratören är borta.
- Dedupely hjälper ensamma administratörer att hitta, granska och slå ihop dubbletter, med stöd från deras Customer Success-team.
När du är den enda som sköter CRM:et tävlar dubbletterna med allt annat. Säljet vill ha ett nytt fält, marknadsföringen en lista och ledningen en rapport till fredag.
Samtidigt lägger formulär, importer och integrationer till poster snabbare än en person hinner kontrollera dem. En fullständig städning låter som ett projekt för ett team du inte har.
I det här inlägget ser du hur du sorterar dubbletter efter hur säker du är, vad du ska automatisera och vad du ska behålla för granskning. Du ser också hur du håller en kort granskningsrutin, skriver ner dina regler och får beslut från andra team.
Varför dubblettrensning är svårare när du arbetar ensam
Ett team kan dela upp arbetet och kontrollera varandras sammanslagningar. En ensam administratör fattar varje beslut själv, ofta mellan andra ärenden.
Det finns ingen second opinion före en stor sammanslagning, och avbrott bryter upp den tid en noggrann granskning kräver. Kunskapen om varför något slogs samman finns också bara i ditt huvud.
Det betyder inte att städningen måste vänta. Det betyder att planen måste passa en persons tid, och att den måste fungera även de dagar du inte är där.
Sortera dubbletter efter hur säker du är
Med begränsad tid bör du börja med de dubbletter du kan slå ihop med minst kontroll. Sortera dem efter säkerhet, så följer planen av sig själv.
| Säkerhet | Exempel | Vad du ska göra |
|---|---|---|
| Uppenbara | Bekräftad samma person eller företag; delade inkorgar och separata filialer exkluderade | Testa ett granskat urval och kör sedan Bulk Merge; automatisera bara den verifierade regeln |
| Troligt | Samma namn och företag, olika e-postadress | Granska i korta pass |
| Oklart | Bara samma namn, eller en delad brevlåda som info@ | Fråga teamet som använder posterna |
| Ingen dubblett | Filialer till ett företag, eller ett moderbolag och dess dotterbolag | Avvisa, men bara när du är säker |
Om du avvisar en matchning tas den bort från framtida resultat, så en felaktig avvisning döljer en verklig dubblett. Om du är osäker, lämna den för granskning. Filialer och dotterbolag behandlas i hur du hanterar relaterade poster som ser ut som dubbletter.
Automatisera endast de dubbletter du skulle slå ihop utan att titta
Automatisering kan spara en ensam administratör mycket tid, och den medför också risker. En felaktig regel upprepar sitt misstag i varje post den berör.
Behåll automatisering för de dubbletter du slår samman utan att titta, som exakta e-postträffar på kontakter. Testa reglerna på ett urval först och förhandsgranska de sammanslagna posterna. När reglerna håller kan du slå samman nya dubbletter som du är säker på automatiskt enligt schema.
Lämna de mindre säkra mönstren för granskning. Hur ofta du bör kontrollera beror på hur mycket ny data som kommer in, vilket vi går igenom i hur ofta du bör rensa dubbletter i ditt CRM.
Behåll en kort granskningsrutin
Granskning kan ta stor del av en ensam administratörs tid, eftersom den inte har något naturligt slut. Ett kort pass vid fast tid hindrar den från att växa.
- Boka tiden: en fast tid i kalendern, tillräckligt kort för att du ska hålla den.
- Börja med de objekt som säljteamet använder dagligen: dubblettkontakter och -företag påverkar fler personer än gamla leads.
- Granska nya dubbletter per källa: ett formulär eller en integration som skapar de flesta av dem är värt att åtgärda vid källan.
- Sluta när passet tar slut: det som återstår väntar till nästa session.
För hela listan över vad du ska titta på varje månad och kvartal, se Checklista för underhåll av CRM-poster.
Skriv ner reglerna
När du är enda administratör finns reglerna ofta bara i ditt huvud. Det fungerar tills du är på semester, någon frågar varför två konton slogs ihop, eller du överlämnar CRM:et till någon annan.
En sida räcker. Förvara den där resten av din CRM-dokumentation finns, och uppdatera den när ett beslut ändras.
| Vad du ska dokumentera | Exempel |
|---|---|
| Vad som räknas som dublett, per objekt | Kontakter: samma e-post. Företag: samma domän, utom filialer. |
| Vilka fält du matchar på | E-post först, sedan namn med företag |
| Vilket värde som vinner vid en sammanslagning | Senaste värdet, utom ägare och livscykelstadie |
| Vad som aldrig slås ihop | Partnerkonton, poster synkade till fakturering |
| Vem som avgör oklara fall | Sales ops för kontakter, ekonomi för faktureringsbolag |
| Vad som körs automatiskt | Exakta e-postmatchningar på kontakter |
Be andra team om beslut
Från andra team behöver du deras svar på vad som räknas som dubblett. Det avgörs från fall till fall: det ett team anser vara en dubblett kanske inte ett annat gör.
Håll frågan liten. Ta med tre eller fyra verkliga exempel, var och ett med en fråga, till exempel om två poster är en kund. Ett kort svar från rätt person sparar dig från att ångra en sammanslagning senare.
I större företag kan ett RevOps-team äga processen tillsammans. Vårt inlägg om CRM-dublettrensning för RevOps-team täcker den konfigurationen.
Så hjälper Dedupely en ensam administratör att hålla koll på dubbletter
Dedupely låter en ensam administratör bygga sökningar för stödda objekt, välja vilka värden som ska behållas och förhandsgranska sammanslagningar. Behåll osäkra identiteter för granskning och automatisera bara regler som kontrollerats mot ett representativt urval. Customer Success hjälper dig per samtal, chatt och e-post när ett ärende kräver mer uppmärksamhet.
En plan som passar en persons tid
En ensam administratör kan inte kontrollera varje dubblett, och behöver inte göra det. Genom att sortera efter säkerhet kan du snabbt slå ihop de uppenbara och automatisera dem när reglerna håller. Din granskningstid går då till de fall som kräver en person.
Att skriva ner reglerna gör det du vet till något andra kan använda. Det gör dina sammanslagningar lättare att förklara, och arbetet fortsätter även när du är borta.
Vanliga frågor
Hur hinner en ensam CRM-administratör med datarensningen?
Sortera dubbletter efter hur säkra de är och slå samman de uppenbara först, till exempel exakta e-postmatchningar. Automatisera bara de mönster du skulle slå samman utan att granska, och håll en kort granskningsomgång för resten. Skriv ner dina regler så att andra kan följa dem och ta över arbetet när du är borta.
Vilka dubletter bör en CRM-administratör slå ihop först?
Slå ihop de uppenbara dubbletterna först: kontakter med samma e-post och företag med samma domän. De kräver minst granskning och tar bort en stor del av bruset. Gå sedan vidare till sannolika matchningar, till exempel samma namn på samma företag med en annan e-post, och granska dem innan sammanslagning.
Är det säkert att automatisera sammanslagning av CRM-dubbletter?
Det kan vara det, för dubbletter du är säker på, till exempel exakta e-postmatchningar. Testa dina regler på ett urval, förhandsgranska resultaten och kontrollera att tomma värden inte skriver över befintliga värden. Behåll mindre säkra matchningar, som liknande namn, för granskning, eftersom en automatisk regel upprepar varje fel på varje post.
Hur dokumenterar du regler för dubblettrensning i CRM?
Behåll ett enkelsidigt dokument med vad som räknas som dubblett per objekt och vilka fält du matchar på. Ange vilket värde som vinner, vad som aldrig slås ihop, vem som avgör oklara fall och vad som körs automatiskt. Uppdatera det när ett beslut ändras och förvara det tillsammans med annan CRM-dokumentation.
Vem avgör vad som räknas som dubblett när det bara finns en administratör?
Admin driver processen, men de team som använder posterna hjälper till att besluta. Vad som räknas som dubblett avgörs från fall till fall, och försäljning, marknadsföring och ekonomi kan se samma poster på olika sätt. Ta med dem några verkliga exempel, ställ en fråga per exempel och skriv ner svaret.
Eller registrera dig med Google
Pipedrive-användare 
