TL;DR
- RevOps äger ofta CRM-dubblettrensningen eftersom det driver de verktyg som skapar poster.
- Att äga dubblettrensningen innebär att äga hela processen, från sammanslagningsregler till dubblettrapportering.
- Att förstå hur varje team använder posterna hjälper till att förhindra sammanslagningar som bryter andra teams arbete.
- Vad som räknas som dubblett avgörs från fall till fall, så stäm av det med varje team.
- Dedupely hjälper RevOps att hitta och slå samman dubbletter säkert, med onboarding-stöd för varje team.
Dubbletter hamnar hos RevOps förr eller senare. Säljteamet klagar på ägarskap, marketing på attribution, kundframgång på saknad historik, och CRM:et hamnar mitt i allt.
RevOps kör formulären, synkningarna, importerna och integrationerna som skapar poster, så det är ofta den naturliga ägaren till åtgärden. Att äga den kräver två saker: att driva processen och att förstå vad varje team gör med posterna du är på väg att slå ihop.
I det här inlägget ser du varför båda är viktiga och vad varje team behöver av en sammanslagning. Du ser också hur du sätter regler, rutiner och rapportering.
Varför dubblettrensning behöver en ägare
När ingen äger dubbletterna fixar alla dem lite var för sig. En säljare slår ihop två kontakter manuellt, en marknadsförare raderar en post som verkade fel och någon annan importerar samma lista igen.
Varje åtgärd är rimlig på egen hand, men tillsammans gör de datan mindre förutsägbar. En ägare innebär en uppsättning regler för vad som slås ihop, hur och när.
RevOps passar för den rollen eftersom den ser hela systemet. Den vet vilka verktyg som skriver till CRM:et, vilka fält rapporterna beror av och vilka ändringar som når andra team. För den bredare policyn kring detta, se vår guide till datastyrning.
Läs om vad varje team gör med poster
En sammanslagning som ser ren ut för RevOps kan förstöra någon annans arbete. Den kvarvarande posten behåller en ägare, ett livscykelsteg och en källa, och varje team läser de fälten på olika sätt.
Innan du sätter upp regler, sitt ner med varje team och fråga vad de gör med posterna. Fråga vilka fält de rapporterar på, vilka automatiseringar de kör och vad som skulle skada om det ändrades över en natt.
| Team | Vad de använder posterna till | Vad en slarvig sammanslagning kan förstöra |
|---|---|---|
| Försäljning | Ägarskap, territorier, pipeline och provisioner | Kontoägaren och vem som får krediten för en affär |
| Marknadsföring | Attribution, segment, poängsättning och e-postutskick | Ursprunglig källa, prenumerationsstatus och listmedlemskap |
| Kundframgång | Kundhistorik, förnyelser och kundhälsa | Anteckningar, ärenden och kopplingen mellan en kontakt och dess konto |
| Ekonomi och fakturering | Fakturor, avtal och kundantal | Faktureringskontakter och ID:n som andra system lagrar |
| Support | Ärenden och konversationer | Vilken kontakt ett ärende hör till |
Svaren blir era sammanslagningsregler. De visar också vem ni ska varna före en stor rensning.
Kom överens om vad som räknas som dubblett
Vad som räknas som dubblett avgörs från fall till fall. Det som ett team anser vara en dubblett kanske inte gör det för ett annat.
- En kontakt med en jobb- och en privat e-postadress: försäljningen kan vilja ha en post, medan marknadsföringen skickar olika e-postutskick till varje adress.
- Två företagsposter för ett moderbolag och dess filial: ekonomi kan fakturera dem separat, medan försäljningen ser ett konto.
- En testanvändare och en betalande kund: tillväxt kanske håller isär dem för att mäta konvertering, medan kundframgång vill ha en enda historik.
Dokumentera beslutet för varje fall. Börja sedan med de uppenbara dubbletterna, till exempel exakta matchningar på e-post eller företagsdomän, där team minst sannolikt är oense. Vad en dubblett är går igenom definitionerna mer ingående.
Ansvara för processen: regler, rytm och rapportering
När du vet hur team använder poster har processen tre delar. Varje del kräver ett skriftligt beslut och en person som håller det aktuellt.
Regler
Regler anger vilka poster som matchar och vilket värde som vinner i varje fält. Ha dem per objekt, eftersom kontakter, företag och affärer behöver olika kriterier. Vilka fält som ska matchas beror på objektet och vilken data du litar på.
Bestäm också vem som får slå ihop. Vissa team låter bara RevOps slå ihop, andra låter säljare slå ihop uppenbara dubbletter medan RevOps hanterar resten.
Kadens
Rytmen gäller den första rensningen och kontrollerna efter den. Den beror på hur mycket ny data som kommer in och varifrån, vilket vi tar upp i hur ofta du bör rensa dubbletter i ditt CRM.
Rapportering
Rapportering visar om processen fungerar. Följ dubbletter per objekt, varifrån nya kommer, hur många som slagits ihop och hur många matchningar som avvisats.
Dela siffrorna med teamen du pratade med. Ett sjunkande antal dubbletter hjälper till att bygga upp förtroendet för CRM:et igen. För att få en startsiffra, se hur du tar reda på hur många dubbletter ditt CRM har.
Gör sammanslagningar så säkra att du kan fortsätta
Rensningar stannar ofta av när folk är rädda för vad en sammanslagning gör. Rädslan är rimlig, eftersom sammanslagningar i många CRM-system inte kan ångras.
Några vanor håller arbetet igång:
- Slå ihop de dubbletter du är säkrast på först, och granska nära matchningar innan du bestämmer dig.
- Förhandsgranska resultatet av varje sammanslagning innan du kör den i bulk.
- Spara originalvärdena och gör en säkerhetskopia av CRM:et innan en stor sammanslagning.
- Avvisa en matchning först när du är säker på att det inte är en dubblett, eftersom den inte dyker upp igen i sökningar.
- Kontrollera vilka integrationer och rapporter som lagrar post-ID, eftersom sammanslagning kan ändra dem.
En plan för RevOps-dubblettrensning på en sida
| Del | Vad du ska besluta | Vem som ska involveras |
|---|---|---|
| Definition | Vad som räknas som dubblett för varje objekt | Försäljning, marknadsföring, kundframgång, ekonomi |
| Regler | Matchningskriterier och vilket värde som vinner per fält | Teamen som rapporterar på de fälten |
| Behörigheter | Vem som får slå samman och vad som behöver granskas | Teamledare |
| Kadens | Första städning, sedan återkommande kontroller | RevOps |
| Rapportering | Dubbletter per objekt, källor, sammanslagningar och avvisningar | Alla som använder CRM:en |
Så hjälper Dedupely RevOps att äga dedupliceringen över teamen
Med Dedupely kan RevOps bygga sökningar för stödda objekt, ange regler för vilket värde som vinner och förhandsgranska varje sammanslagning. Vårt Customer Success-team erbjuder onboarding och support via telefon, chatt och e-post och hjälper teamen att enas om en process de kan upprätthålla.
Ansvaret för dubblettrensning börjar med att lyssna
RevOps står väl rustat att äga dubblettrensningen eftersom teamet driver systemen som skapar dubbletter. Att äga den väl innebär att reglerna, rytmen och rapporteringen samlas på ett ställe, med en person som håller dem aktuella.
Reglerna håller bara om de speglar hur försäljning, marknad, kundframgång och ekonomi använder posterna. Lär dig det först, så skyddar varje sammanslagning någons arbete i stället för att överraska.
Vanliga frågor
Vem bör ansvara för CRM-dubblettrensning?
Ofta RevOps eller CRM-administratören, eftersom de hanterar formulären, importerna och integrationerna som skapar poster. Ägaren sätter sammanslagningsreglerna, granskningsrytmen och rapporteringen. Andra team avgör fortfarande vad som räknas som dubblett för de poster de använder, så ägaren behöver deras synpunkter innan sammanslagning.
Vad ingår i en RevOps-process för dubblettrensning?
Den innehåller en definition av en dubblett per objekt, samt regler för matchning och för vilket värde som vinner. Den täcker även vem som får slå samman, en kadens för kontroller och en rapport om resultaten. Varje del behöver ett skriftligt beslut och en ägare, så att processen fortsätter fungera när personer byter roll.
Hur får du försäljning och marknad att komma överens om dubbletter?
Fråga varje team vad de använder posterna till och vilka fält de rapporterar på. Ta med verkliga exempel, till exempel en kontakt med jobb- och privat mejl, och besluta om varje fall tillsammans. Skriv ner besluten och börja sedan med exakta matchningar, där teamen är minst benägna att vara oense.
Vilka dublettmått bör RevOps följa?
Spåra antalet dubbletter per objekt, varifrån nya dubbletter kommer, hur många uppsättningar som slagits ihop och hur många matchningar som avvisats. Följ hur antalet förändras efter varje städning och efter nya integrationer. Att dela siffrorna med andra team hjälper till att återskapa förtroendet för CRM:et.
Varför stannar CRM-städningar av?
Städningar stannar ofta av när team är rädda för att förlora data eller bryta kopplade system. Sammanslagningar i många CRM-system går inte att ångra, och vissa integrationer lagrar post-ID:n. Att börja med de säkraste dubbletterna, förhandsgranska varje sammanslagning och behålla de ursprungliga värdena gör det lättare att fortsätta.
Eller registrera dig med Google
