TL;DR
- Dubbletter på flera platser uppstår ofta när varje plats lägger till samma kunder på egen hand.
- En kund som betjänas av två platser kan vara en post eller två, beroende på din verksamhet.
- Filialer som delar namn eller telefonnummer är inte alltid dubbletter av varandra.
- Att städa inom varje plats innan matchning över platser gör tidiga sammanslagningar säkrare.
- Dedupely hittar dubbletter av kunder och platser i ett delat CRM och förhandsgranskar varje sammanslagning.
Kliniker, franchisetagare, filialer och regionkontor delar ofta ett CRM. Varje enhet tar in sina egna kunder, ofta via egen personal, egna formulär och lokala verktyg.
Den uppsättningen ger företaget en gemensam bild av alla det betjänar, tills samma kund dyker upp en gång per plats. Platsposter kan också delas, när en filial angetts under två namn.
I det här inlägget ser du var dubbletter för flera platser uppstår och vad som räknas som dublett när platser överlappar. Du ser också hur du matchar kunder och platser, och vad du bör bestämma innan du slår samman.
Var dubbletter uppstår i ett CRM med flera platser
Varje företag hanterar sina platser olika, så orsakerna varierar. Dessa återkommer ofta.
Varje lokal registrerar sina egna kunder
Receptionspersonal på varje kontor skapar poster när kunder kommer in, ringer eller bokar. Om de inte först söker efter en befintlig post, eller söker med ett något annorlunda namn, dyker en andra post upp.
Kunder som besöker fler än en plats
En kund som flyttar, reser eller använder filialen närmast arbetet kan betjänas av flera platser. Varje besök kan lägga till en post med ett annat telefonnummer, en annan adress eller stavning.
Lokala formulär, bokningsverktyg och importer
Platser kör ibland egna bokningsverktyg, webbformulär eller kalkylblad. Varje sådan källa skickar poster till CRM:et på sitt sätt, och varje källa kan missa posten som en annan plats skapade.
Nya platser som ansluter till CRM:et
När en ny filial öppnar eller en franchisetagare ansluter importeras ofta dess befintliga kundlista. Kunderna kan redan finnas i CRM:et från en annan plats.
Själva platsposterna
Platser är ofta poster också, som företag eller konton. En filial kan registreras som ”Centrum” av ett team och ”Storgatan” av ett annat, med samma adress.
Vad som räknas som dubblett mellan kontor
Vad som räknas som dubblett avgörs från fall till fall. Det en verksamhet ser som dubblett gör inte alltid det för en annan.
En kund, flera platser
Ett företag som betjänar kunder centralt kanske vill ha en post per person, med ett fält för de platser de besökt. En franchise där varje plats äger sina kundrelationer kanske vill ha en post per plats.
Båda valen är rimliga. Det viktiga är att bestämma innan någon slår ihop, så att platser inte ångrar varandras arbete.
Avdelningar som liknar varandra
Två filialer av samma företag kan dela namn, domän och ett centralt telefonnummer. De är ändå skilda platser med egen personal och egna kunder.
Dessa är relaterade poster. Så hanterar du relaterade poster beskriver hur man håller isär dem.
Samma plats inlagd två gånger
Två poster med samma gatuadress och postnummer är ofta en och samma plats under två namn. Det är de platsdubbletter som är värda att slå ihop, när du bekräftat att det är samma plats.
Hur man matchar kunder och platser
Börja med de uppenbara dubbletterna: exakta matchningar på fältet som identifierar varje post. Kombinera sedan fält för resten, som beskrivs i vilka fält som ska matchas.
| Post | Börja med | Prova sedan | Se upp för |
|---|---|---|---|
| Kunder inom en plats | Exakt e-post | Namn med telefon | Familjemedlemmar som delar e-post eller telefon |
| Kunder över flera platser | Exakt e-post | Namn med telefon, eller namn med hemadress | Platser som medvetet behåller egna kundposter |
| Platsposter | Gatuadress med postnummer | Telefonnummer för plats | Ett centralt telefonnummer som delas av alla kontor |
| Regionala kontor | Adress med stad | Namn med region | Kontor som delar företagsnamn och domän |
Vad du ska bestämma före sammanslagningen
I ett CRM med flera platser avgör en sammanslagning vilken plats en kund tillhör och vem som följer upp. Dessa beslut bör stämmas av innan den första sammanslagningen.
- Hemort: vilken plats som behåller kunden när poster från två filialer slås samman. Senaste besöket, det första eller den med mest aktivitet är vanliga val.
- Ägare: vilken medarbetare eller vilket team som äger den sammanslagna posten, så att uppföljningar inte går till två personer.
- Platshistorik: besök, bokningar och anteckningar från varje plats bör hamna på den kvarvarande posten.
- Samtycke och preferenser: en avregistrering som registrerats på en plats gäller oftast personen, så den bör finnas kvar efter sammanslagningen.
- Lokala fält: vissa platser följer fält som andra inte gör. Avgör vilka värden som gäller när de skiljer sig åt.
Kom överens om ägarskap över enheter
Platschefer ser ofta sina kunder som sina egna. En sammanslagning som flyttar en kund till ett annat kontor kan kännas som att kunden har försvunnit, även när beslutet är rätt.
Kom först överens om regeln med platscheferna och dela den med varje kontor. Det sparar diskussioner efter sammanslagningen.
Förhindra att nya dubbletter sprids
Nya lokaler, ny personal och nya verktyg fortsätter att skapa poster, så dubbletter kan komma tillbaka. Några vanor bromsar dem:
- Be personal på varje kontor att söka på e-post eller telefon innan de skapar en kund.
- Ge varje post ett platsfält, så att du kan rensa en plats i taget.
- Kontrollera en ny filials kundlista mot CRM:et för dubbletter innan den går live.
- Använd ett namnformat för platsposter, helst med gatuadressen.
Om vissa platser använder ett helt annat CRM gäller samma principer över systemen. Hantera dubbletter över mer än ett CRM täcker den konfigurationen.
Så rensar Dedupely ett CRM som delas av många platser
I Dedupely bygger du dublettsökningar för kunder och platsposter och använder filter för att gå igenom en plats i taget. Du avvisar falska matchningar, som separata avdelningar, så att de inte dyker upp i framtida sökningar, och förhandsgranskar varje sammanslagning. Som standard exkluderar Dedupely dessutom riskabla matchningar, till exempel grupper med fler än 20 poster, från huvudresultaten.
En kund, en post, varje plats
Dubbletter för flera platser beror ofta på hur dessa företag arbetar. Varje plats lägger till kunder, använder egna verktyg och kopplar ibland till en egen lista. Platsposter delas också upp när en filial har två namn.
Först måste ni bestämma vad som räknas som dubblett mellan platser. Rensa inom varje plats innan ni matchar mellan dem, och enas om hemmaplats och ägarskap, så arbetar varje filial med samma kunddata.
Vanliga frågor
Varför har ett företag med flera platser dubbla kunder?
Oftast för att varje plats skapar egna poster. Personal lägger till walk-in-kunder och bokningar utan att hitta den befintliga posten, lokala verktyg och formulär synkroniseras separat, och nya filialer importerar sina egna kundlistor. En kund som betjänas av fler än en plats kan få en post per plats.
Ska en kund som besöker två platser ha en post eller två?
Det beror på hur verksamheten är uppbyggd. Om ni hanterar kunder centralt ger en post med de platser kunden har besökt hela bilden. Om varje plats äger sina kundrelationer, som hos många franchisetagare, kan separata poster vara rätt, med samma regel överallt.
Är filialer dubbletter i ett CRM?
Oftast inte. Kontor kan dela ett namn, en domän och ett centralt telefonnummer, men de är separata platser med egen personal och egna kunder. Två poster med samma gatuadress och postnummer är dock ofta en och samma plats inmatad två gånger under olika namn.
Hur matchar du dubblerade platsposter?
Matcha först på gatuadress med postnummer, eftersom den sällan ändras för en plats. Prova sedan platsens egna telefonnummer, men utelämna centrala nummer som delas av alla kontor. Bekräfta med lokal personal innan sammanslagning, eftersom de känner igen varje plats och kan upptäcka två namn för samma kontor.
Vem ska ansvara för dubblettrensning i ett företag med flera kontor?
Ofta ett centralt team, till exempel verksamhetsstöd eller CRM-administratören, eftersom dubbletter går över orter. Lokala chefer bör komma överens om reglerna, särskilt vilken ort som behåller en kund efter en sammanslagning. Lokal personal hjälper till att bekräfta oklara matchningar, eftersom de vet vilken kund som är vem.
Eller registrera dig med Google
