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TL;DR

  • O mesmo número costuma ficar em Mobile em um registro e em Phone no outro.
  • Uma pesquisa que compara Phone com Phone, e Mobile com Mobile, deixa esse par passar.
  • Você precisa de uma comparação que verifique um campo de telefone contra o outro.
  • Diferenças de formato, como códigos de país e traços, também precisam de tratamento.
  • No Dedupely, a Inteligência compara telefone e celular automaticamente.

Um representante registra uma ligação e salva o número no campo Phone. Um mês depois, um formulário ou um app de telefone adiciona a mesma pessoa com o número em Mobile. Mesmo número, mesma pessoa, dois registros, e uma pesquisa padrão compara Phone com Phone e Mobile com Mobile. Ela nunca vê a correspondência.

Este é um dos duplicados ocultos mais comuns em CRMs que usam muito números de telefone. Este post explica por que os números acabam em campos diferentes e como fazer a correspondência entre eles.

Por que os números caem em campos diferentes

A maioria dos CRMs tem vários campos de telefone: Phone, Mobile, Work, Home, Other. Qual deles é preenchido depende de quem ou o que cria o registro:

  • Representantes digitar o número no primeiro campo que veem.
  • Formulários mapeie a pergunta de telefone única para um campo, muitas vezes o campo Phone principal.
  • Apps de telefone e de rastreio de chamadas pode gravar em um celular ou em um campo personalizado.
  • Importações mapeia a coluna de telefone da planilha para o campo escolhido naquele dia.
  • Ferramentas de enriquecimento adicione um celular a um registro que já tem uma linha de escritório.

Com o tempo, o mesmo número se espalha por campos diferentes em registros diferentes.

Por que uma pesquisa padrão não os encontra

Uma pesquisa padrão compara cada campo com o mesmo campo do outro registro. O Phone do registro A é comparado com o Phone do registro B. Se A tem o número em Phone e B o tem em Mobile, a comparação de Phone vê um número e um vazio, e a de Mobile vê um vazio e um número. Nenhuma casa.

Incluir os dois campos na pesquisa não resolve sozinho, porque as comparações continuam campo a campo.

Correspondência entre campos de telefone

A correspondência entre campos compara um valor com os outros campos de telefone do registro, não só com o mesmo campo. O Phone do registro A é comparado com o Phone e o Mobile do registro B. Se o número aparecer em qualquer um, conta.

Registro A Registro B Correspondência no mesmo campo Correspondência entre campos
Telefone: 555 201 3344 Celular: 555 201 3344 Não Sim
Mobile: +1 555 201 3344 Telefone: (555) 201-3344 Não Sim, se os formatos forem tratados
Telefone: linha do escritório Celular: número pessoal Não Não (números diferentes)

Nem todas as ferramentas fazem isso. Algumas só comparam um campo com o mesmo campo, e outras reconhecem variações em campos de texto, mas não em números de telefone. Verifique como a sua trata isso antes de depender da busca por telefone.

Os formatos ainda importam

Mesmo no campo certo, o mesmo número pode ser escrito de muitas formas: com ou sem código do país, com traços, espaços ou parênteses. Uma comparação que ignora a formatação e olha os dígitos resolve a maioria delas. Como identificar registros duplicados pelo número de telefone explica os formatos em detalhe.

Fique atento a números compartilhados

A linha principal da empresa é a exceção. Se muitos contatos de uma mesma empresa tiverem o número da recepção no campo Telefone, qualquer correspondência por telefone os agrupa. Combine telefone com um campo de nome, ou revise à mão as correspondências grandes por telefone.

Como a Dedupely faz a correspondência de números de telefone entre campos

No Dedupely, o Dedupely Intelligence compara telefone com celular e e-mail com um segundo e-mail, automaticamente. Ele funciona em Contatos, Empresas e Leads, e você revisa e mescla as correspondências por conta própria. Nas suas próprias Duplicate Searches, a opção Correspondência semelhante em números de telefone remove formatação, hífens, parênteses e códigos de país e compara os últimos sete dígitos. A correspondência entre campos nas Duplicate Searches identifica valores trocados entre os campos de uma correspondência, como um nome e uma empresa digitados na ordem errada, mas não troca campos de telefone ou número.

As Safety Settings, ativas por padrão, separam correspondências com mais de 20 registros, que é onde costuma aparecer um número de central compartilhado.

Encontre números salvos em campos diferentes

Um número, qualquer campo

O mesmo número de telefone em campos diferentes continua sendo o mesmo número. Uma comparação entre campos de telefone permite identificar isso, e a comparação por dígitos trata os formatos.

Compare todos os campos de telefone que você usa, adicione um campo de nome para evitar que linhas compartilhadas do escritório agrupem colegas, e revise os maiores conjuntos antes de mesclar.

Perguntas frequentes

Por que contatos com o mesmo número em campos diferentes não aparecem como duplicados?

Porque uma pesquisa padrão compara cada campo com o mesmo campo do outro registro. Um número em Phone de um registro e em Mobile do outro nunca é comparado.

Como combinar um campo de telefone com um campo de celular?

Use uma ferramenta que compare o Telefone de um registro com o Celular do outro. No Dedupely, o Dedupely Intelligence faz isso automaticamente.

Devo combinar números de telefone em todos os campos?

Só entre campos que guardam números de telefone. Comparar um campo de telefone com um campo não relacionado cria falsas correspondências.

E os formatos de telefone diferentes?

Use uma comparação que ignore a formatação e compare os dígitos. Assim, códigos de país, traços e parênteses deixam de bloquear as correspondências.

Por que a minha pesquisa por telefone agrupou uma empresa inteira?

Provavelmente compartilham a linha principal da empresa. Adicione um campo de nome à pesquisa ou revise à mão as correspondências grandes por telefone.