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TL;DR

  • Dieselbe Nummer steht oft auf einem Datensatz in Mobil und auf dem anderen in Telefon.
  • Eine Suche, die Telefon mit Telefon und Mobil mit Mobil vergleicht, übersieht dieses Paar.
  • Sie brauchen einen Vergleich, der ein Telefonfeld mit dem anderen prüft.
  • Formatunterschiede, etwa Ländervorwahlen und Bindestriche, müssen ebenfalls behandelt werden.
  • In Dedupely vergleicht Dedupely Intelligence Telefon mit Mobil automatisch.

Ein Vertriebsmitarbeiter protokolliert einen Anruf und speichert die Nummer im Feld Telefon. Einen Monat später legt ein Formular oder eine Telefon-App dieselbe Person mit der Nummer unter Mobil an. Gleiche Nummer, gleiche Person, zwei Datensätze, und eine Standardsuche vergleicht Telefon mit Telefon und Mobil mit Mobil. Sie erkennt den Treffer nie.

Das ist eines der häufigsten versteckten Duplikate in CRMs, die viel mit Telefonnummern arbeiten. Dieser Beitrag zeigt, warum Nummern in verschiedenen Feldern landen und wie Sie über sie hinweg abgleichen.

Warum Nummern in verschiedenen Feldern landen

Die meisten CRMs haben mehrere Telefonfelder: Telefon, Mobil, Geschäftlich, Privat, Sonstige. Welches gefüllt wird, hängt davon ab, wer oder was den Datensatz anlegt:

  • Vertriebsmitarbeitende tippen die Nummer in das Feld ein, das sie zuerst sehen.
  • Formulare ordnen Sie ihre einzige Telefonfrage einem Feld zu, oft dem Hauptfeld Telefon.
  • Telefon- und Call-Tracking-Apps kann in ein Mobil- oder benutzerdefiniertes Feld schreiben.
  • Importe ordnen Sie die Telefonspalte der Tabelle dem Feld zu, das an diesem Tag gewählt wurde.
  • Anreicherungstools eine Mobilnummer zu einem Datensatz hinzufügen, der schon eine Büroleitung hat.

Mit der Zeit verteilt sich dieselbe Nummer auf verschiedene Felder in verschiedenen Datensätzen.

Warum eine Standardsuche sie übersieht

Eine Standardsuche vergleicht jedes Feld mit demselben Feld des anderen Datensatzes. Die Telefonnummer von Datensatz A wird mit Telefon von Datensatz B verglichen. Hat A die Nummer in Telefon und B in Mobil, sieht der Telefonvergleich eine Nummer und eine Lücke, und der Mobilvergleich sieht eine Lücke und eine Nummer. Keiner trifft zu.

Beide Felder in die Suche aufzunehmen behebt es allein nicht, weil die Vergleiche weiterhin Feld für Feld laufen.

Abgleich über Telefonfelder

Der Abgleich über Felder vergleicht einen Wert auch mit den anderen Telefonfeldern des Datensatzes, nicht nur mit demselben Feld. Die Telefonnummer von Datensatz A wird mit Telefon und Mobil von Datensatz B verglichen. Erscheint die Nummer in einem der beiden, zählt sie.

Datensatz A Datensatz B Abgleich über dasselbe Feld Feldübergreifender Abgleich
Telefon: 555 201 3344 Mobil: 555 201 3344 Nein Ja
Mobil: +1 555 201 3344 Telefon: (555) 201-3344 Nein Ja, wenn Formate berücksichtigt werden
Telefon: Büroleitung Mobil: persönliche Nummer Nein Nein (unterschiedliche Nummern)

Nicht jedes Tool kann das. Manche vergleichen nur ein Feld mit demselben Feld, andere erkennen vertauschte Textfelder, aber keine Telefonnummern. Prüfen Sie, wie Ihres damit umgeht, bevor Sie sich auf die Telefonsuche verlassen.

Formate sind trotzdem wichtig

Auch im richtigen Feld kann dieselbe Nummer auf viele Arten geschrieben sein: mit oder ohne Ländervorwahl, mit Bindestrichen, Leerzeichen oder Klammern. Ein Vergleich, der die Formatierung ignoriert und auf die Ziffern schaut, deckt die meisten davon ab. So gleichen Sie Dubletten per Telefonnummer ab behandelt die Formate im Detail.

Achten Sie auf gemeinsame Nummern

Die Hauptnummer der Firma ist die Ausnahme. Wenn viele Kontakte eines Unternehmens die Zentralnummer im Feld Telefon haben, fasst jeder Telefonabgleich sie zusammen. Kombinieren Sie Telefon mit einem Namensfeld oder prüfen Sie große Telefonübereinstimmungen manuell.

So gleicht Dedupely Telefonnummern über Felder hinweg ab

In Dedupely vergleicht Dedupely Intelligence Telefon mit Mobilnummer und E-Mail mit einer zweiten E-Mail automatisch. Sie läuft für Kontakte, Unternehmen und Leads, und Sie prüfen und führen die Treffer selbst zusammen. In Ihren eigenen Duplicate Searches entfernt die Option "Ähnlich" bei Telefonnummern Formatierung, Bindestriche, Klammern und Ländervorwahlen und vergleicht die letzten sieben Ziffern. Feldübergreifender Abgleich in Duplicate Searches erkennt Werte, die zwischen den Feldern eines Treffers vertauscht sind, etwa ein Name und ein Unternehmen, die verkehrt herum eingetragen wurden. Telefon- oder Nummernfelder werden dabei nicht getauscht.

Safety Settings sind standardmäßig aktiv und legen Treffer mit mehr als 20 Datensätzen beiseite, dort taucht meist eine gemeinsame Zentralnummer auf.

Zahlen finden, die in verschiedenen Feldern gespeichert sind

Eine Nummer, jedes Feld

Dieselbe Telefonnummer in verschiedenen Feldern bleibt dieselbe Nummer. Ein feldübergreifender Vergleich erkennt das, und ein ziffernbasierter Abgleich berücksichtigt unterschiedliche Formate.

Vergleichen Sie jedes genutzte Telefonfeld, ergänzen Sie ein Namensfeld, damit gemeinsam genutzte Büronummern keine Kollegen gruppieren, und prüfen Sie die größten Gruppen vor dem Merge.

Häufige Fragen

Warum tauchen Kontakte mit derselben Nummer in verschiedenen Feldern nicht als Duplikate auf?

Weil eine Standardsuche jedes Feld mit demselben Feld des anderen Datensatzes vergleicht. Eine Nummer in Telefon auf dem einen Datensatz und in Mobil auf dem anderen wird nie verglichen.

Wie gleiche ich ein Telefonfeld mit einem Mobilfeld ab?

Nutzen Sie ein Tool, das das Feld Telefon eines Datensatzes mit dem Feld Mobil des anderen vergleicht. In Dedupely übernimmt Dedupely Intelligence das automatisch.

Soll ich Telefonnummern über alle Felder abgleichen?

Nur über Felder, die Telefonnummern enthalten. Der Vergleich eines Telefonfelds mit einem unverwandten Feld erzeugt Fehltreffer.

Was ist mit unterschiedlichen Telefonformaten?

Nutzen Sie einen Vergleich, der die Formatierung ignoriert und die Ziffern vergleicht. Ländervorwahlen, Bindestriche und Klammern verhindern dann keine Treffer mehr.

Warum hat meine Telefonsuche eine ganze Firma zusammengefasst?

Sie teilen wahrscheinlich die Hauptnummer der Firma. Fügen Sie ein Namensfeld zur Suche hinzu oder prüfen Sie große Telefontreffer von Hand.