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Résumé

  • Les gels de modifications et les audits interdisent souvent toute modification des fiches clients, et une fusion en est une.
  • Suspendez Auto Merge et les fusions Bulk Merge avant le début de la période de gel, et prévenez-en par écrit.
  • Vous pouvez continuer à repérer et examiner les doublons, car cela ne modifie pas le CRM.
  • Ne fusionnez les cas urgents qu'avec une validation, et conservez une trace de chacun.
  • Dans Dedupely, la correspondance et la vérification se poursuivent pendant la suspension des fusions, et l'Audit Log enregistre chaque fusion.

De nombreuses entreprises ont des périodes pendant lesquelles personne ne doit modifier les données importantes : clôture d'exercice, audit financier ou de sécurité, migration de système, pic de ventes. Les équipes IT parlent de gel des changements.

Les doublons continuent d'apparaître pendant un gel. Fusionner les doublons modifie les données, donc cela relève en général du gel. Cet article explique quoi suspendre, ce que vous pouvez continuer et comment reprendre ensuite sans accumulation de retard.

Pourquoi les fusions comptent comme des modifications

Une fusion réécrit l'enregistrement conservé, déplace les activités et les associations, et supprime les autres enregistrements. Pendant un audit, cela peut :

  • Modifiez des chiffres qu'un auditeur a déjà échantillonnés, comme le nombre de clients ou le total des opportunités en cours.
  • Déplacez les fiches qu'un auditeur retrace, comme une facture rattachée à une entreprise fusionnée.
  • Modifier les ID dont dépend un rapport ou un système financier.

Traitez donc la fusion comme toute autre modification de données pendant cette période.

Ce qu'il faut mettre en pause avant la fenêtre

  1. Fusion automatique. Désactivez toutes les fusions planifiées ou automatiques.
  2. Bulk merges. Suspendez les lots planifiés jusqu'à la fin de la fenêtre.
  3. Imports susceptibles d'être fusionnés plus tard. Notez lesquels arrivent pendant le gel pour les examiner ensuite.
  4. Prévenez l'équipe. Un court message : la fusion est suspendue de cette date à cette date, signalez les doublons au lieu de les fusionner.

Ce que vous pouvez continuer à faire

Un gel n'a pas à interrompre le nettoyage :

Activité Modifie le CRM ? Pendant un gel
Trouver les doublons Non Continuer
Examiner les correspondances et décider Non Continuer
Rédiger ou ajuster les Merge Rules Non Poursuivez, puis testez sur un échantillon après la période
Rejeter les faux doublons Non, dans la plupart des outils Continuer
Fusion Oui Suspendre, ou seulement avec validation

À la fin de la période, la vérification est terminée et les fusions peuvent démarrer immédiatement.

Quand une fusion ne peut pas attendre

Il arrive qu'un doublon pose un vrai problème pendant le gel : un client qui reçoit deux factures, ou un commercial qui appelle un compte existant comme prospect. Dans ce cas :

  • Obtenir la validation auprès de la personne responsable du gel.
  • Ne fusionner que cet ensemble, pas toute la recherche.
  • Consignez-le : qui a fusionné, quand, quels enregistrements et pourquoi.

Comment Dedupely s'intègre à un gel

La synchronisation et l'analyse dans Dedupely ne modifient jamais votre CRM ; seules les fusions le font. Les recherches, la Manual Review et le rejet des faux positifs peuvent donc continuer pendant que vous suspendez Auto Merge sur chaque Duplicate Search. Auto Merge peut aussi s'exécuter pendant les plages horaires de votre choix, ce qui convient aux créneaux journaliers courts. Pour les audits, Merge History indique qui a fusionné chaque ensemble, son export CSV conserve les valeurs d'origine et les identifiants des enregistrements, et Audit Log consigne les fusions, les analyses et les modifications de paramètres, avec des entrées conservées indéfiniment.

Poursuivre la vérification pendant le gel

Suspendez les fusions, pas le travail

Un gel des changements ou un audit est une raison d'arrêter les fusions, pas le nettoyage. Suspendez les fusions automatiques et en masse, continuez à détecter et examiner les doublons, ne fusionnez que les cas urgents avec validation, puis lancez les fusions examinées à la fin de la période.

Questions fréquentes

Puis-je fusionner les doublons du CRM pendant un gel des changements ?

En général, non, car une fusion modifie les fiches. Suspendez les fusions automatiques et en masse, et ne fusionnez les cas urgents qu'avec une validation.

Que puis-je continuer à faire pendant la suspension des fusions ?

Trouvez les doublons, examinez les correspondances, rédigez vos Merge Rules et rejetez les fausses correspondances. Aucune de ces étapes ne modifie le CRM dans la plupart des outils.

Pourquoi les auditeurs s'intéressent-ils aux fusions ?

Les fusions modifient les totaux, déplacent les fiches liées et peuvent changer les identifiants, ce qui peut influencer les contrôles de l'auditeur.

Comment reprendre après le gel ?

Fusionnez d'abord les ensembles examinés pendant la période, puis réactivez la fusion automatique et vérifiez les premières exécutions.

Que dois-je consigner pour une fusion effectuée pendant un gel ?

Qui a fusionné, quand, quels enregistrements, pourquoi cela ne pouvait pas attendre et qui l'a approuvé.