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TL;DR

  • Congelamentos de alterações e auditorias costumam proibir mudanças em registros de clientes, e uma mesclagem é uma mudança.
  • Pause a mesclagem automática e em massa antes de a janela começar e comunique isso por escrito.
  • Você pode continuar encontrando e revisando duplicatas, porque isso não altera o CRM.
  • Mescle casos urgentes somente com aprovação e mantenha um registro de cada um.
  • No Dedupely, a correspondência e a revisão continuam enquanto a mesclagem está pausada, e o Audit Log registra cada mesclagem.

Muitas empresas têm períodos em que ninguém deve alterar dados importantes: o fechamento de fim de ano, uma auditoria financeira ou de segurança, uma migração de sistema, uma semana de pico de vendas. A TI chama isso de congelamento de mudanças.

Duplicados continuam surgindo durante um congelamento. Mesclá-los altera dados, então isso geralmente entra no congelamento. Este post explica o que pausar, o que você pode continuar fazendo e como retomar depois sem surpresas de backlog.

Por que as mesclagens contam como alterações

Uma mesclagem reescreve o registro sobrevivente, move atividades e associações e remove os outros registros. Durante uma auditoria, isso pode:

  • Altere números que um auditor já tenha amostrado, como contagens de clientes ou totais de negócios em aberto.
  • Mova registros que um auditor esteja rastreando, como uma fatura vinculada a uma empresa que foi mesclada e removida.
  • Alterar IDs de que um relatório ou um sistema financeiro depende.

Então trate a mesclagem como qualquer outra alteração de dados durante a janela.

O que pausar antes da janela

  1. Mesclagem automática. Desative qualquer mesclagem agendada ou automática.
  2. Bulk merges. Adie os lotes planejados até o fim da janela.
  3. Importações que podem ser mescladas depois. Anote quais chegam durante o congelamento, para revisá-las depois.
  4. Avise a equipe. Uma mensagem curta: a mesclagem está pausada de tal data a tal data, sinalize os duplicados em vez de mesclá-los.

O que você pode continuar fazendo

Um congelamento não precisa parar a limpeza:

Atividades Altera o CRM? Durante o bloqueio de alterações
Encontrar duplicados Não Continuar
Revisando correspondências e decidindo Não Continuar
Escrever ou ajustar Merge Rules Não Continue e teste uma amostra após o período.
Rejeitar falsas correspondências Não, na maioria das ferramentas Continuar
Mesclagem Sim Pausar, ou só com aprovação

Quando a janela terminar, a revisão já estará feita e as mesclagens podem rodar na hora.

Quando uma mesclagem não pode esperar

Às vezes, uma duplicata causa um problema real durante o período de congelamento: um cliente recebe duas faturas, ou um representante liga para uma conta existente como se fosse um lead. Nesse caso:

  • Obter aprovação com o responsável pelo bloqueio.
  • Mescle só esse conjunto, não pela busca inteira.
  • Registre: quem mesclou, quando, quais registros e por quê.

Como o Dedupely funciona durante um congelamento

A sincronização e a varredura no Dedupely nunca alteram seu CRM; somente as mesclagens alteram. Assim, as buscas, a Manual Review e a rejeição de falsas correspondências podem continuar enquanto você pausa o Auto Merge em cada Duplicate Search. O Auto Merge também pode rodar nos horários que você escolher, o que ajuda em janelas diárias curtas. Para auditorias, o Merge History mostra quem mesclou cada conjunto, sua exportação em CSV mantém os valores originais e os IDs dos registros, e o Audit Log registra mesclagens, varreduras e alterações de configuração, com entradas mantidas por tempo indeterminado.

Continue revisando durante o congelamento

Pause as mesclagens, não o trabalho

Um congelamento de mudanças ou uma auditoria é motivo para parar de mesclar, não para parar de limpar. Pause as mesclagens automáticas e em massa, continue encontrando e revisando duplicatas, mescle só os casos urgentes com aprovação e execute as mesclagens revisadas quando o período terminar.

Perguntas frequentes

Posso mesclar duplicatas do CRM durante um bloqueio de mudanças?

Geralmente não, porque a mesclagem altera registros. Pause as mesclagens automáticas e em massa, e mescle casos urgentes somente com aprovação.

O que posso continuar fazendo enquanto a mesclagem está pausada?

Encontre duplicatas, revise correspondências, crie Merge Rules e rejeite falsas correspondências. Na maioria das ferramentas, nada disso altera o CRM.

Por que os auditores se importam com as mesclagens?

Mesclagens alteram totais, movem registros vinculados e podem alterar IDs de registros, o que pode afetar o que o auditor está verificando.

Como retomo após o congelamento?

Primeiro, mescle os conjuntos revisados durante a janela, depois reative a mesclagem automática e confira as primeiras execuções.

O que devo registrar para uma mesclagem feita durante um congelamento?

Quem mesclou, quando, quais registros, por que não podia esperar e quem aprovou.