Dedupely Intelligence
TL;DR
- Änderungssperren und Audits untersagen oft Änderungen an Kundendatensätzen, und ein Zusammenführen gilt als Änderung.
- Pausieren Sie automatische Zusammenführungen und Bulk Merges vor Beginn des Zeitfensters und informieren Sie schriftlich darüber.
- Sie können Dubletten weiterhin finden und prüfen, da sich dadurch das CRM nicht verändert.
- Führen Sie dringende Fälle nur mit Freigabe zusammen und dokumentieren Sie jeden einzelnen.
- In Dedupely laufen Abgleich und Prüfung weiter, während das Zusammenführen pausiert ist, und das Audit Log erfasst jede Zusammenführung.
Viele Unternehmen haben Zeiträume, in denen niemand wichtige Daten ändern soll: den Jahresabschluss, ein Finanz- oder Sicherheitsaudit, eine Systemmigration, eine umsatzstarke Verkaufswoche. In der IT heißt das Change Freeze.
Während eines Freeze entstehen weiter Duplikate. Zusammenführen ändert Daten und fällt daher meist unter den Freeze. Dieser Beitrag zeigt, was Sie pausieren, was weiterlaufen kann und wie Sie danach ohne Rückstau neu starten.
Warum Zusammenführungen als Änderungen zählen
Eine Zusammenführung überschreibt den verbleibenden Datensatz, verschiebt Aktivitäten und Verknüpfungen und entfernt die anderen Datensätze. Während einer Prüfung kann das Folgendes bewirken:
- Ändern Sie Zahlen, die ein Prüfer bereits stichprobenartig geprüft hat, etwa Kundenzahlen oder offene Deal-Summen.
- Datensätze verschieben, die ein Prüfer nachverfolgt, wie eine Rechnung, die mit einer Firma verknüpft ist, die in einer anderen aufgeht.
- IDs ändern auf die ein Bericht oder ein Finanzsystem angewiesen ist.
Behandeln Sie das Zusammenführen daher wie jede andere Datenänderung während des Zeitfensters.
Was vor dem Zeitfenster pausiert werden sollte
- Automatisches Mergen. Deaktivieren Sie alle geplanten oder automatischen Zusammenführungen.
- Bulk-Merges. Geplante Chargen bis zum Ende des Zeitfensters zurückhalten.
- Importe, die später zusammengeführt werden könnten. Notieren Sie, welche während des Freeze eingehen, um sie danach zu prüfen.
- Informieren Sie das Team. Eine kurze Nachricht: Zusammenführungen sind von diesem bis zu diesem Datum pausiert. Markieren Sie Dubletten, statt sie zusammenzuführen.
Was Sie weiterhin tun können
Eine Sperrung muss die Bereinigung nicht stoppen:
| Aktivitäten | Ändert es das CRM? | Während einer Freeze-Phase |
|---|---|---|
| Duplikate finden | Nein | Weitermachen |
| Treffer prüfen und entscheiden | Nein | Weitermachen |
| Merge Rules erstellen oder anpassen | Nein | Weitermachen, nach dem Zeitfenster eine Stichprobe testen |
| Falsche Treffer ablehnen | Nein, in den meisten Tools | Weitermachen |
| Zusammenführung | Ja | Pausieren oder nur mit Freigabe |
Ist das Zeitfenster vorbei, ist die Prüfung erledigt und die Zusammenführungen können sofort starten.
Wenn eine Zusammenführung nicht warten kann
Manchmal verursacht eine Dublette während des Freezes ein echtes Problem: Ein Kunde erhält zwei Rechnungen, oder ein Vertriebsmitarbeiter ruft einen bestehenden Account als Interessenten an. In diesem Fall:
- Freigabe einholen von der Person, die die Sperre verantwortet.
- Nur diese Gruppe zusammenführen, nicht über die gesamte Suche.
- Dokumentieren Sie es: wer zusammengeführt hat, wann, welche Datensätze und warum.
So passt Dedupely zu einem Freeze
Synchronisieren und Scannen in Dedupely verändern Ihr CRM nie, nur Zusammenführungen tun das. Suchen, Manual Review und das Ablehnen falscher Treffer können also weiterlaufen, während Sie Auto Merge für jede Duplicate Search pausieren. Auto Merge kann außerdem in Zeitfenstern Ihrer Wahl laufen, was bei kurzen täglichen Fenstern hilft. Für Audits zeigt Merge History, wer welche Gruppe zusammengeführt hat, der CSV-Export behält die Originalwerte und Datensatz-IDs, und das Audit Log erfasst Zusammenführungen, Scans und Änderungen an den Einstellungen dauerhaft.
Merges pausieren, nicht die Arbeit
Eine Änderungssperre oder Prüfung ist ein Grund, Zusammenführungen zu stoppen, nicht die Bereinigung. Pausieren Sie Auto Merge und Bulk Merge, finden und prüfen Sie weiterhin Dubletten, führen Sie nur dringende Fälle nach Freigabe zusammen und starten Sie die geprüften Zusammenführungen, wenn das Zeitfenster endet.
Häufige Fragen
Kann ich CRM-Dubletten während eines Change Freeze zusammenführen?
In der Regel nicht, denn ein Zusammenführen verändert Datensätze. Pausieren Sie automatische Zusammenführungen und Bulk Merges, und führen Sie dringende Fälle nur mit Freigabe zusammen.
Was geht weiter, wenn das Zusammenführen pausiert ist?
Duplikate finden, Treffer prüfen, Merge Rules schreiben und falsche Treffer ablehnen. In den meisten Tools ändert keiner dieser Schritte das CRM.
Warum interessieren sich Prüfer für Zusammenführungen?
Zusammenführungen ändern Zahlen, verschieben verknüpfte Datensätze und können IDs ändern. Das kann die Prüfung beeinflussen.
Wie starte ich nach dem Freeze neu?
Führen Sie zuerst die im Zeitfenster geprüften Gruppen zusammen, schalten Sie dann die automatische Zusammenführung wieder ein und prüfen Sie die ersten Durchläufe.
Was sollten Sie für eine Zusammenführung während einer Sperrphase festhalten?
Wer zusammengeführt hat, wann, welche Datensätze, warum es nicht warten konnte und wer es genehmigt hat.
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