Asocia y combina duplicados en Salesforce con Dedupely

La deduplicación protege la propiedad de registros, mantiene los datos relacionados, y limpia tu base de datos sin interrumpir nada. Con Dedupely puedes crear lógicas de asociación precisas, aplicar filtros que protejan registros de alto valor, y definir reglas de combinación que se ajustan al comportamiento de Salesforce, mientras tienes el control de qué valores se conservan al combinar duplicados.

Esta guía explica cómo construir estrategias de asociación y combinación en Dedupely para proteger la integridad de tus datos en Salesforce y mantener tus equipos trabajando sin interrupciones, a través de:

• Lógica de asociación que afecta propiedad, automatización y reportes
• Reglas de combinación que deciden qué campos y relaciones se conservan
• Filtros que protegen registros activos para que no se combinen por error

Recurso gratuito: Checklist de auto merge en Salesforce + Dedupely

Te guía paso a paso en la configuración de tu primer trabajo de auto merge, desde crear una lógica de match confiable hasta revisar los logs después de la primera ejecución.

Cómo es una buena deduplicación en Salesforce

La buena deduplicación en Salesforce mantiene relaciones exactas, dependencias entre objetos, y workflows funcionando sin interrupción. Cada combinación debe mejorar la calidad de los datos y reforzar la confianza de los equipos.

En la práctica, significa:

• La lógica de asociación se define, prueba y explica con claridad, con reglas específicas de objeto que cubren Leads, Contacts y Accounts.
• Cada objeto tiene su propia lógica: Leads normalmente en nombre + correo, Accounts en nombre + sitio web, Contacts en correo + teléfono.
• Los registros de alto riesgo se excluyen con filtros: como Oportunidades abiertas, Activity records recientes, etc.
• La información asociada se conserva: Oportunidades, historial de campañas, y otros registros vinculados se mantienen en el merge.
• La deduplicación ocurre en un horario: escaneos recurrentes y merges en Dedupely evitan acumulación de duplicados.
• Las combinaciones de alto riesgo son siempre manuales, las combinaciones seguras en bulk se hacen automáticamente, pero los de alto valor se revisan manualmente.

Riesgos comunes al deduplicar en Salesforce

Con las herramientas correctas, la deduplicación en Salesforce funciona. Sin ellas, puede introducir problemas graves. Los riesgos vienen del modelo de datos compartidos y las relaciones internas de Salesforce.

Errores que debes evitar:

• Combinar registros con actividad abierta o en servicio: Oportunidades abiertas, Casos, Cotizaciones, etc.
• Combinar registros que cruzan fronteras de propiedad: Reasignar un Lead, Contact o Account sin respetar ownership puede romper la lógica de equipo.
• Depender de un solo campo para asociar registros: Los nombres y teléfonos no bastan y llevan a falsos positivos.
• Ignorar las reglas específicas de objetos: Accounts combinan diferente a Leads; Contacts tienen otras dependencias.
• Combinar sin preservar historial: Datos de campañas, actividades, logs y valores personalizados se pueden perder si no se configuran reglas.
• Automatizar combinacioness sin probar: Correr auto merge sin validar primero puede provocar cambios masivos difíciles de revertir.

Cómo construir mejor lógica de match en Dedupely para Salesforce

En Dedupely todo empieza en los Search Pads, donde decides qué cuenta como duplicado en Salesforce. La meta es crear lógica que refleje cómo se generan y usan Leads, Contacts y Accounts, de modo que los duplicados reales se identifiquen con precisión.

Pasos:

1. Elige tu objeto en Salesforce
   • Crea Search Pads separados para Leads, Contacts y Accounts.
   • Ejemplo: Leads → First Name + Email, Accounts → Website Domain Root + Company Name.
2. Escoge tus campos
   • Los campos elegidos definen la huella digital del duplicado.
   • Usa al menos dos campos que juntos identifiquen de manera única.
   • Ejemplo: Leads → First Name + Last Name + Email. Accounts → Company Name + Phone.
3. Configura el tipo de match
   • Exact match: Cuando los campos deben coincidir letra por letra.
   • Similar match: Cuando esperas variaciones pero mantienen la misma base.
   • Fuzzy match: Útil para información importada donde hay errores de formato.
   • Similar Word match: Para nombres de empresa que cambian de orden.
   • Domain Root match: Útil en Accounts para detectar duplicados comunes en dominios.
4. Agrega filtros para proteger registros
   • Excluir Oportunidades abiertas, Casos activos o registros creados recientemente.
   • Así evitas merges de alto riesgo o que interrumpan flujos activos.
5. Ejecuta tu Search Pad
   • Corre el Search Pad manualmente y revisa grupos de match antes de habilitar merges.
6. Documenta tu lógica
   • Mantén documentación clara para que cualquier admin pueda revisar tu configuración.

Cómo combinar duplicados en Dedupely (y cuándo no)

En Salesforce, una combinación afecta más que los registros en sí: Impacta ownership, relaciones y reportes. El proceso de combinación de Dedupely te guía para asegurar que el valor correcto se conserve.

Pasos para combinar en Dedupely:

1. Revisa duplicados primero en Search Pads y detecta anomalías.
2. Selecciona los duplicados que vas a combinar.
3. Confirma reglas de combinación: Dedupely aplica el comportamiento nativo de Salesforce.
4. Ejecuta la combinación: Se hace en Salesforce en tiempo real, preservando relaciones e información asociada.
5. Audita los resultados: Confirma que se combinó como esperabas, sobre todo en Oportunidades y Casos relacionados.

Cuándo no combinar:

• Cuando hay campos de alto valor en conflicto que requieren revisión.
• Cuando la elección de registro primario no es clara.
• Cuando los registros pertenecen a diferentes cuentas, territorios o dueños.
• Cuando la combinación podría interrumpir integraciones o automatizaciones activas.

Combina duplicados con control en Dedupely para Salesforce

Con Merge rules en Dedupely decides qué pasa en cada campo durante una combinación:

• Para cada campo defines si gana o pierde (win/lose). Ejemplo: conservar el Lead Owner más reciente pero mantener el Created Date más antiguo.
• Actividades, campañas y registros relacionados se mueven al registro primario.
• Si no aplicas ninguna regla, el registro primario conserva todo.

Ejemplos donde Merge rules importan:

• Conservar el contacto más reciente en Leads importados en bulk.
• Mantener historial completo preservando el registro más antiguo.
• Asegurar que ownership correcto se respete en reasignaciones.

Ejemplos de estrategias sólidas de asociación + combinación en Dedupely para Salesforce

En lugar de ver la deduplicación como un proceso único, Dedupely te permite repetir estrategias alineadas con cómo se crean y usan los datos en Salesforce.

Ejemplo 1: Procesamiento de Leads en bulk

• Match: First Name + Last Name + Email: Exact match
• Filter: Created in the last 30 days
• Merge: Auto merge solo para leads generados por integraciones

Ejemplo 2: Consolidación trimestral de Accounts

• Match: Similar match + Domain Root match
• Filter: Last activity > 6 months
• Merge: Manual merge revisado por el equipo Ops

Ejemplo 3: Sincronización de contactos antes de Marketing Cloud

• Match: First Name + Last Name + Phone: Exact match
• Filter: Excluir Contacts con actividad reciente (últimos 30 días)
• Merge: Auto merge programado semanal

Cuando manejas duplicados con precisión en Salesforce:

• Los reportes se vuelven confiables
• Los dashboards reflejan la realidad
• Los equipos dejan de cuestionar los datos

La clave está en configurar Search Pads sólidos, probar tu lógica y usar Dedupely para manejar combinaciones automáticamente. Así mantienes datos limpios, procesos confiables y Salesforce confiable para todos los equipos que dependen de él.