TL;DR
- Telefonappar som är kopplade till ett CRM kan skapa en ny kontakt för varje okänd uppringare.
- Ett samtal från ett nummer som inte finns registrerat kan skapa en dubblett av en befintlig kontakt.
- Platshållarnamn och påhittade e-postadresser gör att kontakter som skapas vid samtal är svåra att matcha på namn eller e-post.
- Om du jämför telefonnummer på deras siffror, utan formatering, matchar du tillbaka många samtalskontakter.
- Dedupely matchar kontakter som skapats via samtal på telefonnummer och slår ihop dem med befintliga poster.
En prospekt fyller i ett formulär på måndag. På onsdag ringer de din säljlinje från sin mobil. Telefonappen känner inte igen numret, så den skapar en ny kontakt med namnet "Okänd uppringare" och loggar samtalet där.
Nu har CRM två poster för samma person. Formulärposten har namn, e-post och källa. Samtalsposten har samtalet, men inget som kopplar den till den första.
I det här inlägget får du se hur telefon- och samtalsspårningsappar skapar dubbletter och varför de är svåra att matcha på namn eller e-post. Du ser hur du för tillbaka dem till rätt kund. Du ser också hur du förhindrar att platshållare skriver över riktig data vid en sammanslagning.
Så blir ett telefonsamtal en ny kontakt
Telefonisystem, ringverktyg och appar för samtalsspårning behöver en post att logga varje samtal på. Vid ett inkommande samtal slår många upp nummer i CRM och loggar samtalet på kontakten. Hittas ingen, skapar vissa en ny kontakt.
Hur detta fungerar beror på appen, dess inställningar och hur integrationen är konfigurerad. Det är ett av flera kopplade verktyg som skriver till ditt CRM, tillsammans med formulär, importer och synkroniseringar.
Dubletten uppstår varje gång sökningen missar en person som redan finns.
Mönster som skapar samtalsdubbletter
Varje telefonuppsättning är olika, så orsakerna varierar. Dessa förekommer ofta.
En befintlig kontakt utan telefonnummer
Den som fyllt i ett formulär kan ha lämnat telefonfältet tomt. När hen ringer har appen inget att matcha på, så den skapar en andra kontakt.
Ett annat nummer än det som finns i registret
Personer ringer från mobil, bordstelefon eller en gemensam kontorslinje. Om CRM:et bara har en av dem skapar ett samtal från en annan en ny kontakt.
Samma nummer i ett annat format
"+1 (555) 010-2345" och "5550102345" är samma nummer för en människa. Vissa sökningar jämför texten som den skrivs, så formatering, mellanslag eller en landskod kan räcka för att missa matchningen. Vårt inlägg om internationella data och dolda dubbletter går djupare in på landskoder.
Platshållarnamn
Appen känner ofta inte till uppringarens namn, så den nya kontakten får ett platshållarnamn: ”Okänd”, ”Ej tillgänglig”, ”N/A”, ”0” eller själva telefonnumret. Många kontakter kan få samma platshållarnamn.
Påhittade e-postadresser
Vissa telefonintegrationer fyller e-postfältet med en adress byggd av numret, till exempel 15550102345@calls.example.com. Den adressen är unik för numret, så den matchar aldrig samtalarens riktiga e-post.
Varför samtalsdubletter spelar roll
- Säljare ringer tillbaka utan kontext: samtalsposten visar inte formuläret personen fyllde i, deras företag eller tidigare affärer.
- Attribueringsfördelning: formulärposten innehåller kampanjen, medan samtalet som ledde till affären ligger på en annan post.
- Rapporter räknar leads två gånger: en person dyker upp som både webblead och telefonlead.
- Platshållare sprids: en slarvig sammanslagning kan ersätta ett riktigt namn med "Unavailable."
Som med andra dubbletter är den största följden förlorat förtroende: säljare slutar tro att CRM:et visar hela kunden.
Så matchar du samtalskontakter tillbaka
Vad som räknas som dubblett avgörs från fall till fall. En gemensam kontorslinje kan tillhöra tio verkliga personer, så enas om regeln innan du slår ihop. Börja sedan med de uppenbara dubbletterna och arbeta dig utåt.
Jämför telefonnummer på deras siffror
Ta bort formatering men behåll landskod och växelnummer för granskning. Matchning på de sista siffrorna hittar kandidater skrivna i olika format, men kan även para ihop orelaterade nummer. Bekräfta hela numret och den uppringandes identitet innan ni slår ihop.
Utelämna platshållarvärden från matchningen
Ett platshållarnamn matchar alla andra kontakter med samma platshållare. Låt värden som "Unknown" eller "N/A" stå utanför namnmatchning, och använd aldrig påhittade e-postadresser som matchningsfält.
Granska delade telefonnummer innan du slår ihop
Växelbord på kontor, receptioner och familjers fasttelefoner förekommer på många poster. Skicka telefonmatchningar på dessa linjer till granskning och lägg till ett andra fält, till exempel företag eller efternamn. Vår guide om vilka fält som ska matchas förklarar hur du kombinerar dem.
| Mönster | Vad det skapar | Så matchar du | Se upp för |
|---|---|---|---|
| Uppringare utan registrerat telefonnummer | En samtalskontakt bredvid en formulärkontakt | Telefonsiffror, sedan namn om den som ringde angav ett | Formulärposter utan telefonnummer alls |
| Annat nummer | En kontakt för en mobil- eller fast linje | Namn plus företag, eller namn plus e-post när den är känd | Vanliga namn |
| Annat format | En kontakt för samma nummer skrivet på ett annat sätt | Normaliserat telefonnummer, med land och växelnummer kontrollerat | Korta nummer och anknytningar |
| Platshållarnamn | Många kontakter med namnet "Unknown" eller "N/A" | Endast telefon, utan platshållarnamn | Stora mängder grupperade efter platshållaren |
| Påhittad e-postadress | En kontakt vars e-postadress är byggd av telefonnumret | Telefon; aldrig den påhittade e-posten | Den påhittade e-postadressen som vinner en sammanslagning |
Hindra platshållare från att vinna en sammanslagning
Att hitta dubbletten är halva jobbet. Sammanslagningen måste sedan behålla de verkliga värdena.
Bestäm vilken post som överlever och vilket värde som gäller för varje fält. För samtalsdubbletter innehåller formuläret eller CRM-posten vanligtvis det riktiga namnet och e-postadressen, medan samtalsposten har den senaste aktiviteten. En regel som behåller det senaste värdet kan välja "Okänd" framför ett riktigt namn, eftersom samtalsposten är nyare.
Ange regler så att platshållarnamn och påhittade mejl alltid förlorar, oavsett datum. Kontrollera sedan några sammanslagna poster innan du slår samman resten. Vårt inlägg om hur du slå ihop CRM-poster utan att förlora data omfattar val för varje fält.
Så minskar du samtalsdubbletter vid källan
Du behöver inte stänga av telefonintegrationen för att rensa efter den. Några kontroller gör att den skapar färre dubbletter.
- Kontrollera hur appen söker efter anropare: ta reda på vilket fält den söker i och om den ignorerar formatering.
- Kontrollera vad den gör när ingen matchning finns: vissa appar låter dig logga okända samtal utan att skapa en kontakt.
- Spara telefonnummer i ett format: ett enhetligt format underlättar varje sökning.
- Be om telefonnummer i formulär: en uppringare som lämnat en är lättare att känna igen senare.
Personer ringer fortfarande från nya nummer. Om samma integration fortsätter skicka dubletter, se hur man hantera återkommande dubbletter från CRM-integrationer.
Så matchar Dedupely samtalskontakter med rätt kund
I Dedupely jämför en sökning på liknande telefon de sju sista siffrorna efter att formateringen tagits bort. Använd den för att hitta kandidater och bekräfta sedan land, anknytning och identitet med ett annat tillförlitligt fält. Ställ in regler som behåller riktiga namn och e-postadresser framför platshållare, och förhandsgranska resultatet innan du slår ihop.
En uppringare, en post
Telefon- och samtalsspårningsappar skapar dubbletter när de inte hittar en uppringare som redan finns i CRM. Ett saknat telefonnummer, ett annat nummer eller ett annat format räcker, och platshållarnamn och påhittade e-postadresser döljer kopplingen.
Jämför nummer på deras siffror och låt platshållare vara utanför matchningen. Se sedan till att platshållare aldrig vinner en sammanslagning, och att samtal går tillbaka till rätt kund. Delade linjer behöver fortfarande en extra kontroll, eftersom ett nummer kan tillhöra flera personer.
Vanliga frågor
Varför skapar min telefonintegration dubblettkontakter?
Oftast för att den inte kunde hitta uppringaren i CRM:et. Många telefonappar slår upp uppringarens nummer och skapar en ny kontakt när det inte finns någon matchning. En uppringare utan telefonnummer i registret, ett annat nummer eller samma nummer i ett annat format kan alla utlösa en ny kontakt.
Hur hittar jag dubblettkontakter som skapats via telefonsamtal?
Normalisera telefonformateringen och behåll land- och anknytningsuppgifter. Använd matchande slutsiffror för att hitta kandidater och bekräfta sedan identiteten med andra tillförlitliga uppgifter. Låt platshållarnamn och genererade e-postadresser stå utanför identitetsmatchningen, och granska delade eller återanvända nummer innan du slår ihop.
Varför har kontakter från samtal namn som ”Okänd” eller ”Ej tillgänglig”?
Telefonappen vet ofta inte vem som ringer, så den fyller i namnet med en platshållare. Vissa appar fyller även e-postfältet med en adress byggd av telefonnumret. Dessa värden gör det svårt att matcha kontakten på namn eller e-post.
Hur förhindrar jag att platshållarnamn skriver över riktiga namn vid en sammanslagning?
Ställ in regler så att platshållarvärden alltid förlorar, oavsett datum. En regel som behåller senaste värdet kan välja en platshållare, eftersom samtalsposten ofta är nyare. Kontrollera några sammanslagna poster innan du slår ihop resten, för att bekräfta att riktigt namn och e-post behölls.
Är ett telefonnummer ett tillförlitligt sätt att matcha dubblerade kontakter?
Ofta, för privata mobilnummer. Det är mindre tillförlitligt för gemensamma kontorslinjer, växlar och familjens fasta nummer, som tillhör flera personer. Kombinera en telefonmatchning med ett andra fält, som efternamn eller företag, när numret kan vara delat.
Eller registrera dig med Google
