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TL;DR

  • Um domínio digitado errado, como gmial.com ou gmail.co, cria um contato novo em vez de atualizar o existente.
  • A correspondência exata por email trata como um endereço diferente, então o duplicado continua escondido.
  • Uma comparação que ignora a terminação do domínio ou aceita uma letra trocada encontra muitos desses pares.
  • Confira um segundo campo, porque dois endereços reais podem diferir em uma letra.
  • Na Dedupely, Similar em email ignora a terminação do domínio, e Typo allowance aceita uma letra trocada.

Alguém preenche um formulário com pressa e digita maria@gmial.com. O formulário não encontra maria@gmail.com e cria um contato novo. Agora a Maria tem dois registros, e um deles tem um email que retorna toda vez que você envia para ele.

Erros de digitação no domínio estão entre os erros de email mais comuns. Este post explica como eles parecem, como encontrar os duplicados que criam e quando uma diferença de uma letra é um endereço separado e real.

Como são os erros de digitação em domínios

A maioria dos erros de digitação em domínios cai em alguns padrões:

Padrão Exemplo
Letras trocadas gmial.com, hotmial.com
Letra faltando gmal.com, outlok.com
Letra extra gmaill.com, yahooo.com
Terminação errada gmail.co, gmail.con, yahoo.cm
Ponto faltando gmailcom
Domínios de empresas acmee.com para acme.com

Os provedores de email gratuitos recebem mais erros de digitação porque tanta gente os usa. Domínios de empresas também recebem, sobretudo os longos ou incomuns.

Por que a correspondência exata não os encontra

A correspondência exata compara o endereço inteiro. maria@gmail.com e maria@gmial.com são strings diferentes, então nunca formam par. A verificação própria do seu CRM, que costuma procurar um email exato, também não os pega. É assim que o segundo registro foi criado para começar.

Como encontrá-los

Use uma comparação que aceite pequenas diferenças, como uma letra trocada ou faltando, em vez de exigir uma correspondência exata. Isso pega a maioria dos erros de digitação no domínio e também na parte antes do @ ("mraia@" no lugar de "maria@").

Depois, adicione um segundo campo como verificação. Dois endereços reais diferentes podem diferir em um caractere: maria@acme.com e mario@acme.com provavelmente são duas pessoas. Exigir que o nome também confira as mantém separadas.

O que manter ao mesclar

O registro com erro de digitação geralmente tem um email com retorno ou inválido, então o endereço correto deve vencer. Confira:

  • Qual email é válido. Mantenha o que foi entregue. Se o seu CRM marca os retornos, use essa marcação.
  • Qual registro tem o histórico. O registro com erro de digitação pode ter um envio de formulário ou uma inscrição em evento recente. A mesclagem mantém essa atividade no registro sobrevivente.
  • Descadastros. Se algum dos dois registros se descadastrou, mantenha essa preferência no registro mesclado.

Impeça novos erros de digitação na origem

Erros de digitação vêm de formulários e de digitação manual. Algumas mudanças os reduzem:

  • Peça o email duas vezes em formulários importantes, ou mostre a sugestão "você quis dizer gmail.com?".
  • Valide o formato do email na entrada.
  • Acompanhe os relatórios de retorno: um grupo de retornos em um domínio com erro de digitação aponta para o formulário ou a ferramenta que os cria.

Como a Dedupely encontra erros de digitação em emails

Na Dedupely, a opção de correspondência Similar em email ignora maiúsculas e minúsculas, a terminação do domínio e as +tags, então maria@gmail.co e maria@gmail.com formam par. A tolerância a erros de digitação, desligada por padrão, aceita uma letra trocada, faltando ou sobrando com Exact ou Similar, o que pega gmal.com e gmaill.com. Uma inversão como gmial.com troca duas letras, então nenhuma das duas pega: encontre esses casos com uma pesquisa por nome e telefone. Cada campo tem a sua própria opção de correspondência, então você pode exigir que o primeiro nome também confira, o que mantém endereços parecidos de pessoas diferentes separados.

As Merge Rules incluem opções de melhor email que mantêm o valor mais forte, e um campo pode enviar formatos inválidos para Manual Review em vez de mesclá-los.

Encontre duplicados escondidos por erros de digitação no email

Uma letra, dois registros

Uma única letra digitada errada no domínio basta para criar um duplicado e um email com retorno. A correspondência exata não a enxerga. Uma comparação que aceita pequenos erros de digitação, conferida pelo nome, encontra esses pares sem mesclar pessoas cujos endereços realmente são diferentes.

Mantenha o endereço que é entregue, mantenha o histórico dos dois registros e corrija os formulários que deixam entrar erros de digitação.

Perguntas frequentes

Por que tenho contatos no gmial.com?

Alguém digitou gmail.com errado em um formulário, ou um representante digitou à mão. O CRM não reconheceu o endereço e criou um contato novo em vez de atualizar o existente.

Uma pesquisa por email exato encontra duplicados com erro de digitação?

Não. A correspondência exata exige que o endereço inteiro seja idêntico. Use uma comparação que aceite pequenas diferenças.

Dois endereços de email reais podem diferir em uma letra?

Sim, especialmente na mesma empresa: maria@ e mario@. Adicione o primeiro nome como uma segunda condição para que eles não casem.

Qual email devo manter depois de mesclar?

O que recebe mensagens. Endereços digitados errado costumam retornar, então mantenha o correto e a atividade dos dois registros.

Como impedir que erros de digitação em emails criem duplicados?

Valide os emails na entrada, mostre sugestões para erros de digitação comuns e acompanhe os relatórios de retorno para domínios digitados errado.