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TL;DR

  • Eine falsch geschriebene Domain, etwa gmial.com oder gmail.co, legt einen neuen Kontakt an, statt den bestehenden zu aktualisieren.
  • Ein exakter E-Mail-Abgleich behandelt sie als andere Adresse, daher bleibt das Duplikat verborgen.
  • Ein Vergleich, der die Domain-Endung ignoriert oder einen geänderten Buchstaben zulässt, findet viele dieser Paare.
  • Prüfen Sie ein zweites Feld, denn zwei echte Adressen können sich um einen Buchstaben unterscheiden.
  • In Dedupely ignoriert Similar bei E-Mail die Domain-Endung, und Typo allowance akzeptiert einen geänderten Buchstaben.

Jemand füllt ein Formular in Eile aus und tippt maria@gmial.com. Das Formular findet maria@gmail.com nicht und legt deshalb einen neuen Kontakt an. Jetzt hat Maria zwei Datensätze, und einer hat eine E-Mail, die bei jedem Versand zurückprallt.

Tippfehler in der Domain gehören zu den häufigsten E-Mail-Fehlern. Dieser Beitrag zeigt, wie sie aussehen, wie Sie die Duplikate finden, die sie erzeugen, und wann ein Ein-Buchstaben-Unterschied eine echte, eigene Adresse ist.

So sehen Tippfehler in Domains aus

Die meisten Domain-Tippfehler folgen wenigen Mustern:

Muster Beispiel
Vertauschte Buchstaben gmial.com, hotmial.com
Fehlender Buchstabe gmal.com, outlok.com
Zusätzlicher Buchstabe gmaill.com, yahooo.com
Falsche Endung gmail.co, gmail.con, yahoo.cm
Fehlender Punkt gmailcom
Firmen-Domains acmee.com statt acme.com

Kostenlose E-Mail-Anbieter bekommen die meisten Tippfehler, weil so viele Menschen sie nutzen. Firmendomains bekommen sie auch, besonders lange oder ungewöhnliche.

Warum exakter Abgleich sie übersieht

Exakter Abgleich vergleicht die ganze Adresse. maria@gmail.com und maria@gmial.com sind verschiedene Zeichenketten, daher paaren sie sich nie. Auch die eigene Prüfung Ihres CRMs, die meist nach einer exakten E-Mail sucht, erkennt sie nicht. So ist der zweite Datensatz überhaupt erst entstanden.

So finden Sie sie

Nutzen Sie einen Vergleich, der kleine Unterschiede erlaubt, etwa einen vertauschten oder fehlenden Buchstaben, statt einen exakten Treffer zu verlangen. Das findet die meisten Tippfehler in Domains und auch Tippfehler im lokalen Teil („mraia@“ statt „maria@“).

Ergänzen Sie dann ein zweites Feld als Prüfung. Zwei verschiedene echte Adressen können sich um einen Buchstaben unterscheiden: maria@acme.com und mario@acme.com sind wahrscheinlich zwei Personen. Verlangen Sie zusätzlich, dass der Name übereinstimmt, dann bleiben diese getrennt.

Was beim Zusammenführen behalten werden sollte

Der Tippfehler-Datensatz hat meist eine zurückgeprallte oder ungültige E-Mail, daher sollte die richtige Adresse gewinnen. Prüfen Sie:

  • Welche E-Mail gültig ist. Behalten Sie den, der zustellbar ist. Markiert Ihr CRM Bounces, nutzen Sie diese Markierung.
  • Welcher Datensatz die Historie hat. Der Tippfehler-Datensatz enthält womöglich eine aktuelle Formulareingabe oder Veranstaltungsanmeldung. Ein Merge behält diese Aktivität im überlebenden Datensatz.
  • Abmeldungen. Hat sich einer der beiden Datensätze abgemeldet, behalten Sie diese Einstellung im zusammengeführten Datensatz.

Neue Tippfehler an der Quelle stoppen

Tippfehler entstehen durch Formulare und manuelle Eingabe. Einige Änderungen reduzieren sie:

  • Fragen Sie bei wichtigen Formularen die E-Mail zweimal ab oder zeigen Sie den Vorschlag „Meinten Sie gmail.com?“.
  • Prüfen Sie das E-Mail-Format bei der Erfassung.
  • Achten Sie auf Bounce-Berichte: Eine Häufung von Bounces bei einer falsch geschriebenen Domain zeigt auf das Formular oder Tool, das sie erzeugt.

So findet Dedupely E-Mail-Tippfehler

In Dedupely ignoriert die Option Similar bei E-Mail Groß- und Kleinschreibung, die Domain-Endung und +-Zusätze, sodass maria@gmail.co und maria@gmail.com paaren. Typo allowance, standardmäßig aus, akzeptiert einen geänderten, fehlenden oder zusätzlichen Buchstaben bei Exact oder Similar und fängt so gmal.com und gmaill.com ab. Ein Vertauschen wie gmial.com ändert zwei Buchstaben, daher fängt keine der beiden Optionen es: Finden Sie solche Fälle mit einer Suche über Name und Telefon. Jedes Feld hat seine eigene Abgleichoption, sodass Sie verlangen können, dass auch der Vorname passt, was ähnliche Adressen verschiedener Personen getrennt hält.

Merge Rules umfassen Optionen für die beste E-Mail, die den stärksten Wert behalten, und ein Feld kann ungültige Formate zur Manual Review schicken, statt sie zusammenzuführen.

Duplikate finden, die sich hinter E-Mail-Tippfehlern verbergen

Ein Buchstabe, zwei Datensätze

Ein einziger falsch getippter Buchstabe in einer Domain reicht, um ein Duplikat und eine unzustellbare E-Mail zu erzeugen. Exakter Abgleich sieht das nicht. Ein Vergleich, der kleine Tippfehler zulässt und an einem Namen geprüft wird, findet diese Paare, ohne Personen zusammenzuführen, deren Adressen wirklich verschieden sind.

Behalten Sie die Adresse, die zustellbar ist, die Historie aus beiden Datensätzen und korrigieren Sie die Formulare, die Tippfehler zulassen.

Häufige Fragen

Warum habe ich Kontakte bei gmial.com?

Jemand hat gmail.com im Formular falsch geschrieben, oder eine Vertriebsperson hat es von Hand getippt. Das CRM erkannte die Adresse nicht und legte einen neuen Kontakt an, statt den bestehenden zu aktualisieren.

Findet eine exakte E-Mail-Suche Duplikate mit Tippfehlern?

Nein. Exakter Abgleich verlangt, dass die ganze Adresse identisch ist. Nutzen Sie einen Vergleich, der kleine Unterschiede zulässt.

Können sich zwei echte E-Mail-Adressen um einen Buchstaben unterscheiden?

Ja, besonders bei derselben Firma: maria@ und mario@. Nehmen Sie den Vornamen als zweite Bedingung hinzu, damit diese nicht zusammengeführt werden.

Welche E-Mail soll ich nach dem Zusammenführen behalten?

Die, die zustellbar ist. Tippfehler-Adressen prallen meist ab, also behalten Sie die richtige und die Aktivitäten aus beiden Datensätzen.

Wie verhindere ich, dass E-Mail-Tippfehler Duplikate erzeugen?

Prüfen Sie E-Mails bei der Erfassung, zeigen Sie Vorschläge für häufige Tippfehler und beobachten Sie Bounce-Berichte auf falsch geschriebene Domains.