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TL;DR

  • Duplicatas costumam divergir nas datas, e cada campo de data precisa de uma resposta própria.
  • Datas que marcam um início, como primeiro contato ou cliente desde, devem manter o valor mais antigo.
  • Datas que marcam o estado mais recente, como última atividade ou última compra, devem manter a mais recente.
  • Datas do sistema, como a data de criação, normalmente não podem ser alteradas, então o valor do registro mantido permanece.
  • No Dedupely, você escolhe o registro que será mantido e define regras por campo, como "Mais recente prevalece" em uma data.

Duas duplicatas quase nunca concordam nas datas. Uma foi criada em 2021, a outra no mês passado. Uma mostra a última atividade ontem, a outra há um ano. Uma indica que o cliente é cliente desde 2019, a outra desde 2023.

Uma mesclagem mantém um valor por campo. Qual deles está certo depende do que a data representa. Este post explica como decidir, campo por campo.

Dois tipos de datas

Datas de início marque quando algo começou: primeiro contato, primeira compra, cliente desde, data original do lead. O valor mais antigo costuma estar certo, porque o duplicado foi criado depois e não conhece o histórico.

Datas do último estado marque o evento mais recente: última atividade, última compra, último e-mail aberto. O valor mais novo costuma estar certo, porque reflete o que aconteceu por último.

Campo a campo

Campo de data Normalmente, mantenha Porquê
Data de criação Do registro sobrevivente Definido pelo CRM; geralmente não pode ser editado
Data do primeiro contato ou da fonte original Mais antigo O primeiro registro sabe quando realmente começou
Cliente desde Mais antigo Uma duplicata criada depois zera o histórico
Última atividade Mais recente Mostra o contato mais recente
Última compra ou pedido Mais recente Mostra a data da compra mais recente
Próxima renovação ou acompanhamento Verifique manualmente Duas datas futuras diferentes podem estar erradas
Aniversário ou data comemorativa Verifique manualmente Só um pode estar certo

Data de criação e outras datas do sistema

A maioria dos CRMs define a data de criação automaticamente e não permite editá-la. Após uma mesclagem, o registro resultante mostra a data de criação do registro que permanece. Se a data de criação mais antiga for importante para você, faça com que o registro mais antigo seja o que permanece.

Outros campos do sistema, como a última modificação, mudam sozinhos e não precisam de uma regra.

Quando as datas exigem decisão humana

Datas futuras são as arriscadas. Duas datas de renovação ou de acompanhamento diferentes podem significar dois contratos ou um erro em um registro. Antes de uma mesclagem em massa, verifique os conjuntos em que a data de renovação ou de contrato difere, ou deixe esse campo para o responsável corrigir.

Como o Dedupely trata datas

No Dedupely, a configuração Registro principal define qual registro sobrevive, com opções como Registro mais antigo, que mantém o registro original e sua data de criação. As Merge Rules por campo decidem cada campo separadamente: a regra sugerida "Mais recente prevalece" mantém a data mais recente em campos como última atividade, e "Do registro trabalhado por último" pega os valores do registro em que alguém trabalhou por último. Valores em branco nunca prevalecem, então uma data em um registro não é substituída por um campo vazio no outro. Uma prévia mostra o resultado da mesclagem enquanto você cria as regras.

Defina a data correta para cada campo

Cada data tem sua própria resposta

Datas de início mantêm o valor mais antigo, datas do estado mais recente mantêm o mais novo, datas do sistema seguem o registro sobrevivente, e datas futuras que divergem precisam de uma pessoa. Defina uma regra para cada campo de data que importa antes de mesclar em massa.

Perguntas frequentes

Qual data deve prevalecer ao mesclar registros duplicados?

Depende do campo. Mantenha o valor mais antigo para datas de início, como cliente desde, e o mais recente para datas de estado atual, como última atividade.

O que acontece com a data de criação quando os registros são mesclados?

Normalmente, o registro mesclado mostra a data de criação do registro que sobrevive. Mantenha o registro mais antigo como sobrevivente se a data de criação original for importante.

Devo manter a data de renovação mais recente?

Não automaticamente. Duas datas de renovação diferentes podem significar dois contratos ou um erro. Verifique esses conjuntos manualmente.

E se um registro tiver uma data e o outro estiver em branco?

Mantenha a data. Um valor em branco não deve substituir um valor real, e no Dedupely valores em branco nunca vencem.

Por que o relatório de novos clientes mudou depois de uma mesclagem?

Uma mesclagem pode ter mantido uma data de "cliente desde" mais recente. Defina esse campo para manter o valor mais antigo.