Dedupely Intelligence
TL;DR
- Los duplicados suelen discrepar en las fechas, y cada campo de fecha requiere su propia decisión.
- Las fechas que marcan un inicio, como el primer contacto o cliente desde, deben conservar el valor más antiguo.
- Las fechas que marcan el estado más reciente, como la última actividad o la última compra, deben conservar la más reciente.
- Las fechas del sistema, como la de creación, normalmente no se pueden cambiar, así que se conserva el valor del registro superviviente.
- En Dedupely, elija el registro que se conserva y defina reglas por campo, como "El más reciente gana" en una fecha.
Dos duplicados casi nunca coinciden en sus fechas. Uno se creó en 2021, el otro el mes pasado. Uno muestra una última actividad ayer, el otro hace un año. Uno indica que el cliente lo es desde 2019, el otro desde 2023.
Una fusión conserva un valor por campo. Cuál es el correcto depende de lo que signifique la fecha. Esta entrada explica cómo decidir, campo por campo.
Dos tipos de fechas
Fechas de inicio marca cuándo empezó algo: primer contacto, primera compra, cliente desde, fecha original del lead. El valor más antiguo suele ser el correcto, porque el duplicado se creó después y no conoce el historial.
Fechas del último estado marque el evento más reciente: última actividad, última compra, último correo abierto. El valor más nuevo suele ser el correcto, porque refleja lo que ocurrió más recientemente.
Campo por campo
| Campo de fecha | Normalmente se conservan | Por qué |
|---|---|---|
| Fecha de creación | Del registro que se conserva | Lo define el CRM; a menudo no se puede editar |
| Fecha del primer contacto o de la fuente original | Más antiguo | El primer registro sabe cuándo empezó de verdad |
| Cliente desde | Más antiguo | Un duplicado creado más tarde reinicia el historial |
| Última actividad | Más reciente | Muestra la última interacción |
| Última compra o pedido | Más reciente | Muestra la última fecha de compra |
| Próxima renovación o seguimiento | Revisar a mano | Dos fechas futuras distintas pueden estar ambas equivocadas |
| Cumpleaños o aniversario | Revisar a mano | Solo uno puede ser el correcto |
Fecha de creación y otras fechas del sistema
La mayoría de los CRM asignan la fecha de creación automáticamente y no permiten editarla. Tras una fusión, el registro resultante muestra la fecha de creación del registro que se conserva. Si la fecha de creación más antigua te importa, haz que el registro más antiguo sea el que se conserve.
Otros campos del sistema, como la última modificación, cambian solos y no necesitan una Merge Rule.
Cuando las fechas necesitan revisión humana
Las fechas futuras son las arriesgadas. Dos fechas de renovación o de seguimiento distintas pueden significar dos contratos o un error en un registro. Antes de una fusión masiva, revisa los grupos con fechas de renovación o de contrato distintas, o deja que el responsable corrija ese campo.
Cómo gestiona Dedupely las fechas
En Dedupely, el ajuste Registro principal decide qué registro sobrevive, con opciones como Registro más antiguo, que conserva el registro original y su fecha de creación. Después, las Merge Rules por campo deciden cada campo por separado: la regla sugerida "Gana el más reciente" conserva la fecha más reciente en campos como la última actividad, y "Del registro trabajado más recientemente" toma los valores del registro que alguien trabajó por última vez. Los valores vacíos nunca ganan, así que una fecha de un registro no se sustituye por un campo vacío del otro. Una vista previa muestra el resultado de la fusión mientras creas las reglas.
Cada fecha tiene su propia respuesta
Las fechas de inicio conservan el valor más antiguo, las de último estado conservan el más reciente, las fechas del sistema siguen al registro que sobrevive y las fechas futuras que no coincidan requieren una persona. Defina una regla para cada campo de fecha relevante antes de fusionar en masa.
Preguntas frecuentes
¿Qué fecha debe prevalecer al fusionar registros duplicados?
Depende del campo. Conserva el valor más antiguo en fechas de inicio, como cliente desde, y el más reciente en fechas de último estado, como última actividad.
¿Qué pasa con la fecha de creación cuando se fusionan los registros?
Normalmente, el registro fusionado muestra la fecha de creación del registro que sobrevive. Conserva el registro más antiguo como superviviente si te importa la fecha de creación original.
¿Debo conservar la fecha de renovación más reciente?
No de forma automática. Dos fechas de renovación distintas pueden indicar dos contratos o un error. Revise esos conjuntos a mano.
¿Y si un registro tiene fecha y el otro está vacío?
Conserva la fecha. Un valor vacío no debe reemplazar uno real, y en Dedupely los valores vacíos nunca ganan.
¿Por qué cambió nuestro informe de clientes nuevos tras una fusión?
Una fusión puede haber conservado una fecha más reciente de "cliente desde". Configure ese campo para conservar el valor más antiguo.
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