Den kompletta guiden till dubbletthantering i Salesforce (best practice)

Dubbletter i Salesforce kostar tid och intäkter. Guiden går igenom var de kommer ifrån, vad Salesforce gör åt dem inbyggt, och hur du rensar de som redan finns i organisationen.

Det är en plan i tre steg: rensa det som finns, stoppa nya från att komma in, automatisera sedan.

Innehåll:

1. Salesforce-dubbletter 101
   1. Så uppstår dubbletter i Salesforce
   2. Varför kostar dubbletter i Salesforce, och vem bör bry sig?
   3. Behöver jag bry mig om dubbletter i dag?
   4. Vad Salesforce gör för att minska dubbletter
      1. Hindra säljare från att skapa dubbletter
      2. Visar potentiella dubblettposter (rensa dubbletter direkt)
      3. Köra dubblettjobb
2. Steg ett: Rensa befintliga dubbletter i Salesforce
   1. Hitta dubbletter i Salesforce
   2. Börja slå ihop en i taget
   3. Spara tid med merge rules
   4. Välj dina primära poster
   5. När bör jag slå ihop i bulk eller aktivera auto merge?
   6. Granska dina sammanslagningar
   7. ”Hjälp! Jag ser fortfarande dubbletter”
   8. Bästa praxis för att undvika misslyckade sammanslagningar
   9. Första dubblettrensningen från början till slut
3. Steg två: Förhindra att dubbletter skapas
   1. Gå igenom de vanligaste källorna till dubbletter
   2. Utbilda teamet i god datahantering
4. Steg tre: Automatisera
   1. Använd Auto Merge för att fånga dagliga dubbletter
5. Budgetera din dubblettrensning i Salesforce
   1. Så prissätts dubbletthanteringen
   2. Realistiska tidsramar för den första rensningen
   3. Vilka bör vara med i dubblettrensningen?
   4. Hur räknar jag ut ROI för dubbletthantering i Salesforce?
6. Egenutvecklat vs. AppExchange-lösningar
   1. API-lösning byggd av en egen utvecklare
   2. Salesforce inbyggda dubbletthantering
   3. “Det är väl säljteamets jobb!”
   4. Därför är AppExchange-lösningar ett självklart val
   5. Vad du ska titta efter hos en dubblettleverantör

Salesforce-dubbletter 101

Så uppstår dubbletter i Salesforce

Dubbletter kommer in i Salesforce på fyra sätt:

• Importerad data.
• Tredjepartsintegrationer som synkar eller skapar nya poster.
• Webbformulär med bristfälliga kontroller.
• Egen API-användning som behöver justeras så att den inte skapar dubbletter.

Varför kostar dubbletter i Salesforce, och vem bör bry sig?

Alla som arbetar med kunden eller varumärket.

De här rollerna märker det först:

• Säljare.
• Säljchefer.
• Sälj- och marknadschefer samt CMO:er.

Varför? Dubbletter kostar företag på flera sätt:

• Dubbletter bland leads gör att flera säljare kontaktar samma person.
• Samtalsloggar och anteckningar försvinner.
• Medarbetare lägger upp till 50 % av sin tid på rutinmässig datarensning (MITSloan).
• Att förebygga kostar 1 $, att rätta kostar 10 $ och att låta dubbletter ligga kvar kostar upp till 100 $ (SiriusDecisions).
• Dålig data påverkar leadgenerering, marknadsföring, ekonomi och kundrelationer.

A studie om leaddata hälsa visar att 15 % av företagens säljleads är dubbletter. En annan studie visar att företag kan återvinna upp till 70 % av sina intäkter enbart med ren data.

Dubbletter når kunderna innan någon annan märker dem. Det gör detta till allas problem, inte bara administratörens.

Behöver jag bry mig om dubbletter i dag?

Det bästa svaret är: nej, igår! Det näst bästa svaret är, just nu.

Du kanske säger, “vårt nästa nyhetsbrev går ut först nästa månad, vi kan börja rensa dubbletter då…”

Att vänta till sista minuten med dubbletterna är ett säkert recept på katastrof. Gång på gång kommer kunder till oss som behöver deduplicera 300 000+ poster omedelbart. Det kan vara mycket riskabelt. Du utsätter dina data för fara och stressar fram en process som kräver tid och finjustering för att bli rätt.

Vänta inte till nästa deadline med att ta tag i dubbletterna. Börja minst några veckor i förväg. Då får du ett rejält försprång.

Vad Salesforce gör för att minska dubbletter

Salesforce ger dig tre inbyggda verktyg för dubbletter.

Hindra säljare från att skapa dubbletter

Duplicate Rules varnar säljaren, eller blockerar, när någon är på väg att spara en post som redan finns.

Du kan läsa mer om hur du skapar dubblettregler i Hindra användare från att skapa dubbletter -sidan.

Visar potentiella dubblettposter (rensa dubbletter direkt)

Salesforce visar Potential Duplicates på själva posten, så teamet ser dem medan de arbetar.

Så här ställer du in det, gå till Visa dubbletter i Lightning Experience -sidan.

Köra dubblettjobb

Duplicate Jobs skannar posterna som redan finns i organisationen och samlar det de hittar i duplicate record sets.

Det ger dig listan. Att slå ihop den är fortfarande manuellt.

Läs mer i detalj om dubblettjobb här.

Den inbyggda dubbletthanteringen i Salesforce är ganska omfattande och alla delar täcks i den här dokument.

Steg ett: Rensa befintliga dubbletter i Salesforce

Den första rensningen är där du lär dig vilka dubbletter du faktiskt har. Allt du kommer fram till här är det du automatiserar sedan.

Skapa ett konto på Dedupe.ly

Gå till Integrationssidan för Salesforce och registrera dig för Dedupely. Där ombeds du logga in med ditt Salesforce-konto. Sedan väljer du vilka objekt du vill synka. Markera objekten och klicka på ”Download”, så är du igång.

Hitta dubbletter

Börja med fälten du vill matcha på. För- och efternamn räcker till att börja med; lägg till fler fält senare för att snäva av vad sökningen ger.

När sökningen är klar, gå igenom listan med matchningar och leta efter sådant som inte är en dubblett.

En felaktig matchning visar hur mycket du kan lita på Match Options bakom den. Skärp dem innan du slår ihop något i bulk.

Börja slå ihop en i taget

Att slå ihop en i taget i början visar vilka fält som faktiskt skiljer sig mellan dubbletter, och vilka som spelar roll.

Manual Review visar varje matchning innan den slås ihop, och låter dig ange vilken post som är Primary och vilket värde som vinner i varje fält.

Spara tid med merge rules

Merge Rules gör valet åt dig. Ange en per fält: behåll det senaste värdet, välj ett värde före ett tomt, eller lås fältet till Primary.

Det är det som gör bulksammanslagning och Auto Merge säkra att köra.

Välj dina primära poster

Primary är den post som överlever en sammanslagning. Secondary-posterna går upp i den, och Merge Rules avgör fält för fält vilka av deras värden som följer med.

När bör jag slå ihop i bulk eller aktivera auto merge?

Det beror helt på hur säker du är på dina matchningar. En felaktig matchning betyder att det finns fler du inte sett. Skärp matchningsalternativen innan du slår ihop i bulk.

Bygg Match Options som nästan inte lämnar utrymme för fel. Förnamn, efternamn och e-post tillsammans är säkert – två personer delar sällan alla tre.

När matchningarna håller, slå ihop i bulk och slå på Auto Merge.

Granska dina sammanslagningar

Merge History listar varje sammanslagning och vad som behölls. Uppdatera posten i Salesforce för att se resultatet där.

”Hjälp! Jag ser fortfarande dubbletter”

Helt normalt. Ingen första körning hittar alla dubbletter. Börja med att bredda matchningsalternativen.

Dedupely ställer in textfält på liknande matchning som standard. Varje matchningsmetod hittar en egen sorts dubblett.

Ändra den så dyker nya matchningar upp:

• Exakt matchning är den striktaste matchningstypen. Den bortser från versaler och gemener, men texten måste stämma exakt.
• Similar-matchning är också ganska strikt men ignorerar skiljetecken och annat som bedöms kunna tas bort.
• Matcha första liknande ordet/matcha sista liknande ordet matchar båda på de första eller sista orden. Det fungerar bra för företagsnamn eller förnamn där ett mellannamn lagts till.
• Fuzzy-matchning är den mest aggressiva matchningstypen och utgår ungefär från hur värdena låter. Den är samtidigt den minst träffsäkra typen och du bör aldrig lita på att den ger korrekta matchningar.

Titta sedan på prefix och suffix i dina data. Matchningen blir bättre när du börjar att ignorera vanliga ord. Genom att lägga till ignorerade termer minskar du bruset som hindrar korrekt matchning.

Bästa praxis för att undvika misslyckade sammanslagningar

Katastrofer inträffar, och alla går att förebygga. Det här är vanorna som stoppar dem:

1. Ha alltid säkerhetskopior av datan nära till hands. Ta en särskild säkerhetskopia innan du kör stora sammanslagningar i bulk.
2. Testa och granska alltid din matchningsuppsättning. Det är lätt att göra fel om man stressar. Dedupely gör allt för att förhindra enkla misstag, men granska alltid noga innan du slår ihop i bulk och kontrollera ändringarna efteråt.
3. Ha koll på hur och när din data förändras. Anpassa dina matchningsinställningar och merge rules så att de inte krockar med förändringar i dina Salesforce-data.
4. Håll koll på fel och nyanser i dina data. Standardvärden som ”000-0000” i ett telefonfält matchar alla poster med tomt telefonnummer. För en dator ser ett ifyllt standardvärde inte tomt ut. Dedupely försöker säkerställa att varje inmatning valideras mot det format den ska ha.
5. Automatisera aldrig sammanslagningar som du inte har testat och granskat. Kör aldrig bulksammanslagningar förrän du har gått igenom en stor del av dubbletterna och är säker av resultaten.
6. Ta hänsyn till attributionen. Bestäm hur ägare av leads och kontakter bevaras genom merge rules. Sams lead kan bli Jacks lead eftersom Jack har en dubblett av Sams lead. Vem får ägarskapet då?

Första dubblettrensningen från början till slut

Den första rensningen tar allt från en dag till två veckor. Det beror på hur din data ser ut och hur mycket tid du lägger på att slutföra arbetet.

Den första rensningen ger dig en nära bild av dina dubbletter och hur fälten bör bevaras.

Du kan läsa mer om hur du använder Dedupely här i vårt supportcenter.

Steg två: Förhindra att dubbletter skapas

Att förebygga kostar minst av de tre stegen. Salesforce ger dig flera sätt att göra det.

Dedupely hindrar inte att dubbletter skapas i Salesforce. Salesforce egna Duplicate Rules är verktyget för det, och AppExchange listar fler.

Gå igenom de vanligaste källorna till dubbletter

Att veta var dubbletterna kommer ifrån är det som stoppar nästa omgång.

Om era utvecklare bygger mot Salesforce API:er, fråga dem om koden skapar poster utan att kontrollera först.

Kontrollera varje extern app som skapar poster – webbformulär för leads och alla integrationer som synkar mellan plattformar utan dubblettkontroll.

Utbilda teamet i god datahantering

Alla som skapar eller redigerar poster i Salesforce bör känna till:

• Hur ett fält ska formateras
• Så kontrollerar du om en post finns innan du skapar en
• Vilket verktyg du använder för att hitta eller slå ihop en dubblett
• Hur sammanslagning påverkar säljattribution

Ett team som förstår det här stoppar de flesta dubbletter innan de uppstår.

Steg tre: Automatisera

Steg ett är klart och steg två är på plats. Dags att automatisera.

Att förebygga är bästa sättet att lösa de flesta dubblettproblem (och kanske alla problem). Men dubbletter är oundvikliga, och automatisering lönar sig under alla de dagar, veckor, månader och år som ditt team arbetar i Salesforce. De kommer att tacka dig också!

Använd Auto Merge för att fånga dagliga dubbletter

Auto Merge rensar de självklara dubbletterna så att ingen behöver titta på dem.

Du granskar fortfarande vecka för vecka. Dedupely flaggar det som de icke-automatiserade sökningarna fångar, och du avgör de fallen.

Med ditt team och några förebyggande åtgärder ligger du steget före.

Budgetera din dubblettrensning i Salesforce

Så prissätts dubbletthanteringen

Antalet poster är det som påverkar priset mest hos alla leverantörer.

Fråga var och en hur de räknar poster, om priset är årligt eller en engångskostnad, och vad som händer när databasen växer.

Dedupely debiterar per synkad post och tar ingen avgift per användare.

Kostnaden påverkas också av:

• hur anpassad din Salesforce-instans är
• konsultupplägg i stället för självbetjäning
• hur lång tid avdubbleringen tar

Leverantörerna prissätter så olika att den enda jämförelsen som är värd något är en offert mot ditt eget antal poster.

Realistiska tidsramar för den första rensningen

Tiden skalar med antalet poster på samma sätt som priset.

En liten organisation tar ungefär en timme. En stor tar dagar, eftersom det finns mer data, krävs mer omsorg och fler typer av dubbletter att fånga.

Börja veckor före en deadline, inte timmar. Det här avgör hur lång tid det tar:

• Hur snabbt den du anlitar arbetar.
• Testningen och omsorgen som krävs för att inte förlora data.
• Fel som redan finns i datan och måste rättas först.
• Tid att synka och flytta poster.

De dyra är överraskningarna som dyker upp samma dag som en lansering. Ta det säkra före det osäkra, gör det i förväg.

Vilka bör vara med i dubblettrensningen?

Den som äger datan, säljcheferna och alla vars rapportering ändras när poster slås ihop.

Hur räknar jag ut ROI för dubbletthantering i Salesforce?

Det finns gott om studier på vad dubblettdata kostar. Ingen av dem motiverar en rad i din budget.

Det enklaste måttet är timmarna ditt team lägger på att hitta och slå ihop dubbletter för hand. Mät hur lång tid det tar att hitta en grupp dubbletter och slå ihop dem för hand. Fråga sedan dina säljare hur många gånger per dag/vecka de måste rätta dubbletter. Multiplicera talen så får du ett antal timmar över en viss period. Vad kostar de timmarna företaget i stället för att ge något tillbaka?

Uträkningen kan se ut så här:

((Number of duplicates merged by reps daily) * (minutes to merge a duplicate / 60) = (lost hours)) * (hourly base pay)

Ta tid på en person som slår ihop en grupp dubbletter. Multiplicera med antalet grupper, och sedan med antalet personer som gör jobbet.

(20 * 4 minutes = 80 minutes) * 30.00/hr = $39 per day

Ställ din egen timkostnad mot den summan och du får månadskostnaden för att låta dubbletterna vara kvar .

Lägg till förlorade affärer om du vill. Om siffran ändå ser liten ut har du inget dubblettproblem. Om du gör borde det vara ganska enkelt att få med teamet och kollegorna på ditt dubblettarbete.

Det här är en uppskattning, inte en revision. Den räcker för att avgöra om kostnaden är värd att ta.

Egenutvecklat vs. AppExchange-lösningar

Alla har testat att bygga själva och ändå slutat med att betala någon annan.

Och så finns det lägen där det helt enkelt är självklart att göra jobbet internt.

Vilka alternativ har vi för effektiv dubbletthantering?

API-lösning byggd av en egen utvecklare

Du har utvecklare. Varför inte sätta dem på en lösning som möter varje krav exakt? Vänta lite!

Vissa utvecklare älskar att bygga egna appar. Tro mig, jag hade själv designat hela vår programvarustack – och var nära att göra det – innan jag påmindes om vad egenutveckling faktiskt kostar.

Dina utvecklare finns till för att bygga det ni säljer. Första versionen tar 1) tidpunkten för den ursprungliga utvecklingen 2) tid för buggfixar och specar fram och tillbaka 3) underhåll och uppdateringar genom åren 4) kostnader för drift och hosting.

Sedan kräver den underhåll varje gång CRM-systemets API ändras, och det tar månader innan den går av sig själv.

Salesforce inbyggda dubbletthantering

Salesforce har mer inbyggd dubbletthantering än de flesta CRM.

Var det inte räcker till:

• Matching Rules jämför bara exakt eller fuzzy, inget annat.
• Antalet aktiva regler är begränsat per objekt.
• Duplicate Jobs kräver en högre Salesforce-edition.
• Inget slås ihop automatiskt, och inget slås ihop i bulk.
• En sammanslagning tar tre poster åt gången.
• Det blir en hel del klickande.

Salesforces inbyggda dubbletthantering är ett snäpp bättre än andra CRM, men missar ändå målet när det gäller tidsbesparande dubbletthantering. Det gör jobbet, men löser fortfarande inte problemet på något avgörande sätt.

“Det är väl säljteamets jobb!”

När stod ”datatvätt och rensning av dubbletter” senast i en säljares arbetsbeskrivning? Tycker någon av dina säljare att deras jobb är att städa dålig data?

Att lära personalen städa efter sig är grundläggande. Alla bör rätta datan medan de matar in den i Salesforce. Det är helt enkelt god ton – och respekt för kollegorna.

Men om du inte hjälper säljarna att samla in, hantera och rensa data gör du deras arbete svårare, vilket i sin tur gör det svårare att sälja och ger färre affärer för företaget. Med ”hjälpa” menar jag att ge dem rätt verktyg för jobbet.

Därför är AppExchange-lösningar ett självklart val

Det finns dussintals dedupliceringsappar på Salesforce AppExchange. Vissa är medelmåttiga, andra riktigt vassa. De byggs av företag som lägger stora resurser på lösningar som sparar enormt med tid och pengar åt dig. De kostar mindre och ger högre avkastning än alternativen ovan.

Du slipper omvägen med en egen lösning, internprojektet som drar teamet bort från kunderna och inbyggda funktioner som inte slår ihop något.

Vad du ska titta efter hos en dubblettleverantör

De flesta appar på AppExchange klarar grunderna. Det som skiljer dem åt är vad som händer under själva sammanslagningen.

Med en konsultbyrå: se till att de förstår dina fält. Ta inget för givet, de vet inte vad X och Y används till, eller att en rapport slutar fungera om ett av dem försvinner.

Med självbetjäning styr ditt team hela processen. Räkna med en inlärningskurva och en del dokumentation.

Vad du än väljer bör det klara allt det här:

• Matcha på vilket fält som helst, exakt eller liknande, och bortse från vanliga ord.
• Låter dig slå ihop i bulk, anpassa sammanslagningar och automatisera dem när du gjort läxan och känner dig trygg med inställningarna.
• Merge Rules som täcker val av Primary, attribution och dina egna fält.
• Berätta om nya dubbletter så snart de dyker upp i Salesforce.
• Besvara supportärenden snabbt.

Passar inte självbetjäning sätter vårt team upp det tillsammans med dig, utan extra kostnad. Titta närmare på Dedupelys Salesforce-koppling här.