TL;DR
- Platshållarvärden är påhittade värden som skrivs in när det riktiga värdet inte är känt, till exempel test@test.com.
- Poster som delar ett platshållarvärde kan se ut som dubbletter även när de inte har något med varandra att göra.
- En mycket stor dublettgrupp beror ofta på att ett platshållarvärde orsakade matchningen.
- Platshållare ska utelämnas från matchningen och vinna aldrig en sammanslagning.
- Dedupely håller som standard tillbaka matchningar som bygger på dåliga eller exempeldata från sammanslagning.
Du kör en dublettsökning på telefonnummer och en uppsättning har 400 kontakter. De har olika namn, olika företag och olika e-postadresser. Det de har gemensamt är telefonnumret 0000000000.
Det numret är en platshållare: något en person eller ett verktyg skrev för att fältet krävde ett värde. Platshållare är ofarliga var för sig. I en Duplicate Search drar de in orelaterade poster i samma grupp, och vid en sammanslagning kan de skriva över riktig data.
I det här inlägget ser du de vanligaste platshållarvärdena, var de kommer ifrån och varför de ger falska träffar. Du ser också hur du känner igen dem, utesluter dem från matchningen och ser till att de inte vinner en sammanslagning.
Så ser platshållarvärden ut
En platshållare är ett värde som fyller i saknad information. Vissa är uppenbara, och andra ser ut som riktig data tills du ser hur ofta de upprepas.
| Fält | Vanliga platshållare |
|---|---|
| E-post | test@test.com, noemail@company.com, none@none.com, en adress byggd av ett telefonnummer |
| Telefon | 0000000000, 1234567890, 12345678910, 5555555555, företagets huvudnummer |
| Namn | John Doe, Test Test, Unknown, N/A, "-", en enskild bokstav |
| Företag | N/A, Ingen, Privatperson, Enskild firma, "Marknadsteam" |
| Ägare | En integrationsanvändare, en tidigare anställd, en delad användare "Sales" |
Vissa av dessa beror på sammanhanget. ”Egenföretagare” kan vara ett verkligt svar, och ett företags huvudnummer är ett verkligt nummer. Det som gör dem till platshållare är att de inte säger något om vem posten gäller.
Varifrån platshållare kommer
Orsakerna varierar mellan team och system. Dessa förekommer ofta.
Obligatoriska fält
När ett formulär eller en CRM-layout kräver telefonnummer eller e-post skriver folk något för att komma förbi det. En säljare i ett samtal eller en butiksanställd med en kund som kommer in kan skriva ett påhittat värde i stället för att fråga.
Integrationer som fyller luckor
Vissa anslutna verktyg fyller tomma fält med en platshållare. Telefonappar kan döpa en okänd uppringare till "Ej tillgänglig" eller skapa en e-postadress från numret. Importer kan göra tomma celler till "N/A" eller "0."
Testposter
Den som sätter upp ett formulär, ett arbetsflöde eller en integration skapar testposter. Många använder samma värden varje gång, så det kan samlas dussintals ”Test Test”-kontakter under åren.
Gemensamma värden som är verkliga
En växelnummer, en generell brevlåda eller ett teamnamn som "Marknadsteam" är verkliga men delas av många personer. Vid matchning fungerar de som platshållare.
Varför platshållare ger felaktiga matchningar
Matchning letar efter poster som delar värden. En platshållare är ett värde som många poster delar utan anledning. En exakt matchning på det grupperar poster som inte har något annat gemensamt.
Effekten växer med varje post som bär den. Ett platshållartelefonnummer kan skapa en enda grupp med hundratals poster. Om den gruppen slås ihop blir hundratals personer en post, och den sortens sammanslagning går i många CRM-system inte att ångra.
Platshållare döljer också verkliga dubletter. Två poster för samma person, en med ett riktigt telefonnummer och en med 0000000000, matchar inte alls på telefon. Hur matchning hanterar dessa värden behandlas i vårt inlägg om hur dubblettmatchning fungerar.
Vad som räknas som dublett varierar från fall till fall. Två poster med "Marketing Team" kan vara en delad kontakt för ett team, eller två olika företag. Bestäm vilket innan du slår ihop något som delar det.
Så upptäcker du platshållarvärden
Titta på storleken på varje dubblettgrupp
Riktiga dubbletter kommer ofta i par eller trior. En uppsättning med dussintals eller hundratals poster är en varningssignal. Öppna den och titta på vilket värde posterna delar.
Räkna hur ofta varje värde förekommer
Sortera eller gruppera ett fält och räkna varje värde. Ett telefonnummer på 300 poster, eller ett namn på 80, är sällan en och samma person. Vårt inlägg om hur du tar reda på hur många dubbletter ditt CRM har förklarar varför ett stickprov av varje resultat är viktigt.
Håll utkik efter mönster
Upprepade siffror, följder som 123456, ordet ”test,” och mycket korta värden som en enda bokstav är vanliga platshållare. Det gäller även e-postadresser på din egen domän för personer som inte arbetar där.
Så hanterar du platshållare i deduplicering
Ta bort dem från matchningen
För en lista över de platshållarvärden du har hittat och exkludera poster som innehåller dem från sökningen på det fältet. De kan fortfarande matchas på andra fält, som namn plus företag.
Matcha på ett andra fält
En telefonmatchning är säkrare när efternamn eller företag också stämmer. En platshållare upprepas sällan i två fält för samma orelaterade poster. Vår guide om vilka fält som ska matchas förklarar hur du kombinerar dem.
Hindra dem från att vinna en sammanslagning
När riktiga dubbletter slås samman kan en platshållare skriva över ett verkligt värde. En regel som behåller det senaste värdet kan välja ”Okänd” framför ett riktigt namn om platshållarposten är nyare. Ställ in regler så att kända platshållare alltid förlorar, och förhandsgranska några sammanslagningar först.
Radera det som bara är testdata
Poster som skapats för test, utan något verkligt kopplat, behöver inte slås ihop. Kontrollera att inget är kopplat till dem och radera dem sedan.
Minska dem vid källan
Gör fält valfria när ett falskt värde är värre än ett tomt. Säg till personalen att tomma fält är okej och kontrollera hur varje integration fyller i tomma fält.
Platshållare är inte den enda anledningen till att orelaterade poster matchar. Dotterbolag, filialer och delade inkorgar är verkligt relaterade poster, som beskrivs i relaterade poster som ser ut som dubbletter.
Så håller Dedupely platshållarvärden borta från dina sammanslagningar
Som standard håller Dedupely tillbaka uppsättningar med fler än 20 poster och matchningar med dåliga eller exempelvärden, som test@test.com eller John Doe. Du kan filtrera bort kända platshållarvärden från en dublettsökning och ange regler för vilket värde som vinner, så att platshållare aldrig skriver över riktiga data. Tillbakahållna uppsättningar kan fortfarande slås samman manuellt, avvisas eller skickas till granskning.
Ett delat värde betyder inte alltid en delad person
Platshållarvärden finns för att människor och verktyg behöver fylla i ett fält. I en dubblettsökning får de orelaterade poster att se likadana ut. Vid en sammanslagning kan de ersätta riktig data eller slå ihop hundratals personer till en.
Att hitta dem börjar med ovanligt stora grupper och värden som upprepas för ofta. Genom att utesluta dem ur matchningen, kräva ett andra fält vid varje matchning och hindra platshållare från att vinna håller sammanslagningarna till riktiga dubbletter.
Vanliga frågor
Varför grupperar min duplicate search ihop poster som inte hör ihop?
Ofta för att de delar ett platshållarvärde, som ett fejkat telefonnummer eller test@test.com. En exakt träff på det värdet grupperar poster som inget annat har gemensamt. Kontrollera vilket värde posterna i en stor mängd delar och exkludera kända platshållare från matchningen.
Vad är platshållarvärden i ett CRM?
De är platshållare som skrivs in när det riktiga värdet saknas, till exempel 1234567890 för ett telefonnummer, John Doe för ett namn eller test@test.com för en e-post. De kommer från obligatoriska fält, testposter och integrationer som fyller luckor. De säger ingenting om vem posten avser.
Hur hittar jag falska telefonnummer i mitt CRM?
Räkna hur ofta varje telefonnummer förekommer. Ett nummer på dussintals eller hundratals poster är troligen en platshållare eller en delad huvudlinje. Leta också efter upprepade siffror, följder som 123456 och nummer som är för korta för att vara verkliga.
Ska jag slå ihop poster som delar test@test.com?
Vanligtvis inte som dubbletter av varandra. Poster som delar en testadress är ofta orelaterade personer eller testposter. Ta bort rena testposter efter att ha kontrollerat att inget är kopplat till dem, och matcha resten på andra fält, som namn och företag.
Hur förhindrar jag att platshållarvärden skriver över riktig data?
Ställ in regler så att kända platshållarvärden alltid förlorar vid en sammanslagning, oavsett datum. En regel som behåller det senaste värdet kan välja en platshållare om den posten är nyare. Förhandsgranska några sammanslagningar innan du kör resten för att bekräfta att riktiga värden består.
Eller registrera dig med Google
HubSpot Marketplace 
