TL;DR
- CRM-poster utan e-post kommer ofta från manuell inmatning, importer, samtal och evenemang.
- Matchning enbart på e-post hittar inte dubbletter bland poster utan e-postadress.
- Namn med företag eller namn med telefon hittar många dubbletter som saknar e-post.
- En sammanslagning ska aldrig låta ett tomt fält skriva över ett fält som har ett värde.
- Dedupely hittar dubbletter med eller utan e-postadress, och tomma värden skriver inte över befintliga värden som standard.
E-post är fältet som många CRM-system och städningar förlitar sig på för att upptäcka dubblettkontakter. Det fungerar bra så länge e-postadressen finns.
Många poster saknar e-post. En säljare registrerar ett samtal med bara ett namn och ett telefonnummer, eller en import kommer utan sin e-postkolumn. De posterna går förbi e-postmatchningen, och deras dubbletter förblir dolda bredvid den kompletta posten för samma person.
I det här inlägget ser du var poster utan e-post kommer ifrån och varför matchning på e-post missar dem. Du får också se vilka fält de ska matchas på och hur de kan slås samman utan att förlora den data de innehåller.
Varifrån poster utan e-post kommer
Orsakerna skiljer sig mellan olika CRM. Dessa källor förekommer ofta.
- Manuell inmatning: en säljare skapar en kontakt från ett samtal, ett möte eller ett visitkort och fyller bara i det som finns till hands.
- Importer: ett kalkylblad utan e-postkolumn, eller med kolumnen kopplad till fel fält.
- Telefon- och samtalsappar: ett inkommande samtal kan skapa en kontakt med ett nummer och lite annat.
- Händelser: skanningar av namnskyltar och deltagarlistor innehåller ofta namn och företag men ingen e-postadress. Vårt inlägg om hur evenemangs- och köpta listor skapar dubbletter täcker den här källan.
- Integrationer: fakturerings-, support- eller e-handelsverktyg kan skapa kontakter från en order eller ett ärende. E-postadressen kan ligga i ett fält som CRM:et inte mappar.
- Migreringar: en fältmappning som tappar ett sekundärt e-postfält.
Vissa poster saknar e-post med avsikt. En köpare som bara handlar via telefon, eller en kontakt som bett att inte få sin e-post delad, är fortfarande en riktig post.
Varför e-postmatchning missar dem
E-postmatchning jämför ett enda värde. När värdet är tomt finns inget att jämföra, så posten kan inte matcha någon.
En post och dess tvilling med en e-postadress
Ett vanligt fall är en person med två poster: en komplett och en med tom e-post. En sökning på e-post hittar den kompletta posten och paras aldrig ihop med den tomma.
Inbyggd dubblettkontroll vid registrering
Vissa CRM kontrollerar nya kontakter för dubbletter enbart på e-post. I vissa blir en importrad utan e-post eller annan nyckel en ny post. Samma person kan då importeras om och om igen.
Tomma fält behandlade som värden
Det finns också motsatt problem. Ett verktyg eller skript som behandlar två tomma e-postadresser som lika kan gruppera hundratals orelaterade poster. Kontrollera hur verktyget hanterar tomma fält innan du litar på en matchning.
Vilka fält som ska matchas när e-post saknas
Vad som räknas som dubblett avgörs från fall till fall: det ett team ser som dubblett kanske inte gör det för ett annat. Utan e-post behöver du två eller tre fält som stämmer överens, och rätt kombination beror på vad dina poster innehåller.
| Kombination | Passar för | Se upp för |
|---|---|---|
| Fullständigt namn + företag | B2B-kontakter från evenemang, importer och manuell inmatning | Vanliga namn på stora företag och företagsnamn som skrivs olika |
| Fullständigt namn + telefon | Kontakter från samtal och telefonappar | Delade kontorsväxlar och hushållens fasta telefoner |
| Fullständigt namn + ort eller postnummer | B2C-poster och poster utan företag | Vanliga namn i storstäder |
| Namn + ett annat ID | Poster med en profil-URL i sociala medier, kundnummer eller kontonummer | ID:n kopierade mellan poster av misstag |
| Efternamn + företag + telefon | Smeknamn och variationer av förnamn | Släktingar i ett familjeföretag |
Namn behöver viss tolerans: stavfel, smeknamn och saknade accenter döljer alla matchningar. Vår guide om vilka fält som ska matchas beskriver hur strikt varje fält ska vara.
Så hittar och granskar du dem
Poster utan e-post är lättare att städa som en egen grupp. Dessa principer hjälper till.
Räkna dem först
Filtrera dina kontakter på tom e-postadress och se hur många det är och var de kom ifrån. Postens källa eller skapelsedatum pekar ofta på en import eller en integration. Vårt inlägg om dubblettandel och andra mätetal för CRM-noggrannhet förklarar hur du följer upp saknade fält över tid.
Matcha dem mot kompletta poster
Börja med poster utan e-postadress som har en tvilling med e-postadress, matchade på namn och företag eller namn och telefonnummer. Det är de uppenbara dubbletterna, och när du slår ihop dem får du en komplett post med de uppgifter som den andra hade.
Granska de nära matchningarna
Två personer med samma namn på samma företag finns faktiskt. Skicka oklara matchningar till postägaren, och avvisa en matchning först när du är säker på att den är fel.
Så slår du ihop dem utan att förlora data
En post utan e-post innehåller ofta något den kompletta posten inte har, till exempel ett mobilnummer, en mötesanteckning eller en affär. Sammanslagningen ska behålla allt detta.
- Låt aldrig ett tomt fält skriva över ett värde. Om en post har e-post och den andra är tom, behålls e-postadressen.
- Välj den primära posten med omsorg. Posten med e-postadressen är ofta den bättre primära, eftersom formulär och integrationer använder den för att hitta kontakten.
- Behåll aktivitetshistoriken. Samtal, anteckningar och möten som loggats på den tomma posten hör till samma person.
- Kontrollera ägaren. Den tomma posten kan tillhöra säljaren som träffade personen, vilket spelar roll för ägarregler.
Hur nya poster utan e-post hindras från att mångfaldigas
När eftersläpningen är sammanslagen hjälper några vanor att hålla grupperna små.
- Be säljare söka på namn och telefon innan de skapar en kontakt från ett samtal.
- Mappa e-postkolumnen vid varje import, inklusive sekundära e-postadresser.
- Kontrollera vilka integrationer som skapar kontakter och i vilket fält de lägger e-postadressen.
- Fyll i saknade e-postadresser när du får reda på dem, innan en andra post skapas.
Berikningsverktyg kan lägga till saknade e-postadresser, men att lägga till data på dubbletter sprider den över två poster. Vårt inlägg om om du ska deduplicera eller berika först omfattar ordningen.
Så hittar Dedupely dubbletter i poster utan e-post
I Dedupely lämnar du e-post utanför sökningen och jämför namn med företag, telefon eller ort för att hitta kandidater. Namn och ort ensamma räcker inte för att bekräfta identitet. Granska oberoende uppgifter, välj vilka värden som ska bestå och kontrollera vilka aktiviteter och kopplingar din integration stöder innan du slår ihop.
Ge varje post ett andra sätt att matcha
Poster utan e-post är lätta att missa eftersom e-post ofta är där matchningen börjar. De kommer från samtal, importer, event och integrationer, och deras dubbletter ligger bredvid de kompletta posterna för samma personer.
Namn med företag, namn med telefon och namn med stad hittar många av dem. Sammanslagningen görs varsamt så att tomma fält aldrig ersätter riktiga värden, utan lägger till uppgifter som den kompletta posten saknade.
Vanliga frågor
Hur hittar du dubblettkontakter utan e-postadress?
Matcha dem på andra fält som identifierar en person, till exempel fullständigt namn med företag, fullständigt namn med telefon eller fullständigt namn med ort. Börja med poster som har en komplett tvilling med e-post, eftersom de är de mest sannolika dubbletterna. Granska matchningar med samma namn innan sammanslagning, eftersom två personer kan dela namn.
Varför saknar CRM-poster e-post?
Ofta för att de skapades från ofullständiga data: manuell inmatning efter ett samtal, importer som saknar e-postkolumn, telefonappar, eventlistor eller integrationer. Vissa kontakter saknar e-post med avsikt, till exempel köpare som endast hanterar via telefon. Dessa poster är fortfarande giltiga.
Kan du slå ihop en post utan e-post med en som har e-post?
Ja. Välj posten med e-postadressen som primär om formulär och integrationer är beroende av den. Se till att tomma fält inte kan skriva över ifyllda. Aktiviteter, anteckningar och telefonnummer från posten utan e-post bör följa med, så att inget som loggats där går förlorat.
Vad händer med tomma fält när du slår ihop dubbletter?
Det beror på sammanslagningsreglerna. Vid en säker sammanslagning skriver ett tomt fält aldrig över ett fält med värde, så det ifyllda värdet behålls. Regler skiljer sig mellan verktyg och CRM-system. Kontrollera hur tomma fält hanteras och testa på några poster innan en stor sammanslagning.
Eller registrera dig med Google
Pipedrive-användare 
