TL;DR
- Tiden en CRM-rensning tar beror på volym, matchningssäkerhet, granskning och godkännande.
- Att först räkna dubbletter per objekt ger planen en verklig utgångspunkt.
- Uppenbara dubbletter kan slås ihop i bulk, medan oklara matchningar kräver en persons granskning.
- Godkännanden och synpunkter från andra team hör hemma i tidslinjen från start.
- Dedupely visar antal dubbletter efter första synkroniseringen och slår ihop de dubbletter du är säker på i bulk.
Någon frågar hur lång tid CRM-rensningen tar, och det korta svaret är att det beror på. Det svaret hjälper inte när en migrering, förnyelse eller nytt verktyg har ett datum kopplat till sig.
Hur lång en rensning blir beror på några saker du kan se i förväg. Det handlar om hur många dubbletter det finns, hur säker du kan vara på dem och hur många som behöver godkänna.
I det här inlägget ser du vad som styr tidsplanen, var tiden går i varje fas och hur du uppskattar din egen. Du ser också hur du planerar när det finns en deadline.
Det som styr tidsplanen
Databasens storlek är det folk frågar om först. Den spelar roll, men är bara en av flera faktorer.
Hur många dubbletter det finns
Fler poster tar längre tid att synka och skanna, och fler dubbletter innebär fler sammanslagningar. Men en stor mängd enkla dubbletter kan gå snabbare än en liten, rörig.
Hur säkra matchningarna är
Exakta matchningar på e-post eller domän kan slås samman i bulk när reglerna har testats. Närliggande matchningar, som ett liknande namn på samma företag, behöver att en person tittar på dem. Andelen osäkra matchningar påverkar granskningstiden mer än det totala antalet.
Hur många objekt och team som berörs
Varje objekt behöver egna sökningar och regler. Varje team som använder posterna kan behöva säga sitt om vad som räknas som dublett, eftersom det avgörs från fall till fall.
Godkännande och väntan på andra
Godkännanden, säkerhetsgranskningar och teknisk åtkomst, som API-behörigheter eller en sandbox, tar kalendertid som inte har med sammanslagningen att göra. Ta med dem i planen från dag ett.
| Förare | Påskyndar rensningen | Bromsar upp det |
|---|---|---|
| Volym | Tydliga kriterier som gäller över tusentals poster | Många små grupper som var och en behöver egna kriterier |
| Säkerhet | Exakta matchningar på e-post eller domän | Poster som bara delar ett namn |
| Objekt och team | Ett objekt, ett team som bestämmer | Flera objekt, flera team med intresse |
| Godkännande | En godkännare, överenskommen i förväg | Granskningar och åtkomstbegäran som startar sent |
Var tiden går, fas för fas
Koppla och mät
Om ett verktyg ansluts till ditt CRM kan den första synkroniseringen ta några minuter för en liten databas och timmar för en stor. När den är klar, räkna dubbletter per objekt. Vårt inlägg om hur du tar reda på hur många dubbletter ditt CRM har visar hur du läser det antalet.
Enas om definitioner och regler
Bestäm vad som räknas som dubblett för varje objekt och vilket värde som vinner vid sammanslagning. Den här fasen består mest av samtal, och den är lätt att underskatta.
Testa på ett urval
Förhandsgranska resultatet för några grupper som representerar dina specialfall. Innan den första stora sammanslagningen säkerhetskopierar du det du ska slå samman, så som beskrivs i hur du säkerhetskopierar ditt CRM före en stor sammanslagning.
Slå ihop i etapper
Börja med de uppenbara dubbletterna och slå ihop dem i bulk. Gå sedan igenom granskningslistan. Avvisa en matchning först när du är helt säker, eftersom den inte dyker upp igen i senare resultat.
Kontrollera och godkänn
Öppna ett urval av sammanslagna poster, jämför antal före och efter och få det godkännande du planerat för.
Så uppskattar du din egen tidsplan
Dela upp antalet dubletter i två grupper: matchningar du slår ihop med Bulk Merge, och matchningar som behöver granskas. Den första gruppen tar lite tid när reglerna är testade. Den andra gruppen är där timmarna går åt.
För granskningsgruppen, uppskatta minuter per dubblett och multiplicera. Vårt inlägg om att motivera en CRM-rensning går igenom den formeln.
Lägg sedan till den tid i kalendern som du inte kan styra: synkronisering, samtal med andra team, godkännanden och åtkomstbegäranden.
Planera en städning inför en deadline
Vissa rensningar har ett datum kopplat till sig, satt av något annat: en migrering, en ny integration, ett avtal.
Planera bakifrån från datumet. Lägg godkännandet sist, testningen före det och den första synkningen i början, och se sedan hur mycket tid som återstår för sammanslagning och granskning.
Om tiden inte räcker, begränsa omfattningen. Städa först de objekt som projektet förutsätter och lämna resten till senare. För en migrering, se vår guide om deduplicering före, under och efter en CRM-migrering beskriver vad man gör i varje steg.
Så hjälper Dedupely dig att dimensionera och genomföra en städning i tid
Dedupelys första synkroniseringstid beror på postvolym, fält och CRM-API:ets gränser. Synkronisering i sig slår inte samman eller ändrar dina CRM-poster. Använd varje sökning matchnings- och postantal för att uppskatta omfattningen och ta sedan tid på ett granskat urval för sammanslagning och manuella beslut. Ta med API-fördröjningar, godkännande och osäkra matchningar i uppskattningen.
En tidslinje byggd på det du kan se
Hur lång en städning tar är lättare att förutsäga än man tror. Antalet dubbletter, andelen du säkert kan slå ihop och vilka personer som måste godkänna säger mycket.
Mät först, slå samman de uppenbara dubbletterna i bulk och ge granskning och godkännande en egen plats i planen. När det finns en deadline, begränsa omfattningen i stället för att skynda på besluten.
Vanliga frågor
Hur lång tid tar en städning av CRM-data?
Det beror på hur många dubbletter som finns, hur säkra matchningarna är och hur många som måste godkänna. Exakta matchningar kan slås ihop snabbt i bulk när reglerna är testade, medan granskning, godkännanden och åtkomstbegäran ofta styr tidplanen. Räkna dubbletter per objekt först för att uppskatta din.
Hur lång tid tar det att slå ihop dubbletter manuellt?
Varje dubblett tar några minuter för hand: jämföra poster, välja värden, slå ihop och kontrollera resultatet. Multiplicera minuterna per dubblett med antalet som behöver granskas, och räkna med fler minuter för svårare fall. Vid stora volymer minskar massammanslagning av de uppenbara dubbletterna tiden avsevärt.
Vad bromsar en städning av CRM?
Osäkra matchningar som behöver en person för granskning, flera team som måste vara överens om vad som räknas som dubblett och godkännanden som startar sent. Att vänta på teknisk åtkomst, till exempel API-behörigheter eller en sandlåda, tar också kalendertid. Tydliga regler och tidiga förfrågningar håller arbetet igång.
Hur planerar du en CRM-rensning med en deadline?
Planera baklänges från datumet: godkännande sist, testning före det och första synkningen i början. Se hur mycket tid som återstår för sammanslagning och granskning. Om det inte räcker till, rensa först de objekt projektet bygger på och låt resten vänta till efter deadline.
Bör du rensa hela CRM på en gång?
Inte nödvändigtvis. Att rensa i etapper fungerar ofta bättre: först de uppenbara dubletterna, sedan matchningarna som kräver granskning, ett objekt i taget. Etappindelning gör varje sammanslagning enklare att kontrollera och låter dig hinna med en deadline för de objekt som betyder mest, medan resten följer senare.
Eller registrera dig med Google
Pipedrive Marketplace 
