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TL;DR

  • Dois campos vazios não contam como correspondência, porque campos vazios não dizem nada sobre quem é o registro.
  • Se campos vazios casassem, todo registro sem email cairia em um único conjunto de duplicados enorme.
  • Registros com um campo vazio em um campo de correspondência ficam de fora dessa pesquisa.
  • Para encontrar os duplicados deles, faça a correspondência por outros campos, como nome, telefone ou empresa.
  • Na Dedupely, dois valores vazios nunca casam, então campos vazios não causam uma correspondência falsa.

Você faz uma pesquisa por email e percebe algo estranho: centenas de registros não têm email, e nenhum aparece como duplicado de outro. Isso não é um bug. Dois campos vazios não contam como correspondência.

É uma das regras que mantêm a deduplicação segura. Este post explica por que campos vazios ficam de fora, o que isso significa para as suas pesquisas e como encontrar duplicados entre registros sem email.

Por que dois vazios não casam

Uma correspondência diz que dois registros compartilham algo que os identifica. Um campo vazio não identifica ninguém. Se você considerasse dois emails em branco iguais, todo registro sem email casaria com todos os outros sem email.

Em um CRM com 5.000 contatos sem email, isso é um conjunto de duplicados com 5.000 pessoas sem relação. Mesclá-los juntaria todos em um só registro, com um nome e um responsável.

Por isso a correspondência trata um vazio como "desconhecido", e não como um valor. Desconhecido não pode ser igual a desconhecido.

O que isso significa para as suas pesquisas

Quando uma pesquisa faz a correspondência por um campo, os registros com esse campo vazio ficam de fora da pesquisa. O seu CRM não os ignora, e eles não são tratados como únicos. Simplesmente não podem ser comparados nesse campo.

Isso tem dois efeitos:

  • Sua pesquisa por email cobre menos registros do que você imagina. Se 2.000 dos seus 10.000 contatos não tiverem e-mail, uma busca por e-mail analisa apenas os outros 8.000.
  • Os duplicados sem email continuam lá. Um contato adicionado duas vezes por uma ligação, sem email nas duas vezes, nem aparece em uma pesquisa por email.

Os marcadores de posição são o problema oposto

Campos vazios de verdade são seguros. Campos preenchidos com um valor de enchimento não são.

Alguns formulários e integrações gravam um marcador quando um campo é obrigatório: "none@none.com", "n/a", "test@test.com". Esses valores não estão vazios, então casam entre si, e agrupam registros sem relação exatamente como fariam os campos realmente vazios. Valores de marcador que fazem registros parecerem duplicados explica como identificar e tratar esses casos.

Como encontrar duplicados entre registros sem email

Registros sem email precisam de uma pesquisa montada nos campos que eles têm. Combinações comuns:

Registros que têm Correspondência por
Nome e telefone Primeiro nome, sobrenome e telefone
Nome e empresa Primeiro nome, sobrenome e empresa, revisados à mão
Só telefone Telefone, com uma etapa de revisão
Nome e endereço Nome, rua e CEP

Rode-as como pesquisas separadas, ao lado da sua pesquisa por email. Cada uma cobre registros que as outras não enxergam. Registros sem email e como encontrar os seus duplicados vai para cada caso.

Como esses campos são mais fracos do que o email, revise uma amostra antes de mesclar em massa. Duas pessoas podem compartilhar um nome, e um escritório pode compartilhar um número de telefone.

Quando um registro está vazio e o outro não

Um caso relacionado: um registro tem email e o duplicado não tem. Uma pesquisa por email não os junta, porque um lado está vazio. Uma pesquisa por nome e telefone junta. Ao mesclar, deve ser mantido o email do registro preenchido, já que um valor vazio não deve sobrescrever um valor real.

Como a Dedupely trata campos vazios

Na Dedupely, dois valores vazios nunca casam, então campos vazios não causam uma correspondência falsa. Registros com um campo vazio em um campo de correspondência ficam de fora dessa pesquisa, e você pode montar pesquisas separadas por nome, telefone, empresa ou endereço para cobri-los. As Safety Settings, ativas por padrão, também retêm correspondências feitas com dados de marcador ou de teste, como test@test.com.

Ao mesclar registros, valores vazios nunca vencem, então um email ou telefone preenchido é mantido no lugar de um vazio.

Encontre duplicados que não têm email

Campos vazios mantêm as mesclagens seguras

Deixar os vazios fora da correspondência é o que impede que milhares de registros sem relação se juntem em um só. A troca é que uma pesquisa em um único campo não enxerga registros em que esse campo está vazio.

Cubra-os com pesquisas nos campos que eles têm, revise essas correspondências antes de mesclar e fique atento a valores de marcador que parecem dados, mas não são.

Perguntas frequentes

Por que registros com email vazio não aparecem como duplicados?

Porque dois valores vazios não contam como correspondência. Um campo vazio não identifica ninguém, então fazer a correspondência por ele agruparia todo registro sem email em um único conjunto.

Campos vazios causam duplicados falsos?

Campos realmente vazios não, porque ficam de fora da correspondência. Valores de marcador como "n/a" ou "none@none.com" sim, porque são tratados como valores reais.

Como encontrar duplicados de contatos sem email?

Monte uma pesquisa nos campos que eles têm, como nome e telefone, ou nome e empresa. Revise essas correspondências antes de mesclar, já que esses campos podem pertencer a mais de uma pessoa.

O que acontece com um campo vazio quando dois registros são mesclados?

Um vazio não deve sobrescrever um valor preenchido. O valor do registro que o tem é mantido no registro mesclado.

Quantos dos meus registros uma pesquisa por email deixa passar?

Todo registro com email vazio. Confira quantos contatos não têm email para ver quanto da base essa pesquisa não consegue comparar.